Politique de lutte contre le blanchiment de capitaux

Dernière mise à jour :

25 juillet 2026

Ceci est une traduction de la version originale en anglais, fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence entre les deux versions, la version anglaise prévaut.

1. TERMES ET DÉFINITIONS

AML

Lutte contre le blanchiment de capitaux.

Politique AML

La présente politique et les présentes procédures de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Bénéficiaire effectif

Les bénéficiaires effectifs sont les personnes physiques qui, directement ou indirectement, détiennent ou contrôlent 25 % ou plus d'une société ou d'une entité autre qu'une société. Dans le cas d'une fiducie, il s'agit des fiduciaires, des bénéficiaires connus et des constituants de la fiducie. Si la fiducie est une fiducie à participation multiple ou une fiducie cotée en bourse, il s'agit des fiduciaires et de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, 25 % ou plus des unités de la fiducie.

Espèces

Les billets, les pièces et les chèques de voyage dans toute devise.

CDD (diligence raisonnable à l'égard de la clientèle)

Identifier et vérifier l'identité du Client et de tout bénéficiaire effectif du Client, et obtenir des informations sur l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires.

CFT

Lutte contre le financement du terrorisme.

Responsable de la conformité ou MLRO

Le Responsable de la conformité (également appelé responsable de la déclaration des opérations de blanchiment de capitaux, ou Money Laundering Reporting Officer) est le point de contact au sein de la société pour la supervision de toutes les activités liées à la lutte contre la criminalité financière.

Société ou KEYTOM

KEYTOM SERVICES LTD

Conduite criminelle

Une conduite qui constitue une infraction dans une partie quelconque du Canada, ou qui constituerait une infraction dans une partie quelconque du Canada si elle y survenait.

Clients

Une personne morale ou physique qui utilise un ou plusieurs des services fournis par KEYTOM SERVICES LTD, sur la base du contrat de prestation de services.

EEE

Espace économique européen.

EDD (diligence raisonnable renforcée)

Mesure supplémentaire de diligence raisonnable à l'égard du Client qui doit être appliquée : lorsque le Client n'a pas été physiquement présent aux fins de l'identification ; lorsque le Client est une PEP ou dans toute autre situation qui, par sa nature, peut présenter un risque accru de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

FINTRAC

Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (Financial Transactions and Reports Analysis Centre of Canada).

KYC

Connaissance du Client (Know Your Customer/Client).

MSB (entreprise de services monétaires)

Une entité qui a un établissement au Canada et qui exerce l'activité consistant à fournir au moins l'un des services suivants :

(i) opérations de change,

(ii) remise ou transmission de fonds par tout moyen ou par l'intermédiaire de toute personne, entité ou réseau de transfert électronique de fonds,

(iii) émission ou rachat de mandats-poste, de chèques de voyage ou d'autres instruments négociables similaires, à l'exception des chèques payables à une personne ou entité nommée,

(iv) opérations sur monnaies virtuelles, ou

(v) tout service réglementaire.

PCMLTFA

Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act (Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes) (S.C. 2000, c. 17).

PEP (personnes politiquement exposées)

Désigne une personne qui, à un moment donné, occupe — ou a occupé au cours d'une période réglementaire précédant ce moment — l'une des charges ou fonctions mentionnées dans la liste suivante :

Gouverneur général, lieutenant-gouverneur ou chef de gouvernement ;
Membre du Sénat ou de la Chambre des communes ou membre de l'assemblée législative d'une province ;
Sous-ministre ou personne de rang équivalent ;
Ambassadeur, ou attaché ou conseiller d'un ambassadeur ;
Officier militaire ayant un grade de général ou supérieur ;
Président d'une société détenue en propriété exclusive et directe par Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province ;
Dirigeant d'un organisme gouvernemental ;
Juge d'une cour d'appel d'une province, de la Cour d'appel fédérale ou de la Cour suprême du Canada ;
Chef ou président d'un parti politique représenté dans une assemblée législative ;
Titulaire de toute charge ou fonction réglementaire ; ou
Maire, préfet ou autre premier dirigeant similaire d'une administration municipale ou locale.

Personne étrangère politiquement exposée

Chef d'État ou chef de gouvernement ;
Membre du conseil exécutif de gouvernement ou membre d'une assemblée législative ;
Sous-ministre ou personne de rang équivalent ;
Ambassadeur, ou attaché ou conseiller d'un ambassadeur ;
Officier militaire ayant un grade de général ou supérieur ;
Président d'une société d'État ou d'un établissement financier d'État ;
Dirigeant d'un organisme gouvernemental ;
Juge d'une cour suprême, d'une cour constitutionnelle ou d'une autre juridiction de dernier ressort ;
Chef ou président d'un parti politique représenté dans une assemblée législative ; ou
Titulaire de toute charge ou fonction réglementaire.

Proches d'une PEP (membres de la famille)

le conjoint, ou une personne considérée comme équivalente à un conjoint, d'une PEP ;
les enfants et leurs conjoints, ou les personnes considérées comme équivalentes à un conjoint, d'une personne politiquement exposée ;
les parents d'une PEP.

Personnes étroitement associées à une PEP

les personnes physiques dont il est connu qu'elles détiennent conjointement la propriété effective de personnes morales ou de constructions juridiques, ou qu'elles entretiennent toute autre relation d'affaires étroite, avec une PEP ;
les personnes physiques qui détiennent seules la propriété effective d'une personne morale
ou d'une construction juridique dont il est connu qu'elle a été constituée au bénéfice de fait d'une PEP.

RBA

Approche fondée sur les risques.

Établissement financier fictif

Un établissement financier qui :

i. n'exerce pas d'activité à une adresse fixe dans une juridiction dans laquelle l'établissement financier fictif est autorisé à exercer des activités bancaires ;

ii. n'emploie pas une ou plusieurs personnes à temps plein à une adresse fixe ;

iii. ne tient pas de registres d'exploitation à une adresse quelconque ;

iv. n'est pas soumis à l'inspection de l'autorité bancaire qui l'a agréé pour exercer des activités bancaires, et

v. n'est affilié à aucun groupe financier réglementé.

SDD (diligence raisonnable simplifiée)

Une exception à l'obligation d'appliquer les mesures de diligence raisonnable à l'égard de certains Clients, par exemple les établissements financiers soumis à la directive relative au blanchiment de capitaux ou à une législation et une surveillance équivalentes. Elle est également disponible pour certaines catégories de produits et d'opérations susceptibles d'être fournis par les établissements financiers.

STR

Déclaration d'opérations douteuses (y compris d'activités douteuses).

2. INTRODUCTION

La Société est une entreprise de services monétaires (MSB) fournissant des services de commerce électronique et de paiement :

Acquisition multidevise de MasterCard, monnaie électronique ;
Versements aux commerçants ;
Paiements multidevises ;
Paiements SWIFT ;
Paiements SEPA ;
Opérations sur monnaies virtuelles ;
Change de devises.

La Société est consciente que les MSB ont, par le passé, été la cible du crime organisé cherchant à blanchir les produits d'activités illicites.

La Société et son personnel s'engagent à respecter les normes les plus strictes en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Nous avons mis en place des mesures et des contrôles d'évaluation des risques et de diligence raisonnable solides et efficaces afin de garantir la conformité aux réglementations, lois et normes en vigueur et d'assurer une pratique continue de surveillance et de formation dans le cadre d'une approche inclusive.

Nous comprenons que les réglementations et la législation en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme font peser sur les employés de la Société la responsabilité de lutter contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme sur un large spectre, y compris les opérations financières, la possession, ou toute forme de manipulation ou de dissimulation, des produits de toute infraction. Nous opérons dans un environnement transparent où l'évaluation, la surveillance et la déclaration sont au cœur de nos fonctions commerciales. Nous nous consacrons à la prévention de la criminalité financière et continuons d'améliorer les mesures existantes au moyen de processus de plans d'action dédiés.

3. OBJET

L'objet de la présente politique est de garantir que la Société se conforme aux obligations et aux exigences énoncées par la législation, les réglementations et les règles canadiennes concernant l'identification, la prévention et la déclaration du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme.

Cela inclut de veiller à ce que nous disposions de systèmes et de contrôles adéquats pour atténuer les risques auxquels la Société et ses Clients sont exposés, y compris les vérifications strictes et les contrôles de diligence raisonnable sur les Clients, les opérations et les tiers avec lesquels nous faisons affaire.

La présente politique fournit des orientations et une approche systématique à nos employés afin de garantir que leur connaissance et leur compréhension des réglementations relatives à la criminalité financière soient exemplaires, et énonce nos attentes ainsi que leurs responsabilités au titre des réglementations et de nos propres objectifs. Nous proposons un programme de formation large et efficace portant sur les réglementations relatives au blanchiment de capitaux et les organismes de tutelle concernés, et nous réalisons des tests et une surveillance afin d'évaluer et d'attester la compréhension et l'application des exigences par les employés.

La Société fait tout son possible pour protéger notre personnel et nos Clients contre l'exposition aux menaces de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme et veillera toujours à appliquer, à l'échelle de l'entreprise, une approche fondée sur les risques pour la prévention de la criminalité financière. Nous prônons une conformité continue aux orientations et aux règles énoncées dans la législation suivante :

Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act (Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes) ;
Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations ;
Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Suspicious Transaction Reporting Regulations ;
Freezing Assets of Corrupt Foreign Officials Act ;
Assessment of Inherent Risks of Money Laundering and Terrorist Financing in Canada ;
Documents d'orientation applicables du FINTRAC ;
Exigences en matière de transfert électronique de fonds (EFT) pour l'application de l'Income Tax Act, de l'Excise Tax Act et de l'Excise Act, 2001 ;
La législation canadienne en matière de sanctions, composée de
○ United Nations Act
○ Special Economic Measures Act
○ Justice for Victims of Corrupt Foreign Officials Act
Toute autre législation applicable.

Les orientations et les instructions sont fournies par le FINTRAC . Il est important de noter que la législation canadienne en matière de blanchiment de capitaux est une « législation visant l'ensemble des infractions ». En tant que société participant à la fourniture de services monétaires, tant la société elle-même que son personnel doivent avoir connaissance des sanctions en cas de violation de la législation. Les sanctions possibles en cas de violation sont décrites à l'Annexe 8.

