AML-beleid

Laatst bijgewerkt:

25 juli 2026

Dit is een vertaling van de oorspronkelijke Engelse versie en wordt uitsluitend ter informatie aangeboden. Bij verschillen tussen de versies is de Engelse versie doorslaggevend.

1. TERMEN EN DEFINITIES

AML

Anti-Money Laundering (bestrijding van witwassen).

AML-beleid

Dit beleid en deze procedures inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering.

Uiteindelijk belanghebbende

Uiteindelijk belanghebbenden zijn de natuurlijke personen die direct of indirect 25% of meer van een vennootschap of van een andere entiteit dan een vennootschap bezitten of controleren. In het geval van een trust zijn dit de trustees, de bekende begunstigden en de insteller(s) (settlors) van de trust. Indien de trust een breed gehouden trust of een beursgenoteerde trust is, zijn dit de trustees en alle personen die direct of indirect 25% of meer van de units van de trust bezitten of controleren.

Contant geld

Bankbiljetten, munten en reischeques in enige valuta.

CDD (Customer Due Diligence, cliëntenonderzoek)

Het identificeren en verifiëren van de identiteit van de Klant en van iedere uiteindelijk belanghebbende van de Klant, en het verkrijgen van informatie over het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie.

CFT

Combating the Financing of Terrorism (bestrijding van terrorismefinanciering).

Compliance Officer of MLRO

Een Compliance Officer (ook bekend als de Money Laundering Reporting Officer) is het centrale aanspreekpunt binnen de onderneming voor het toezicht op alle activiteiten die verband houden met financiële criminaliteit.

Onderneming of KEYTOM

KEYTOM SERVICES LTD

Strafbare gedragingen

Gedragingen die in enig deel van Canada een strafbaar feit vormen, of die een strafbaar feit zouden vormen in enig deel van Canada indien zij daar zouden plaatsvinden.

Klanten / Cliënten

Een rechtspersoon of natuurlijke persoon die op basis van de dienstverleningsovereenkomst gebruikmaakt van een of meer van de door KEYTOM SERVICES LTD geleverde diensten.

EEA

European Economic Area (Europese Economische Ruimte).

EDD (Enhanced Due Diligence, verscherpt cliëntenonderzoek)

Aanvullende maatregel van cliëntenonderzoek die moet worden toegepast: Wanneer de Klant niet fysiek aanwezig is geweest ten behoeve van identificatie. Wanneer de Klant een PEP is of in enige andere situatie die naar haar aard een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering kan opleveren.

FINTRAC

Financial Transactions and Reports Analysis Centre of Canada.

KYC

Know Your Customer/Client (ken uw klant).

MSB (Money Services Business)

Een entiteit die een vestiging in Canada heeft en die zich bezighoudt met het verlenen van ten minste een van de volgende diensten:

(i) het handelen in vreemde valuta,

(ii) het overmaken of overdragen van geld op welke wijze dan ook of via enige persoon, entiteit of elektronisch netwerk voor geldovermakingen,

(iii) het uitgeven of inwisselen van postwissels, reischeques of andere soortgelijke verhandelbare instrumenten, met uitzondering van cheques die betaalbaar zijn aan een met name genoemde persoon of entiteit,

(iv) het handelen in virtuele valuta, of

(v) enige voorgeschreven dienst.

PCMLTFA

Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act (S.C. 2000, c. 17).

PEP (politiek prominente personen)

Een persoon die op een bepaald moment een van de in deze lijst genoemde ambten of functies bekleedt — of binnen een voorgeschreven periode vóór dat moment heeft bekleed:

Gouverneur-generaal, luitenant-gouverneur of regeringsleider;
Lid van de Senaat of van het Lagerhuis, of lid van de wetgevende vergadering van een provincie;
Onderminister of gelijkwaardige rang;
Ambassadeur, of attaché of raadgever van een ambassadeur;
Militair officier met de rang van generaal of hoger;
President van een vennootschap die rechtstreeks volledig eigendom is van Her Majesty in right of Canada of van een provincie;
Hoofd van een overheidsinstantie;
Rechter van een hof van beroep in een provincie, van het Federal Court of Appeal of van het Supreme Court of Canada;
Leider of voorzitter van een politieke partij die vertegenwoordigd is in een wetgevende vergadering;
Bekleder van enig voorgeschreven ambt of enige voorgeschreven functie; of
Burgemeester, reeve of andere soortgelijke hoogste bestuurder van een gemeentelijke of lokale overheid.

Politiek prominente buitenlandse persoon

Een persoon die op een bepaald moment een van de in deze lijst genoemde ambten of functies bekleedt — of binnen een voorgeschreven periode vóór dat moment heeft bekleed:

Staatshoofd of regeringsleider;
Lid van de uitvoerende raad van de regering of lid van een wetgevende vergadering;
Onderminister of gelijkwaardige rang;
Ambassadeur, of attaché of raadgever van een ambassadeur;
Militair officier met de rang van generaal of hoger;
President van een staatsbedrijf of van een financiële instelling in staatseigendom;
Hoofd van een overheidsinstantie;
Rechter van een hooggerechtshof, een constitutioneel hof of een andere rechterlijke instantie in hoogste aanleg;
Leider of voorzitter van een politieke partij die vertegenwoordigd is in een wetgevende vergadering; of
Bekleder van enig voorgeschreven ambt of enige voorgeschreven functie.

Naaste verwanten van een PEP (familieleden)

de echtgenoot, of een persoon die als gelijkwaardig aan een echtgenoot wordt beschouwd, van