4. CHAMP D'APPLICATION

La politique s'applique à l'ensemble du personnel (à savoir le personnel permanent, à durée déterminée et temporaire, tout représentant tiers ou sous-traitant, les travailleurs intérimaires, les bénévoles, les stagiaires et les agents engagés avec la Société au Canada ou à l'étranger). La politique a été créée afin de garantir que le personnel traite le domaine auquel se rapporte la présente politique conformément aux attentes et aux exigences légales, réglementaires, contractuelles et commerciales.

Le non-respect, par tout membre du personnel, des orientations et des objectifs énoncés dans la présente politique peut donner lieu à des mesures disciplinaires.

5. QU'EST-CE QUE LE BLANCHIMENT DE CAPITAUX ET LE FINANCEMENT DU TERRORISME ?

Le blanchiment de capitaux se définit généralement comme le fait de se livrer à des actes destinés à dissimuler ou à déguiser la véritable origine de produits d'origine criminelle, de sorte que ces produits paraissent provenir d'origines légitimes ou constituer des biens légitimes.

En général, le blanchiment de capitaux se déroule en trois étapes :

A) Placement

Les espèces entrent d'abord dans le système financier à l'étape du « placement », où les espèces générées par des activités criminelles sont converties en instruments monétaires. Ces instruments monétaires peuvent être : des mandats-poste ou des chèques de voyage, déposés sur des comptes auprès d'établissements financiers, le fractionnement des espèces en montants plus petits et la réalisation de divers dépôts sur un ou plusieurs comptes auprès d'un ou plusieurs établissements financiers ; le Client ouvre plusieurs comptes sous des noms différents auprès de différents établissements ; l'emploi ou la persuasion de tiers pour déposer des fonds pour son compte ; l'achat de biens tels que des bijoux, des œuvres d'art et d'autres actifs en vue de les revendre ultérieurement ; la réalisation de dépôts avec l'aide d'employés de l'établissement financier concerné.

Les espèces générées par la criminalité sont placées dans le système financier. C'est le moment où les produits de la criminalité sont les plus apparents et exposés au risque de détection.

B) Empilement

À l'étape de l'« empilement », les fonds sont transférés ou déplacés vers d'autres comptes ou d'autres établissements financiers afin de séparer davantage l'argent de son origine criminelle. Par exemple : la vente d'actifs ou le passage à d'autres formes d'investissement ; le transfert d'argent vers des comptes auprès d'autres établissements financiers ; les virements à l'étranger (souvent au moyen de sociétés-écrans) ; le dépôt d'espèces dans des systèmes bancaires étrangers.

Une fois les produits de la criminalité dans le système financier, l'empilement en masque les origines en faisant passer l'argent par des opérations complexes. Celles-ci font souvent intervenir différentes entités telles que des sociétés et des fiducies et peuvent avoir lieu dans plusieurs juridictions.

C) Intégration

Une fois l'origine des fonds masquée, un criminel est en mesure de faire réapparaître les fonds sous la forme de fonds ou de biens légitimes.

À l'étape de l'« intégration », les fonds sont réintroduits dans l'économie et utilisés pour acquérir des biens légitimes ou pour financer d'autres activités criminelles ou des entreprises légitimes, par exemple un héritage, des remboursements de prêts, des ventes d'actifs à l'étranger.

Financement du terrorisme

Le financement du terrorisme peut ne pas concerner les produits d'une conduite criminelle, mais plutôt une tentative de dissimuler soit l'origine des fonds, soit leur utilisation prévue, laquelle pourrait être à des fins criminelles. Les sources légitimes de fonds constituent une différence essentielle entre les financiers du terrorisme et les organisations criminelles traditionnelles.

Outre les dons caritatifs, les sources légitimes comprennent les parrains gouvernementaux étrangers, la détention d'entreprises et l'emploi personnel. Bien que la motivation diffère entre les blanchisseurs de capitaux traditionnels et les financiers du terrorisme, les méthodes effectivement utilisées pour financer les opérations terroristes peuvent être identiques ou similaires à celles employées par d'autres criminels pour blanchir des fonds. Le financement d'attentats terroristes ne nécessite pas toujours des sommes importantes et les opérations associées peuvent ne pas être complexes.

Tous les membres du personnel risquent de commettre une infraction pénale s'ils facilitent une opération criminelle en négligeant les signaux d'alerte.

La Société n'émet pas de cartes prépayées et ne fournit en aucune façon de services à des Clients anonymes ou à des Clients dont l'identité n'a pas été établie et vérifiée dans le strict respect de nos règles et réglementations internes. La Société n'exerce pas d'activités commerciales avec des sociétés-écrans et des établissements financiers fictifs.

Conformément à la PCMLTFA et aux meilleures pratiques du secteur, la Société identifie ses Clients potentiels et leurs bénéficiaires effectifs ultimes (UBO), vérifie leur identité et procède à une diligence raisonnable standard (CDD) ou renforcée (EDD) avant le début d'une relation d'affaires.

6. OBJECTIFS

Afin de prévenir le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme, la fraude et d'autres formes de criminalité financière, la Société vise à atteindre les objectifs suivants :

La détection et la déclaration des soupçons de blanchiment de capitaux au FINTRAC ;
L'ensemble du personnel est formé et doit rester vigilant à l'égard des signes de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme et de fraude ;
Aucun paiement en espèces ne sera accepté par la Société ;
Les procédures de diligence raisonnable et d'identification des Clients seront suivies par l'ensemble du personnel ;
Maintenir des contrôles et des procédures stricts et solides pour détecter et déclarer toute activité suspecte ;
Une évaluation fréquente des risques et des audits réguliers de l'ensemble des contrôles et des systèmes AML et de financement du terrorisme ;
Nommer un Responsable de la conformité disposant de connaissances et d'un niveau hiérarchique suffisants pour mener à bien les tâches et les objectifs énoncés dans le présent document ;
Maintenir des procédures d'identification des Clients dans toutes les circonstances où de telles mesures sont requises ;
Mettre en œuvre des procédures permettant la déclaration des soupçons de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme et de fraude ;
Conserver les registres pertinents pendant au moins cinq ans, ou plus longtemps si la PCMLTFA l'exige ;
Utiliser un programme de contrôle des employés pour garantir la diligence raisonnable ;
Respecter les lois, la législation et les réglementations visant à prévenir la criminalité financière, le financement du terrorisme et le blanchiment de capitaux.

7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

L'ensemble du personnel doit prendre des mesures pour garantir la conformité à la présente politique et s'assurer de bien comprendre le contenu du présent document.

7.1. Direction générale

Responsable de la conformité globale de la Société et chargée de veiller à ce que des ressources adéquates soient fournies pour la formation appropriée du personnel et la mise en œuvre des systèmes de gestion des risques.

Cela inclut les logiciels informatiques destinés à faciliter la supervision. La direction générale recevra du Responsable de la conformité des mises à jour sur les questions de conformité de la Société. Elle recevra et examinera également le rapport annuel du Responsable de la conformité et mettra en œuvre toute recommandation qui y figure.‍

7.2. Responsable de la conformité

La Société doit désigner un Responsable de la conformité qui sera chargé d'organiser la mise en œuvre de la PCMLTFA et d'assurer la liaison avec le FINTRAC.

Le Responsable de la conformité conserve des copies de tous les supports de formation. Une formation AML actualisée est dispensée au moins une fois par an. Les registres de toutes les formations, y compris les dates de dispense et l'identité des formateurs, sont conservés à la fois de manière centralisée et dans les dossiers du personnel.

Les fonctions du Responsable de la conformité comprennent :

Surveiller la conformité de la Société à ses obligations AML/CFT ;
Être désigné pour recevoir et examiner les déclarations d'activités suspectes émanant des employés, et être accessible à cette fin ;
Examiner ces déclarations et déterminer si toute activité suspecte ainsi déclarée fait naître la connaissance ou le soupçon qu'un Client se livre ou pourrait se livrer au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme ;
Superviser la communication et la formation destinées aux employés ;
Veiller à ce que l'entreprise conserve et tienne à jour tous les registres AML requis et à ce que les déclarations d'activités suspectes soient déposées. Le Responsable de la conformité est investi de l'entière responsabilité et du pouvoir de faire appliquer le programme AML/CFT de l'entreprise ;
Décider si des déclarations doivent être transmises au FINTRAC ;
Examiner toute nouvelle loi et déterminer son incidence sur le processus opérationnel de la Société ;
Élaborer des procédures écrites dans le domaine de la conformité et les mettre à la disposition de l'ensemble du personnel chargé de la conformité et des autres parties prenantes ;
Veiller à ce qu'une diligence raisonnable appropriée soit exercée à l'égard des Clients et des partenaires commerciaux ;
Recevoir les déclarations internes d'opérations douteuses (STR internes) émanant du personnel ;
Conserver et examiner de manière appropriée les registres de toutes les décisions relatives aux STR ;
Veiller à ce que le personnel reçoive une formation appropriée lors de son entrée en fonction et à ce qu'il bénéficie d'une formation de remise à niveau régulière, sur une base annuelle ou si nécessaire ;
Surveiller les relations d'affaires et consigner les examens réalisés et les décisions prises ;
Prendre une décision sur la poursuite ou la cessation de l'activité commerciale avec un Client particulier ;
Veiller à ce que tous les registres commerciaux, les documents de données transactionnelles et les données confirmant une opération ou transaction monétaire, ou d'autres documents et renseignements juridiquement valables relatifs à l'exécution des opérations monétaires, soient conservés pendant cinq ans à compter de la date de la dernière opération du Client.

7.3. Personnel

Responsable de la conformité à la présente Politique AML et de la compréhension de ses responsabilités dans le cadre de la conformité AML/CFT. Veiller au respect des procédures de la Société et obtenir toutes les preuves documentaires telles qu'énoncées dans la Politique AML. Veiller à ce que toute activité suspecte soit signalée au Responsable de la conformité dès que possible, et au plus tard dans un délai d'une heure ouvrable à compter du moment où elle a été constatée.

8. APPROCHE FONDÉE SUR LES RISQUES

La législation AML canadienne exige la mise en œuvre d'une approche fondée sur les risques pour les entreprises de services monétaires effectuant des transferts électroniques de fonds. L'approche fondée sur les risques contribue à orienter l'allocation des ressources de conformité de la Société, la stratégie de contrôles internes, les structures des systèmes, et permet à la Société de se concentrer sur les domaines à risque plus élevé. La Société considère l'approche fondée sur les risques comme un concept à deux niveaux. Premièrement, chaque MSB devrait estimer tous les risques possibles de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme applicables à son modèle d'affaires. Deuxièmement, chaque MSB devrait mettre en œuvre son propre ensemble de mesures d'atténuation visant à réduire les risques de ML/TF, de fraude et d'autres formes applicables de criminalité financière.

Cette section de la Politique AML est constituée à partir du « Risk-based approach workbook » (cahier d'exercices sur l'approche fondée sur les risques) et du « Risk assessment guidance » (guide d'évaluation des risques) publiés par le FINTRAC, auxquels la Société doit se conformer afin de lutter efficacement contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

La Société prend également note des meilleures pratiques du secteur exposées dans les documents d'orientation de l'Autorité bancaire européenne, du FATF, du JMLSG et du Comité de Bâle.

Le Risk-based approach workbook et le Risk assessment guidance aident la Société à développer :

Une compréhension commune de ce qu'implique l'approche fondée sur les risques ;
L'exposé des principes de haut niveau intervenant dans l'application d'une approche fondée sur les risques ;
La valorisation de la Société aux yeux de ses partenaires, notre approche fondée sur les risques témoignant d'une bonne pratique des secteurs public et privé.

Notre approche fondée sur les risques comprend :

L'identification des risques pertinents pour notre activité ;
La réalisation d'évaluations détaillées des risques sur les domaines à risque décrits ci-dessous ;
L'élaboration de contrôles et de procédures visant à gérer directement et à réduire l'impact des risques identifiés ;
La surveillance des contrôles et l'amélioration de leur efficacité ;
La conservation des registres de toutes les évaluations des risques, des examens et des plans d'action d'amélioration.

Pour une évaluation des risques plus efficace, le processus d'évaluation des risques de la Société est divisé en deux parties

l'évaluation des risques fondée sur l'activité et l'évaluation des risques fondée sur la relation.

La Société réexamine sa RBA sur une base annuelle, ainsi que lorsque le modèle d'affaires évolue et lorsque la Société envisage d'offrir de nouveaux produits ou services.‍

8.1. Évaluation des risques fondée sur l'activité

La Société a élaboré et documenté l'évaluation des risques fondée sur l'activité dans le document « Internal Business Risk Assessment » (évaluation interne des risques de l'activité). Ce document décrit le processus d'évaluation des risques de l'activité de la Société, les risques identifiés et les mesures d'atténuation proposées, et comprend un profil de risque de l'activité. L'évaluation des risques de l'activité permet à la Société d'identifier les endroits où les risques surviennent au sein des lignes d'activité, des clients ou de produits ou services particuliers. La Société documente les contrôles d'atténuation pour les domaines qu'elle identifie comme présentant un risque élevé. Le nombre de risques susceptibles d'être identifiés variera en fonction du type d'activités commerciales que la Société exerce et des produits et/ou services offerts aux Clients.

Pour mener une évaluation des risques fondée sur l'activité, la Société doit identifier les risques inhérents à son activité en évaluant les vulnérabilités au ML/TF. L'évaluation globale des risques fondée sur l'activité inclut le risque posé par les facteurs suivants :

La combinaison des produits, des services et des canaux de distribution ;
Les emplacements géographiques dans lesquels l'activité est exercée ;
Les clients et les relations d'affaires ;
L'impact des nouveaux développements et technologies qui affectent les opérations ; et
D'autres facteurs pertinents.

Une fois que la Société a identifié et documenté tous les risques inhérents à l'activité, un niveau ou un score peut être attribué à chaque risque au moyen d'une échelle ou d'une méthodologie de notation adaptée à la taille et au type de l'activité.

En vertu de la loi, notre Société doit appliquer et documenter des mesures spéciales pour les éléments à risque élevé de l'activité. Grâce à l'« Internal Business Risk Assessment », la Société est en mesure de démontrer au FINTRAC qu'elle a mis en place des contrôles et des mesures pour traiter ces éléments à risque élevé, et que ceux-ci sont efficaces (l'efficacité des contrôles et des mesures énoncés dans l'« Internal Business Risk Assessment » sera démontrée au moyen d'examens internes ou indépendants (le cas échéant) de la Société).

Entre autres, la Société utilise une feuille de travail d'évaluation des risques fondée sur l'activité, qui permet de documenter, de stocker et de mettre à jour les risques inhérents liés à votre activité. La feuille de travail contient les facteurs de risque qui sont ou pourraient être liés à l'activité de la Société, la cote de risque attribuée au facteur, et les mesures d'atténuation que la Société propose pour chaque risque.‍

8.2. Évaluation des risques fondée sur la relation

La Société utilise un système fondé sur les risques, entièrement documenté dans la « AML/CFT Client Risk Management Procedure » (procédure de gestion des risques Client AML/CFT), qui assure une re-notation continue des Clients et une surveillance des opérations à la recherche de signes de ML et de TF. La procédure fait partie de l'évaluation des risques à l'échelle de l'entreprise.

Lors de l'évaluation des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, les facteurs suivants sont pris en compte :

Les types de Clients que la Société détient ;
L'endroit où ces Clients sont établis (c'est-à-dire les pays à risque élevé du FATF et de l'EU) ;
Les types et les volumes d'opérations ;
Les produits et services proposés ;
Les canaux par lesquels des particuliers/sociétés deviennent des Clients ;
Les nouveaux développements et technologies que la Société met à la disposition de ses Clients ;
Le recours à des tiers et/ou leur utilisation ;
La surveillance du comportement des Clients ;
Les canaux de distribution des produits/services ;
Le traitement des paiements (c.-à-d. les virements — électroniques ou bancaires, etc.) ;
La manière dont les fonds sont alloués, acceptés et détenus ;
Les risques internes et externes (c.-à-d. Clients, externalisation, marchés, systèmes, etc.)

La Société répartit ses Clients en quatre groupes de risques :

Interdit (doit être considéré comme se situant en dehors de l'appétence au risque de la Société)
Élevé (application d'une diligence raisonnable renforcée, y compris l'approbation de la direction générale) ;
Moyen (application d'une diligence raisonnable standard) ;
Faible (application d'une diligence raisonnable standard).

8.3. Types de Clients interdits

La Société refuse l'accès à ses services à toute personne ou entité qui, actuellement :

fait l'objet de sanctions financières ciblées imposées par les Nations Unies, les États-Unis (OFAC), l'UE ou le Canada ;
est constituée, réside ou effectue des transactions avec tout pays figurant sur la liste du FATF au titre des « Juridictions à haut risque et autres juridictions surveillées » ou des « Juridictions faisant l'objet d'une surveillance accrue ».
ou relève de tout secteur d'activité interdit par la Société et énuméré à l'Annexe 6.

9. DILIGENCE RAISONNABLE À L'ÉGARD DE LA CLIENTÈLE

La Société applique la diligence raisonnable dès le début de la relation avec le Client en identifiant et en vérifiant l'identité du Client sur la base de documents, de données ou d'informations obtenus auprès d'une source fiable et indépendante.

La diligence raisonnable à l'égard de la clientèle (CDD), la diligence raisonnable renforcée (EDD) et la surveillance continue sont des mesures destinées à réduire le risque que la Société soit utilisée par ceux qui cherchent à blanchir les produits du crime ou à financer le terrorisme.

Au minimum, les mesures de CDD suivantes sont appliquées :

identifier le Client et vérifier son identité sur la base de documents ou d'autres données obtenus auprès d'une source fiable et indépendante ;
identifier les personnes physiques qui sont le ou les bénéficiaires effectifs et les représentants (pour les clients Personnes morales) du Client, et prendre des mesures adéquates, en fonction du niveau de risque, afin de vérifier l'identité de ce bénéficiaire effectif ou de ce représentant auprès d'une source fiable et indépendante du Client ;
obtenir des informations sur l'objet et la nature envisagée de la relation du Client avec la Société ;
Des audits annuels sont réalisés sur la procédure de diligence raisonnable. La Société contrôle ses procédures d'identification des Clients afin de s'assurer que le personnel exécute les processus de diligence raisonnable et de lutte contre le blanchiment de capitaux (AML) conformément à la présente Politique et aux exigences légales applicables.

Si la Société a évalué que la relation d'affaires avec le Client présente un risque accru de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, elle met en œuvre l'EDD.

Si la Société n'est pas en mesure d'appliquer les mesures de diligence raisonnable, elle n'accepte pas le Client et n'effectue aucune transaction avec ce Client. Si la Société n'est pas en mesure d'appliquer les mesures de diligence raisonnable à un Client existant, elle met fin à la relation existante avec ce Client.

La Société procède également à une surveillance continue de toutes les relations d'affaires conformément à l'évaluation des risques de ses Clients. La surveillance continue est définie comme suit : examen des transactions du Client effectuées tout au long de la relation (y compris, le cas échéant, l'origine des fonds), afin de s'assurer que les transactions sont cohérentes avec la connaissance des Clients, de leur activité et de leur profil de risque.

La Société tient à jour les documents, données ou informations obtenus aux fins de l'application de la CDD au moyen d'un réexamen périodique du dossier CDD, ou les réexamine de manière ponctuelle en réponse à des événements déclencheurs.

La Société identifie le Bénéficiaire effectif du Client (qu'il s'agisse de personnes morales ou de personnes physiques) et prend des mesures adéquates, en fonction du niveau de risque, afin de vérifier son identité (y compris, dans le cas d'une personne morale, d'une fiducie ou d'une construction juridique similaire, des mesures visant à comprendre la structure de propriété et de contrôle).

Conformément à la législation applicable, la Société utilise 3 niveaux de contrôles de diligence raisonnable, en fonction du profil de risque et du comportement transactionnel du Client. La Société s'efforce d'avoir toujours une longueur d'avance sur les exigences. Les 3 niveaux de contrôles de diligence raisonnable utilisés par la Société sont les suivants :

CDD — La diligence raisonnable à l'égard de la clientèle (Customer Due Diligence) est la procédure de diligence raisonnable standard utilisée dans la plupart des cas à des fins de vérification et d'identification.
EDD – La diligence raisonnable renforcée (Enhanced Due Diligence) est utilisée pour les Clients à haut risque, les transactions importantes ou les catégories particulières de Clients telles que les PEP.
Contrôles supplémentaires – pour certaines relations d'affaires, en complément des mesures d'EDD standard.

9.1. Processus de CDD

9.1.1. Avant d'établir une relation d'affaires avec le Client, les employés de la Société doivent appliquer les mesures de diligence raisonnable suivantes :

Obtenir du Client potentiel des informations sur l'objet et la nature envisagée de ses relations d'affaires ;
Déterminer si le Client potentiel agit pour son propre compte ou s'il est contrôlé ; et identifier le bénéficiaire effectif et, lorsque le Client potentiel agit par l'intermédiaire d'un représentant, établir également l'identité de cette personne ;
Exiger du Client potentiel (qui est une personne morale) qu'il fournisse des documents et d'autres données sur la base desquels les employés de la Société sont en mesure de comprendre la structure de gestion et la nature des activités du Client potentiel ;
Vérifier l'identité du Client potentiel et du bénéficiaire effectif sur la base des documents, données ou informations obtenus auprès d'une source fiable et indépendante.

9.1.2. Il est interdit aux employés de la Société d'effectuer des transactions pour le Client par l'intermédiaire de comptes ouverts, d'établir ou de poursuivre des relations d'affaires et d'effectuer des transactions lorsqu'il n'est pas possible de satisfaire aux exigences de diligence raisonnable établies dans la présente procédure :

Lorsque, dans les cas prévus par la présente procédure, le Client ne fournit pas les données confirmant son identité, ou lorsqu'il fournit des données incomplètes ;
Lorsque les données sont inexactes, lorsque le Client ou son représentant évite de fournir les informations requises pour établir son identité, dissimule l'identité du bénéficiaire effectif ou évite de fournir les informations requises pour établir l'identité du bénéficiaire effectif, ou lorsque les données fournies sont insuffisantes à cette fin ;
Lorsque les employés de la Société ne peuvent garantir que les exigences de diligence raisonnable sont satisfaites. En pareil cas, le Responsable de la conformité décide, après évaluation de la menace que représentent le blanchiment de capitaux et/ou le financement du terrorisme, de l'opportunité de transmettre un rapport sur une activité ou une transaction suspecte au FINTRAC ;
Lorsque l'activité commerciale d'un Client personne morale n'est pas conforme à l'appétence au risque de la Société ;
Lorsque l'activité commerciale du Client conduit à soupçonner que toute forme d'activité illicite est commise.

9.1.3. Il est interdit à la Société d'ouvrir des comptes anonymes ou des comptes sous des noms manifestement fictifs, ainsi que d'ouvrir des comptes ou d'établir de toute autre manière des relations d'affaires sans demander au Client de fournir des données confirmant son identité, ou lorsqu'il existe un soupçon fondé que les données consignées dans ces documents sont falsifiées.

9.1.4. La Société doit appliquer les mesures de diligence raisonnable non seulement à l'égard des nouveaux Clients, mais aussi à l'égard des Clients existants, compte tenu du niveau de risque, en cas de nouvelles circonstances ou de nouvelles informations relatives à la détermination du niveau de risque posé par le Client et par le bénéficiaire effectif, à leurs informations d'identification, à leurs activités et à d'autres circonstances pertinentes.

9.1.5. Pendant la durée de la relation d'affaires avec le Client, la Société doit, dans tous les cas :

Assurer la surveillance continue des relations d'affaires du Client, y compris l'examen des transactions effectuées tout au long de ces relations, afin de s'assurer que les transactions réalisées sont cohérentes avec la connaissance qu'a la Société du Client, de son activité et de son profil de risque, ainsi que de l'origine des fonds ;
S'assurer que les documents, données ou informations fournis par le Client et le bénéficiaire effectif lors de la diligence raisonnable sont appropriés, pertinents, régulièrement réexaminés et tenus à jour.

9.1.6. La Société doit prêter attention à toute activité qu'elle considère comme susceptible, par sa nature, d'être liée au blanchiment de capitaux, au financement du terrorisme et/ou à d'autres formes de criminalité financière, et en particulier aux transactions complexes ou d'un montant anormalement élevé et à toutes les configurations inhabituelles de transactions n'ayant pas d'objet économique apparent ou de finalité licite visible, ainsi qu'aux relations d'affaires ou opérations monétaires avec des Clients de pays tiers dans lesquels, sur la base des informations officiellement publiées par les organisations intergouvernementales internationales, les mesures de prévention du blanchiment de capitaux et/ou du financement du terrorisme sont insuffisantes ou ne correspondent pas aux normes internationales. La Société doit examiner le fondement et la finalité de l'exécution de ces opérations ou transactions, et les résultats de l'enquête doivent être consignés par écrit. Une copie de ce rapport doit être conservée par la société pendant au moins 5 ans à compter de la fin de la relation d'affaires avec le Client. Une analyse régulière doit être effectuée pour tous les Clients existants, la fréquence dépendant du groupe de risque attribué au Client. Pour les Clients du groupe « haut risque », l'analyse doit être effectuée au moins une fois tous les six mois, pour les Clients du groupe « risque moyen », au moins une fois par an, tandis que ceux du groupe « faible risque » doivent faire l'objet d'une analyse au moins une fois tous les deux ans.

9.1.7. La Société peut, conformément aux politiques internes et aux procédures de contrôle interne, refuser d'exécuter des transactions et mettre fin aux transactions ou à la relation d'affaires avec le Client, lorsque le Client évite de fournir, ou refuse de fournir, des informations supplémentaires à la Société à sa demande et dans les délais impartis. Veuillez vous reporter à l'Annexe 5.‍

10. DILIGENCE RAISONNABLE RENFORCÉE (EDD)

Le processus de diligence raisonnable renforcée (EDD) de la Société est conçu pour obtenir autant d'informations que possible afin de garantir la validité de la transaction et de s'assurer que la Société se conforme à la PCMLTFA (loi canadienne sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes) et à la réglementation applicable. Concrètement, l'EDD comprend :

Prendre des mesures raisonnables pour établir l'origine du patrimoine d'un Client – l'origine du patrimoine est distincte de l'origine des fonds et décrit les activités qui ont généré la valeur nette totale d'une personne, c'est-à-dire les activités qui ont généré les revenus et les biens d'un Client ;
Examiner s'il est approprié de prendre des mesures pour vérifier l'origine des fonds et du patrimoine, soit auprès des Clients, soit auprès de sources indépendantes (telles qu'Internet, des bases de données publiques ou disponibles dans le commerce) ;
Obtenir des informations complémentaires de CDD (informations d'identification et informations relatives à la relation) ;
Prendre des mesures supplémentaires pour vérifier les informations de CDD obtenues ;
Exiger des réexamens plus fréquents des relations d'affaires (deux fois par an) ;
Assurer une surveillance renforcée des transactions et fixer des seuils de transaction plus bas pour les transactions liées à la relation d'affaires, et ;
Fixer des seuils d'alerte plus bas pour la surveillance automatisée dans le cas des PEP ;
Effectuer une recherche dans les médias défavorables.

10.1. Lorsque des transactions ou des relations d'affaires sont effectuées avec des personnes physiques politiquement exposées, l'employé de la Société doit mettre en œuvre l'EDD et obtenir l'approbation d'un cadre de direction pour établir ou poursuivre des relations d'affaires avec ces Clients, ou pour poursuivre des relations d'affaires avec les Clients lorsqu'ils deviennent des personnes physiques politiquement exposées ;

10.2. Lorsqu'une personne politiquement exposée nationale n'occupe plus une fonction publique importante, la Société doit, pendant au moins 12 mois, tenir compte du risque persistant que représente cette personne et appliquer des mesures appropriées et adaptées au niveau de risque jusqu'à ce que cette personne soit réputée ne plus présenter de risque propre aux personnes physiques politiquement exposées.

10.3. Il est interdit à la Société d'établir et de poursuivre des relations avec un Établissement financier fictif ou un Établissement financier dont il est connu qu'il permet à ses comptes d'être utilisés par un Établissement financier fictif.

10.4. Lorsque, au cours de la diligence raisonnable à l'égard du Client, la Société a des soupçons qu'un acte de blanchiment de capitaux et/ou de financement du terrorisme est commis et que la poursuite de la diligence raisonnable pourrait éveiller chez le Client le soupçon que des informations le concernant puissent être transmises au FINTRAC, la Société peut interrompre le processus de diligence raisonnable et ne pas établir de relation d'affaires avec le Client. En pareil cas, les informations sont transmises au FINTRAC conformément à la procédure établie prévue à l'Article 16.2 de la présente procédure. Veuillez vous reporter à l'Annexe 4.

10.5. La Société a appliqué l'EDD préalablement à l'établissement d'une relation d'affaires avec l'institution financière correspondante ou un prestataire de services sur actifs virtuels (VASP).

11. PERSONNES POLITIQUEMENT EXPOSÉES

Une Personne politiquement exposée (PEP) est un individu qui occupe ou a occupé une fonction importante et qui, à ce titre, pourrait potentiellement abuser d'une telle position ou fonction à des fins de blanchiment ou d'autres infractions sous-jacentes, telles que la corruption ou les pots-de-vin³. En raison des risques élevés associés aux PEP, le Groupe d'action financière (FATF) recommande que des contrôles supplémentaires en matière d'AML et de diligence raisonnable soient mis en place lors de l'établissement d'une relation d'affaires avec une PEP.

La Société utilise les ressources commerciales existantes et d'autres bases de données pour l'identification des PEP et veille toujours à ce que les contrôles KYC de diligence raisonnable initiale comprennent la comparaison des noms des individus avec ces ressources et bases de données afin d'identifier immédiatement les PEP.

La Société met en œuvre des mesures de diligence raisonnable supplémentaires pour toutes les PEP identifiées et, lorsqu'une telle proposition d'établir une relation d'affaires existe, la Société mène toujours une EDD et veille à ce que l'approbation de la direction générale pour l'établissement de la relation d'affaires soit obtenue et consignée.

12. IDENTIFICATION DU CLIENT

À cette fin, la Société doit identifier son Client, à moins que l'identité de ce Client ne soit déjà connue de la Société et n'ait été vérifiée par la Société. Après que le Client a été identifié, la Société doit vérifier l'identité du Client. La quantité d'informations à recueillir auprès d'un Client dépend du fait que le Client est une personne morale ou un particulier (personne physique), à savoir :

Si un Client est une personne morale, au moins les informations suivantes doivent être recueillies à des fins d'identification : dénomination sociale ; numéro d'immatriculation ; adresse du siège social (et, si elle diffère, son principal lieu d'activité) ; le droit auquel la personne morale est soumise ; ses statuts (qu'ils soient énoncés dans ses statuts constitutifs ou d'autres documents constitutifs) ; les noms complets des membres du conseil d'administration (ou, à défaut de conseil, les membres de l'organe de direction équivalent) et les cadres supérieurs responsables des opérations de la personne morale, ainsi que les informations relatives au bénéficiaire effectif.
Si un Client est un particulier (personne physique), au moins les informations suivantes doivent être recueillies à des fins d'identification : nom et prénom ; numéro d'identité personnel (s'il en existe un) ; date de naissance ; photographie figurant sur un document officiel confirmant son identité ; adresse de résidence ; numéro et date de délivrance du document d'identité personnel, État et autorité ayant délivré le document ; période de validité du document d'identité et Numéro d'identification fiscale (TIN).

La Société utilise la « méthode d'identification par pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement » aux fins de l'identification du Client. La « méthode à double processus » ne peut être utilisée qu'à des fins de continuité des activités, en tant que mécanisme de repli, dans l'éventualité où la méthode principale serait indisponible pour quelque raison que ce soit.

Les contrôles du document et de l'image faciale ont lieu au cours de la même session d'identification ininterrompue au moyen d'une capture. Le téléversement du document ou de l'image faciale n'est pas autorisé.

³ En cas de divergence avec la définition donnée dans la politique, cette dernière prévaut.

Lors d'une identification à distance, les informations reçues sont vérifiées à l'aide d'un prestataire KYC spécialisé utilisant des outils informatiques d'identification à distance pour les éléments suivants :

Validation⁴ du document d'identité :
○ Vérification dans les bases de données des documents perdus et volés ;
○ Vérification des éléments de sécurité tels que le QR, le filigrane et les codes-barres ;
○ Onde de couleur ;
○ Altération de la police de caractères.
Correspondance du selfie avec test de vivacité ;
Vérification des données extraites du document validé par rapport aux listes :
○ Sanctions
○ PEP
○ Médias défavorables
○ Sources criminelles.
Vérification, par rapport aux « listes de blocage » internes et internationales, non seulement des données du document d'identité validé, mais aussi des données biométriques faciales de la personne.

12.1. Documents d'identité acceptés

La Société accepte les types de documents d'identité suivants :

Les passeports valables pour voyager, comportant une zone MRZ uniquement ;
Les cartes d'identité délivrées par les États membres de l'UE ;
Le permis de conduire avec photo délivré au Canada.

12.2. Identification en face à face

Exigences relatives à l'identification en face à face du Client et du bénéficiaire effectif :

12.2.1. Lors de l'identification de Clients qui sont des personnes physiques et en présence physique du Client, la Société exige le document d'identité énuméré au point 12.1., du Canada ou d'un État étranger, ou un permis de séjour valide et en cours de validité délivré par le Canada, contenant les données suivantes confirmant l'identité du Client :

nom/noms ;
prénom/prénoms ;
numéro personnel (lorsque le numéro personnel n'est pas disponible – toute autre séquence unique de symboles ou la date de naissance), le numéro et la période de validité du permis de séjour au Canada ainsi que le lieu et la date de sa délivrance ;
photographie ;
signature (sauf dans les cas où elle est facultative dans le document d'identité) ;
citoyenneté (NB : dans le cas d'un apatride – l'État qui a délivré le document d'identité) ;
profession.

⁴ La vérification est effectuée par le système d'un prestataire KYC spécialisé, avec un double contrôle de toutes les correspondances ou divergences potentielles par le personnel humain du prestataire. Les résultats sont examinés par le Responsable de la conformité et la décision finale est également prise par ce dernier.

12.2.2. Lors de l'identification d'un Client qui est une personne morale, la Société exige dudit Client qu'il fournisse les documents d'identité (ou des copies de ceux-ci accompagnées d'un certificat notarié confirmant l'authenticité de la copie du document, ou sans un tel certificat lorsque ces documents d'identité peuvent être vérifiés auprès d'une source fiable, c.-à-d. un registre public des sociétés) contenant les données suivantes :

Dénomination ;
Forme juridique, siège social/adresse, adresse d'exploitation effective ;
Numéro d'immatriculation (si un tel numéro a été délivré) ;
Autorisation de représenter la société (si nécessaire) ;
un extrait d'immatriculation (ou un certificat de titulaires de fonctions ou un document équivalent) et sa date de délivrance.

12.2.3. Lorsque le Client est une personne morale représentée par une personne physique, ou lorsqu'un Client qui est une personne physique est représenté par une autre personne physique, l'identité de ces représentants est établie de la même manière que l'identité d'un Client qui est une personne physique. Le Client doit également fournir les informations suivantes concernant le dirigeant de la personne morale : son nom, son prénom, son numéro personnel (dans le cas d'un étranger, lorsqu'il est disponible – numéro personnel ou toute autre séquence unique de symboles ou la date de naissance), sa citoyenneté (dans le cas d'un apatride – l'État qui a délivré le document d'identité).

12.2.4. Lorsque le Client est une personne morale représentée par une personne physique, ou lorsqu'un Client qui est une personne physique est représenté par une autre personne physique, la Société doit lui demander de fournir une procuration et d'en vérifier :

la validité (c.-à-d. le droit de la personne qui l'a délivrée de délivrer une telle procuration) ;
la période de validité ;
les actions à entreprendre telles que spécifiées dans la procuration (la procuration doit être conforme aux exigences de la législation canadienne) ;

Toute procuration délivrée dans un État étranger doit être légalisée ou certifiée par une Apostille.

Les informations relatives à la représentation, telles qu'une autorisation (procuration, procura), dans les cas où le représentant de la personne morale n'est pas habilité à représenter sur la base de droits statutaires. Le Document de représentation doit avoir été notarié au cours des 5 dernières années.

La validité du document est fixée à 5 ans à compter de la date d'ouverture du compte de la personne morale si la durée réelle est plus longue ou perpétuelle.

12.2.5. Au commencement de l'identification d'un Client potentiel en présence physique du Client (qu'il s'agisse d'une personne physique ou d'un représentant d'un Client qui est une personne morale), le membre du personnel responsable de la Société doit :

Évaluer si le Client potentiel/son représentant (qui est une personne physique) a fourni les documents valides visés dans la présente politique et déterminer si le document fourni par celui-ci contient une photographie du Client concerné ;
Évaluer l'état du document fourni (en prêtant une attention particulière à toute modification, correction, etc. de la photographie, des pages ou des mentions) ;
Déterminer si le Client potentiel (qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale) utilisera lui-même les services de la Société ou s'il agira pour le compte d'une autre personne ;
S'assurer que la personne physique ou morale dispose des pouvoirs nécessaires pour agir pour le compte du Client potentiel ;
Faire une copie des pages du document fourni par la personne physique contenant la photographie et les autres données nécessaires à l'identification de cette personne physique, ou numériser le document ;
Vérifier s'il existe des circonstances justifiant l'application d'une diligence raisonnable renforcée à l'égard du Client.

12.2.6. Lorsqu'il fait une copie d'un document, le membre du personnel responsable ou la personne autorisée de la Société doit apposer une mention d'authenticité sur la copie de chaque document d'identité du Client (lorsqu'une copie papier du document est réalisée).

12.2.7. Le document d'identité utilisé pour établir l'identité doit être authentique, valide et en cours de validité.

12.2.8. Lorsque le Client potentiel est physiquement présent, la Société peut utiliser la méthode à double processus pour vérifier l'identité d'un individu. Cette méthode consiste à se référer à des informations provenant de deux sources fiables.

Pour vérifier l'identité d'un individu au moyen de la méthode à double processus, la Société se réfère à deux quelconques des éléments suivants :

Des informations provenant d'une source fiable comprenant le nom et l'adresse de l'individu ;
Des informations provenant d'une source fiable comprenant le nom et la date de naissance de l'individu ;
Des informations comprenant le nom de l'individu et confirmant qu'il détient un compte de dépôt, une carte de crédit ou un autre compte de prêt auprès d'une entité financière.

12.3. Identification à distance

Exigences relatives à l'identification à distance du Client et du bénéficiaire effectif.

12.3.1. L'identité d'un Client (qui est une personne physique ou un représentant du Client qui est une personne morale, ainsi que du bénéficiaire effectif) ne peut être établie sans la présence physique du Client que dans les cas suivants :

lors de l'utilisation de moyens d'identification électronique qui fonctionnent selon les schémas d'identification électronique présentant les niveaux de garantie élevé ou substantiel.
l'authenticité d'un document d'identité avec photo délivré par le gouvernement doit être déterminée à l'aide d'une technologie capable d'évaluer l'authenticité du document :
○ il pourrait être demandé au Client de numériser son document d'identité avec photo délivré par le gouvernement à l'aide de l'appareil photo de son téléphone mobile ou de son appareil électronique ; et
○ il pourrait être demandé au Client de prendre une photo « selfie » à l'aide de l'appareil photo de son téléphone mobile ou de son appareil électronique, et une application utilisée par la Société appliquerait une technologie de reconnaissance faciale pour comparer les traits de ce « selfie » à la photo figurant sur le document d'identité avec photo authentique délivré par le gouvernement. Un processus devrait également exister pour comparer le nom figurant sur le document d'identité avec photo délivré par le gouvernement avec le nom fourni à la Société par le Client ;
○ une technologie serait ensuite utilisée par la Société pour comparer les caractéristiques du document d'identité avec photo délivré par le gouvernement à des caractéristiques connues (par exemple, taille, texture, espacement des caractères, lettrage en relief, format, conception), à des éléments de sécurité (par exemple, hologrammes, codes-barres, bandes magnétiques, filigranes, puces électroniques intégrées) ou à des marqueurs (par exemple, logos, symboles) afin de s'assurer qu'il s'agit d'un document authentique tel que délivré par l'autorité compétente (gouvernement fédéral, provincial, territorial).
lors de l'utilisation de moyens électroniques permettant la diffusion vidéo directe de la manière suivante :
○ l'image faciale d'un Client et l'original du document d'identité, ou un équivalent valide et en cours de validité, présenté par le Client est enregistré au moment de la diffusion vidéo directe ;

Cette méthode est utilisée au moyen de la technologie moderne fournie par le prestataire tiers.

12.3.2. L'identification du Client et du bénéficiaire effectif dans les cas visés au point 12.3.1 du présent Article n'est possible que si toutes les conditions suivantes sont réunies :

avant l'identification du Client et du bénéficiaire effectif dans les cas visés au point 12.3.1 du présent Article, l'identité du Client a été établie au moyen de moyens électroniques permettant la diffusion directe en ligne ou vidéo, ou lorsque l'identité du Client a été établie en présence physique du Client au moment de la délivrance d'un moyen d'identification électronique qui fonctionne selon le schéma d'identification électronique présentant les niveaux de garantie élevé ou substantiel, ou avant de lui délivrer un certificat qualifié de signature électronique ;
l'identité du Client et du bénéficiaire effectif (qui est une personne physique) ainsi que du représentant d'une personne morale a été établie sur la base des documents ou informations spécifiés au paragraphe 12.1 du présent Article.

12.3.3. Le document d'identité utilisé pour établir l'identité doit être authentique, valide et en cours de validité.

12.3.4. Lorsque le Client potentiel n'est pas physiquement présent, la Société peut utiliser la méthode à double processus pour vérifier l'identité d'un individu. Cette méthode consiste à se référer à des informations provenant de deux sources fiables.

Pour vérifier l'identité d'un individu au moyen de la méthode à double processus, la Société se réfère à deux quelconques des éléments suivants :

des informations provenant d'une source fiable comprenant le nom et l'adresse de l'individu ;
des informations provenant d'une source fiable comprenant le nom et la date de naissance de l'individu ;
des informations comprenant le nom de l'individu et confirmant qu'il détient un compte de dépôt, une carte de crédit ou un autre compte de prêt auprès d'une entité financière.

Les documents peuvent être obtenus dans le format original de l'information, tel qu'un fax, une photocopie, un scan ou une image électronique. Les informations obtenues doivent provenir de deux sources différentes et ne peuvent provenir ni de l'individu dont l'identité est vérifiée, ni de la personne ou de l'entité qui effectue la vérification.

La société ne fournit pas de service aux Clients personnes physiques potentiels ni aux représentants de Clients personnes morales potentiels âgés de moins de 18 ans.

13. EXIGENCES RELATIVES À L'IDENTIFICATION DU BÉNÉFICIAIRE EFFECTIF

Le Bénéficiaire, au sens de la réglementation AML/CFT, est une personne physique qui possède ou contrôle un Client (personne morale ou entreprise d'État étranger) et/ou une personne physique pour le compte de laquelle une transaction ou une activité est effectuée.

Le bénéficiaire est :

dans une personne morale :
a) la personne physique qui possède ou contrôle, directement ou indirectement, une personne morale détenant un pourcentage suffisant des actions ou des droits de vote de cette personne morale, y compris au moyen d'actions au porteur, à l'exception des sociétés anonymes cotées dont les valeurs mobilières sont négociées sur des marchés réglementés soumis au droit canadien, à des obligations réglementaires de publicité ou à des normes internationales équivalentes, ou contrôlée d'une autre manière. Une personne physique qui possède 25 pour cent et une action, ou plus de 25 pour cent, du patrimoine du Client est considérée comme un propriétaire direct. La ou les personnes physiques contrôlant l'entreprise ou les entreprises.
b) dans le cas d'une personne morale identifiée, une personne physique occupant un poste de direction supérieure, si la personne visée au point a) du présent paragraphe n'a pas été identifiée ou s'il existe un doute quant au fait que la personne identifiée est le bénéficiaire.
dans les fonds fiduciaires - toutes les personnes suivantes :
a) le ou les constituants ;
b) le ou les fiduciaires ;
c) le disposant de la fiducie ;
d) le ou les gardiens, le cas échéant ;
e) les personnes physiques bénéficiant d'une personne morale ou d'une entité sans personnalité juridique ou, dans la mesure où ces personnes n'ont pas encore été identifiées, les personnes dont les intérêts sont représentés ou sont représentés par cette personne morale ou entité sans personnalité juridique ;
f) toute autre personne physique qui exerce effectivement un contrôle sur la fiducie, que ce soit directement ou indirectement, par la propriété ou par d'autres moyens.

La Société utilise le registre et ses propres contrôles de vérification pour identifier et enregistrer les bénéficiaires effectifs. Conformément aux exigences en matière de propriété effective prévues par la PCMLTFA et les Règlements associés, la Cinquième directive de l'UE contre le blanchiment de capitaux (5AMLD ou « la Directive ») 2018/843/EU et le Règlement sur les transferts de fonds (FTR) 2015/847/EU.

L'identification du bénéficiaire effectif lors de l'établissement de l'identité du Client est obligatoire dans tous les cas. L'identification des bénéficiaires effectifs signifie, dans tous les cas, l'identification d'une personne physique ou d'un groupe de personnes physiques.

13.1. Lors de l'établissement de l'identité du bénéficiaire effectif, lorsque l'identité du Client et du bénéficiaire effectif est établie en présence physique du Client, la Société doit exiger du Client et du bénéficiaire effectif qu'ils fournissent les données d'identification suivantes :

nom/noms ;
prénom/prénoms ;
numéro personnel (lorsque le numéro personnel n'est pas disponible – toute autre séquence unique de symboles ou la date de naissance), le numéro et la période de validité du permis de séjour au Canada ainsi que le lieu et la date de sa délivrance ;
citoyenneté (NB : dans le cas d'un apatride – l'État qui a délivré le document d'identité).

13.2. Lorsque l'identité du Client est établie avec ou sans présence physique, la Société vérifie les documents et informations concernant le bénéficiaire effectif fournis par le Client sur la base des documents, données ou informations obtenus auprès d'une source fiable et indépendante. Ces actions de la Société comprennent une demande adressée au Client lui-même d'indiquer des sources publiques susceptibles de valider les informations relatives au bénéficiaire effectif.

La Société peut se référer à des documents tels que, sans s'y limiter :

le livre des procès-verbaux ;
le registre des valeurs mobilières ;
le registre des actionnaires ;
les statuts constitutifs ;
les déclarations annuelles ;
le certificat de conformité de la société ;
les conventions d'actionnaires ;
les contrats de société de personnes ; ou
les procès-verbaux des décisions des réunions du conseil d'administration.

13.3. L'exactitude des données fournies par le Client est certifiée par sa signature et son cachet (lorsqu'il est tenu de disposer d'un cachet en vertu des actes juridiques régissant ses activités).

14. SURVEILLANCE DE L'ACTIVITÉ DU CLIENT

La Société est tenue de surveiller les relations d'affaires et d'appliquer un examen attentif des transactions ou activités inhabituelles, complexes ou à haut risque, afin que le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme puisse être détecté ou empêché.

Conformément à la PCMLTFA, la Société surveille les transactions et établit les schémas de comportement de dépenses des Clients afin d'identifier :

Les transactions complexes et/ou d'un montant anormalement élevé ;
Les configurations inhabituelles de transactions n'ayant pas d'objet économique apparent ou de finalité licite visible ;
Toute autre activité que la Société considère comme particulièrement susceptible, par sa nature, d'être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

Une transaction ou une activité inhabituelle peut revêtir une forme qui n'est pas cohérente avec le schéma d'activité attendu au sein d'une relation d'affaires particulière, ou avec les activités commerciales normales pour le type de produit ou de service offert. Cela peut être révélateur d'une activité de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme ou d'une activité frauduleuse, lorsque la transaction ou l'activité n'a pas d'objet économique apparent ou de finalité licite visible.

La Société utilise un système de surveillance, qui vise à atteindre les objectifs suivants :

Le traitement des informations relatives au Client en assurant un contrôle automatisé de l'identification du Client, du bénéficiaire effectif, du représentant autorisé et des autres Clients, ainsi que des champs d'information obligatoires nécessaires à la gestion des activités économiques et personnelles ;
La classification du risque des Clients ainsi que la maintenance et l'utilisation du système de notation en fournissant une évaluation des facteurs de risque du Client, la détermination du type de risque et l'attribution d'une évaluation numérique appropriée ;
La recherche sur les Clients et le suivi des transactions, en garantissant la documentation électronique de la diligence raisonnable, le stockage et la disponibilité des décisions prises, sur la base de la recherche, de l'intelligence économique ainsi que du niveau d'autorité des utilisateurs du système de surveillance (par exemple, mode lecture seule/édition) ;
La surveillance des comptes « dormants » par l'identification automatisée et la vérification supplémentaire d'une transaction effectuée à partir ou à destination d'un compte dormant ;
L'utilisation des listes de sanctions en assurant la maintenance, la mise à jour et l'utilisation de listes de sanctions intelligentes (listes de l'Union européenne, OFAC, UN, OFSI et liste canadienne) ;
L'identification des Clients qui sont des personnes politiquement exposées, des membres de leur famille ou des personnes étroitement liées à une personne politiquement exposée (collectivement, les « PEP »), en assurant la préparation de messages d'alerte automatisés, si les informations du Client, de son bénéficiaire réel ou de ses représentants permettent d'identifier une possible PEP ;
L'évaluation de l'exposition au risque AML/CFT, en assurant la comparaison des indicateurs agrégés d'exposition au risque AML/CFT avec les résultats des périodes d'évaluation précédentes et la détermination de leurs tendances dynamiques.

Les caractéristiques susceptibles d'être surveillées pourraient être les changements concernant :

la nature et le type d'une transaction ;
la fréquence et la nature d'une série ou d'une configuration de transactions ;
le montant de toute transaction, en prêtant une attention particulière aux transactions particulièrement importantes ;
l'origine/la destination géographique d'un paiement ou d'un encaissement ;
les parties concernées, en vue de s'assurer qu'il n'y a aucun paiement à destination ou en provenance d'une personne figurant sur une liste de sanctions ;
l'activité normale ou le chiffre d'affaires du Client.

La surveillance des transactions et de l'activité des Clients est effectuée selon une méthode fondée sur les risques, les Clients à haut risque faisant l'objet d'un filtrage et d'une observation supplémentaires et plus fréquents. La surveillance des transactions et de l'activité doit être menée tout au long de la relation entretenue avec le Client afin de s'assurer que les transactions et l'activité réalisées sont cohérentes avec le KYC du Client, son activité, l'origine des fonds et l'origine du patrimoine, lorsque celles-ci doivent être déterminées.

La surveillance des transactions complexes, inhabituelles et importantes ou des configurations inhabituelles de transactions doit être examinée et consignée par écrit.

La surveillance des transactions sur actifs virtuels au moyen de la vérification de l'historique des actifs virtuels à l'aide d'un outil informatique spécialisé.

Lorsque le fondement de la relation change de manière significative, la Société doit mettre en œuvre des procédures supplémentaires de surveillance de l'activité du Client afin de s'assurer que le risque révisé et le fondement révisé de la relation sont pleinement compris. Pour une meilleure compréhension, tous les « signaux d'alerte » doivent donner lieu à des mesures.

La Société doit s'assurer que toute information mise à jour obtenue lors de réunions, de discussions ou par d'autres moyens de communication avec le Client est consignée et conservée avec les dossiers du Client. Ces informations doivent être accessibles au Responsable de la conformité de la Société.

La surveillance continue des activités d'un Client permettra à la Société de continuer à établir un profil du Client et entraînera la collecte continue d'informations de CDD.

15. SANCTIONS INTERNATIONALES

15.1. Il est interdit à la Société d'accomplir tout acte prohibé par les sanctions internationales et mis en œuvre par le Canada en vertu de la Loi sur les Nations Unies (United Nations Act, UNA), de la Loi sur les mesures économiques spéciales (Special Economic Measures Act, SEMA) ou de la Loi sur la justice pour les victimes de dirigeants étrangers corrompus (Justice for Victims of Corrupt Foreign Officials Act, JVCFOA).

15.2. Il est interdit à la Société de conclure des transactions dont l'exécution serait contraire aux actes législatifs mentionnés au point 14.1.

15.3. L'exécution des obligations nées avant la mise en place de l'application de sanctions internationales doit être immédiatement interrompue ou suspendue pour la durée de l'application des sanctions internationales. Il est interdit de contracter de nouvelles obligations dont l'exécution serait contraire aux sanctions internationales appliquées au Canada.

15.4. Lorsque la disponibilité des comptes est restreinte à l'égard des entités faisant l'objet de sanctions internationales, les frais liés à la tenue courante de ces comptes peuvent en être déduits, et les paiements dus au titre de transactions conclues avant le début de l'application des sanctions internationales ne peuvent y être ajoutés que si aucune déduction ni aucun ajout n'est mis à la disposition de l'entité faisant l'objet de sanctions financières.

15.5. La Société dispose d'une solution de filtrage, intégrée afin de garantir que la Société se conforme au régime de sanctions internationales et à ce qui est prévu dans les actes législatifs mentionnés à l'article 14.

15.6. La Société procède à un filtrage en temps réel de toutes les transactions au regard des listes pertinentes de personnes, groupes et entités désignés faisant l'objet de sanctions financières.

15.7. La solution de filtrage des Clients garantit que tous les Clients enregistrés dans les systèmes informatiques de la Société, ainsi que leurs bénéficiaires effectifs, sont filtrés au regard des listes de sanctions pertinentes de personnes, groupes et entités désignés lors de l'intégration et de la coopération continue.

16. AUTRES DISPOSITIONS

16.1. Conservation des registres

La Société se conforme aux dispositions du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations). Ce faisant, nous :

conservons une piste d'audit complète des mesures KYC, CDD et EDD effectuées sur nos Clients potentiels (dans les cas où la personne ou l'entité juridique n'a pas été intégrée) et effectifs, y compris les informations relatives aux UBO et les informations accompagnant les transferts de fonds ;
pendant cinq ans à compter de la date de cessation des transactions ou des relations d'affaires avec le Client, tenons un registre des Clients avec lesquels les transactions ou les relations d'affaires ont été rompues en raison du refus de fournir des informations complémentaires dans les délais impartis ;
pendant cinq ans à compter de la date de cessation des transactions ou des relations d'affaires avec le Client, conservons des copies des documents d'identité du Client, les données d'identité du bénéficiaire effectif, les données d'identité du bénéficiaire, les photographies selfie, les enregistrements et/ou photographies de diffusion vidéo en direct/de retransmission vidéo en direct, ainsi que les autres données reçues au moment de l'intégration ;
pendant cinq ans à compter de la date de cessation des transactions ou des relations d'affaires avec le Client, conservons sous forme électronique et papier la correspondance commerciale avec le Client ;
pendant cinq ans à compter de la date d'exécution de l'opération monétaire ou de la conclusion de la transaction, conservons les données de transaction et les données relatives à l'exécution de ces transactions ;
pendant cinq ans à compter de la date de cessation des transactions ou des relations d'affaires avec le Client, conservons les dossiers des enquêtes financières relatives aux activités ou transactions suspectes du Client.

Tout document dont la conservation est requise en vertu du Règlement doit être conservé de manière à pouvoir être fourni à la personne autorisée dans un délai de 30 jours suivant la demande d'examen.

La Société tient les registres suivants en matière de LBC/FT (AML/CFT) :

registre des Clients (contenant les principales informations relatives aux clients de la Société, notamment : informations d'immatriculation, dirigeants, bénéficiaires effectifs, statut de coopération, etc.) ;
registre des déclarations d'opérations suspectes (STR).

L'accès au registre est contrôlé par la journalisation et l'attribution de droits d'accès. Certains registres seront conservés dans le système CRM pour des raisons de commodité ainsi que pour la sauvegarde continue des données.

16.2. Déclaration

Dès qu'une transaction est signalée par le système de surveillance interne, le Responsable de la conformité examine le signalement et consigne le résultat dans le dossier d'enquête désigné aux fins de la piste d'audit.

En tant que MSB, la Société est tenue de soumettre une STR au FINTRAC pour toute action ou information suspecte ou incohérente dont elle pourrait faire usage ou avoir connaissance dans le cadre de ses activités habituelles. Cela inclut les cas où la Société soupçonne, ou a des motifs raisonnables de croire ou de soupçonner, qu'une personne se livre ou tente de se livrer au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

Le Responsable de la conformité est chargé de déclarer les STR au FINTRAC dès qu'un incident ou un soupçon survient, mais au plus tard à la fin du jour ouvrable suivant le moment où cette information est parvenue à la connaissance du Responsable de la conformité.

Tous les documents relatifs aux déclarations de blanchiment de capitaux, aux transactions commerciales, à l'identification du Client et à la diligence raisonnable à l'égard du Client sont conservés pendant une durée minimale de cinq ans.

En utilisant toutes les informations disponibles au moment considéré, le Responsable de la conformité prend une décision éclairée, en faisant preuve d'un jugement avisé, quant à l'existence de motifs raisonnables de connaissance ou de soupçon de blanchiment de capitaux, afin de lui permettre de préparer la déclaration destinée au FINTRAC, le cas échéant.

Diligence raisonnable à l'égard du Client

La diligence raisonnable à l'égard du Client (CDD) est le processus par lequel l'identité d'un Client est vérifiée. La CDD comprend également le processus visant à déterminer si cette personne agit pour le compte d'une autre personne, l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires, l'origine du patrimoine et des fonds ainsi que la surveillance continue des activités du Client. La notion de CDD ne concerne pas uniquement les Clients, mais s'étend à toutes les personnes avec lesquelles la Société a établi une relation d'affaires, y compris les employés, ce qui est traité plus loin dans les présentes procédures.

Le Responsable de la conformité est chargé du processus de CDD et est tenu d'exercer cette diligence raisonnable conformément aux présentes exigences.

Lors de l'intégration du Client, tous les noms des Clients (y compris les noms des actionnaires, des UBO, des dirigeants, des sociétés et des agents) doivent être immédiatement vérifiés au moyen d'un filtrage des sanctions, des médias défavorables et des PEP. Le Responsable de la conformité examine toute alerte ou notification reçue et la compare aux données du Client afin de déterminer si la notification correspond à une concordance positive. Les preuves relatives à l'examen susmentionné effectué par le Responsable de la conformité sont classées dans le dossier du Client concerné.

Le Responsable de la conformité déposera toute STR et/ou effectuera toute déclaration directement auprès du FINTRAC si nécessaire.

Processus d'identification et de vérification

L'identification est le processus consistant à obtenir les données personnelles et autres informations pertinentes concernant le Client. Les informations obtenues sur les personnes physiques (particuliers) et les personnes morales (comme dans le cas des sociétés, sociétés de personnes, etc.) varient en conséquence.

La vérification s'effectue par référence aux documents, données ou informations obtenus auprès du demandeur d'affaires. Afin que la vérification soit réalisée conformément à la législation applicable, les documents obtenus auprès des Clients doivent répondre aux critères suivants :

ils doivent être fiables ; et
être émis par une source indépendante telle qu'une autorité, un ministère ou un organisme gouvernemental, une entreprise de services publics réglementée telle que les compagnies de téléphonie, les fournisseurs d'eau et d'électricité, ou une personne assujettie exerçant une activité financière pertinente au Canada ou dans une juridiction équivalente.
Le document d'identité utilisé pour établir l'identité doit être authentique, valide et en cours de validité.

Les activités financières pertinentes comprennent les institutions financières/établissements de crédit, les entreprises de services d'investissement, les compagnies d'assurance, les sociétés de courtage d'assurance, les institutions financières et les sociétés de services administratifs, les organismes de placement collectif qui sont agréés et réglementés soit au Canada, aux États-Unis, dans l'EEE ou dans d'autres juridictions équivalentes.‍

Identification et vérification de la documentation et du processus

Particulier/personne physique :

A. Formulaire de demande

B. Vérification du nom

C. Identification :

1. Nom complet officiel ;

2. Lieu et date de naissance ;

3. Adresse de résidence permanente ;

4. Numéro de référence d'identité, le cas échéant ; et

5. Nationalité ;

6. Profession.

D. Vérification :

1. Justificatif d'identité comportant une image photographique de la personne. Un justificatif d'identité acceptable peut être l'un des documents suivants : un passeport valide et en cours de validité, une pièce d'identité nationale ou tout autre document d'identité avec photographie délivré par un gouvernement

2. Justificatif de domicile (au choix) comprenant l'un des éléments suivants :

i. un relevé ou une lettre de référence délivré par un établissement de crédit reconnu, datant de moins de 3 mois ;

ii. une facture de services publics récente, datant de moins de 3 mois. Les factures de services publics concernent les services fournis en lien avec le logement et excluent les factures de téléphonie mobile ;

iii. une correspondance émanant d'une autorité, d'un ministère ou d'un organisme gouvernemental central ou local, datant de moins de 3 mois ;

iv. tout justificatif d'identité (tel que ci-dessus) comportant une indication claire de l'adresse de résidence (non expiré) ;

v. un certificat de bonne conduite officiel datant de moins de 3 mois ; ou

vi. tout autre document délivré par un gouvernement contenant l'adresse déclarée, datant de moins de 3 mois ;

N.B. : Le Client peut fournir une facture de services publics, un relevé d'institution financière ou tout autre document reçu par voie électronique ou téléchargé électroniquement, à condition qu'il puisse prouver que le document a été reçu par voie électronique. Par exemple, l'URL est généralement affichée en bas de page dans le cas de factures téléchargées ou de relevés d'institution financière. Les codes QR et les codes-barres, lorsqu'ils sont disponibles, doivent être utilisés pour vérifier la facture.

D'autres documents peuvent être utilisés s'ils figurent à l'Annexe 5 de la Directive du FINTRAC sur les méthodes permettant de vérifier l'identité d'une personne et de confirmer l'existence d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale.

Sociétés privées/publiques ou sociétés de personnes :

A. Formulaire de demande (le cas échéant)

B. Vérification du nom de toutes les dénominations sociales et/ou commerciales ; des personnes figurant sur l'organigramme de la structure sociale, des dirigeants, des agents, des représentants légaux et judiciaires et des bénéficiaires effectifs ultimes

C. Identification

1. Dénomination officielle complète de la personne morale ;

2. Numéro d'immatriculation ; et

3. Date de constitution ou d'immatriculation ; et

4. Adresse du siège social ou lieu principal d'activité.

D. Vérification

1. Copie certifiée conforme du certificat de constitution ;

2. Copie certifiée conforme de l'acte constitutif et des statuts ou du contrat de société de personnes ;

3. Recherche sur la société confirmant que la Société n'est pas dissoute, radiée, liquidée ou éteinte. Lorsque cela n'est pas possible, le certificat de conformité (good standing) et le certificat d'incumbency doivent être obtenus ;

4. Identification des dirigeants : nom complet, lieu et date de naissance, adresse de résidence, numéro de pièce d'identité/passeport, nationalité ;

5. Justificatif d'identité et justificatif de domicile (voir ci-dessus) des personnes investies de la représentation légale et judiciaire ;

6. Justificatif d'identité et justificatif de domicile (voir ci-dessus) des agents et copie certifiée conforme de la résolution du conseil ou des associés ;

7. Justificatif d'identité et justificatif de domicile (voir ci-dessus) des bénéficiaires effectifs ultimes détenant 25 % ou plus ;

8. Organigramme de la structure sociale faisant apparaître la propriété. Les informations figurant sur l'organigramme doivent être vérifiées au moyen de sources indépendantes fiables, de registres du commerce ou de confirmations écrites fournies par des avocats, comptables ou notaires établis dans des juridictions équivalentes ;

9. Description de la nature de l'activité et de l'origine du patrimoine (performance financière) ;

10. Derniers états financiers audités (datant de moins de 2 ans et si la société est tenue de se soumettre à un audit financier). Une preuve de l'origine des fonds est requise dans le cas d'états financiers audités datant de plus de 2 ans. Les états financiers audités datant de plus de 3 ans ne sont pas acceptables ;

11. Registre des actionnaires.

N.B. Dans les cas où le Client fournit une facture de services publics, un relevé d'institution financière ou tout autre document reçu ou obtenu par voie électronique (tels que les M&A, la liste des actionnaires, etc.). La version téléchargée ou électronique d'un tel document est considérée comme équivalente à un document original, dès lors que la Société obtient la preuve que le document a été reçu ou obtenu par voie électronique par le demandeur d'affaires auprès du prestataire de services ou de l'émetteur du document. Lorsque les documents sont obtenus par voie électronique par le représentant de la société, les documents concernés doivent être sauvegardés et accompagnés d'une note du représentant indiquant la date et la source auprès desquelles cette documentation a été obtenue. Référence d'institution financière délivrée par l'institution financière de l'association ou de la fondation. L'institution financière doit être établie dans une juridiction équivalente ;

La Société peut également envisager une visite sur place des locaux du Client, physiquement ou numériquement. Une telle visite doit permettre d'appréhender concrètement (« see and feel ») l'activité du Client.
Référence d'institution financière délivrée par une institution financière établie dans une juridiction équivalente ; ou
Preuve de l'origine des fonds et/ou du patrimoine. Dans ce dernier cas, le Client peut fournir un état de situation confirmé par l'avocat du Client au Canada.
États financiers audités (datant de moins de 2 ans et si la société est tenue de se soumettre à un audit financier) ou relevés de compte d'institution financière certifiés portant sur une période de 3 à 6 mois.

Annexe 1 – Secteurs d'activité interdits

La Société n'entretient pas de relations d'affaires avec des entités juridiques exerçant les activités suivantes :

Institutions financières fictives et sociétés fictives ainsi que les autres entités qui fournissent des services à des institutions financières fictives et à des sociétés fictives

Institutions financières ou autres entités juridiques :

‍sans présence physique dans aucun pays/aucune juridiction
sans lien avec une activité commerciale réelle
sans adresse commerciale effective
société immatriculée dans une juridiction dépourvue d'obligations de déclaration

Sociétés proposant des actions au porteur

N/a

Services d'encaissement d'espèces

N/a

Services de recouvrement de créances

N/a

Services de détective

N/a

Services de Forex et/ou d'investissement non agréés

‍Services d'investissement et services auxiliaires d'investissement, lorsque le prestataire de services n'est pas dûment agréé au Canada ou dans un autre pays où les exigences législatives en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme sont équivalentes à la législation canadienne. ;
services d'intermédiation en change de devises étrangères non agréés (tels que les courtiers en forex, les options binaires).

Jeux d'argent non agréés et loterie non réglementée

‍Services d'enchères‍
‍Pronostics sportifs ou établissement de cotes ;‍
‍Machines à sous en ligne ;‍
‍Jeux en ligne ;‍
‍Ligues fantasy à prix en espèces ;‍
‍Jeux de cartes en ligne ;‍
‍Casinos ;

Armes à feu

Secteurs d'activité prenant part, de quelque manière que ce soit, à la production ou à la vente d'armes à feu, de leurs pièces, d'explosifs, de poudre à canon ou de munitions.

Divertissement pour adultes et articles connexes

Pornographie et tout autre média proposant des services à caractère sexuel tels que la prostitution, le chat en direct ou la webcam pour adultes, les escortes et les articles connexes.

Substances légales et illégales (y compris la marijuana à usage médical) et articles connexes

Dispensaires de marijuana, stéroïdes et autres substances médicales (y compris les articles connexes) que la société qualifie d'interdits.

Cyberlockers, IPTV

Prestataires de services de stockage de fichiers anonymes, sites de téléchargement, sites de diffusion en continu de chaînes de télévision basées sur IP.

Marketing à paliers multiples

‍Systèmes pyramidaux - par ex. le système de Ponzi. Un système pyramidal est une escroquerie d'investissement illégale fondée sur une organisation hiérarchique du marketing de réseau.‍
‍Marketing de réseau. Le marketing de réseau est un modèle d'affaires qui repose sur la vente de personne à personne par des représentants indépendants, travaillant souvent à domicile. Une activité de marketing de réseau peut exiger de constituer un réseau de partenaires commerciaux ou de vendeurs afin de contribuer à la génération de prospects et à la conclusion des ventes.‍
‍Programmes de marketing de recommandation.

Services de prêteur sur gages

N/a

Services sans valeur ajoutée

Revente de services sans avantage ajouté, tels que des offres gouvernementales ou des sites trompeurs ou prédateurs à l'égard des Clients.

Concessionnaires de voitures d'occasion

Vente de véhicules d'occasion.

Enchères non réglementées

N/a

Distribution de produits du tabac et de l'alcool

N/a

Annexe 2 – Juridictions interdites

Abkhazie

Afghanistan

Albanie

Samoa américaines

Bahamas

Barbade

Biélorussie

Botswana

Cambodge

République centrafricaine

Crimée

République démocratique du Congo

Cuba

République nationale de Donetsk (DNR)

Éthiopie

Ghana

Haïti

Iran

Jamaïque

Cachemire

Liban

Libye

République nationale de Louhansk (LNR)

Maurice

Mali

Mongolie

Myanmar

Haut-Karabagh

Nicaragua

Corée du Nord (République populaire démocratique de Corée)

Nigéria

Pakistan

Panama

Palestine

Porto Rico

Russie

Samoa

Sénégal

Somalie

Ossétie du Sud

Soudan du Sud

Syrie

Trinité-et-Tobago

Ukraine Crimée et Sébastopol (Crimée)

Ouganda

Vanuatu

Yémen

Zimbabwe

Annexe 3 – Infractions applicables aux MSB en cas de violation de la réglementation en matière de BC/FT (ML/TF)

La législation en matière de BC/FT (ML/TF) crée un certain nombre d'infractions pénales relatives au blanchiment de capitaux.

En tant que société participant à la prestation de services monétaires, tant la société elle-même que nos employés doivent avoir connaissance de ces infractions, car elles pourraient entraîner de lourdes sanctions pour le MLRO, la haute direction et/ou l'employé.

Le non-respect des parties 1 et 1.1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act) peut donner lieu à des sanctions pénales ou administratives. Des sanctions pénales et des sanctions administratives pécuniaires (AMP) ne peuvent être prononcées à la fois pour les mêmes cas de non-conformité.

Annexe 4 – Informations utiles complémentaires (liens)

Les sites web suivants contiennent les détails des différentes questions abordées dans le présent document :

Réglementation

FINTRAC https://www.fintrac-canafe.gc.ca/intro-eng qui contient des informations détaillées sur la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux

Gendarmerie royale du Canada (Royal Canadian Mounted Police) https://www.rcmp-grc.gc.ca/en/economic-financial-crime PRINCIPES DU GROUPE WOLFSBERG https://www.wolfsberg-principles.com/wolfsberg-group-standards

Organismes de cartes internationaux :

MasterCard -http://www.mastercard.com/

Outils de filtrage et de surveillance

Liste des personnes les plus recherchées d'Interpol https://www.interpol.int/en/How-we-work/Notices/View-Red-Notices

Liste consolidée des sanctions autonomes canadiennes https://www.international.gc.ca/world-monde/international_relations-relations_internationales/sanctions/consolidated- consolide.aspx?lang=eng

Office of Foreign Assets Control (OFAC) www.treasury.gov/ofac

Mesures restrictives (sanctions) de l'UE https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and-finance/international-relations/restrictive-measures-sanctions_en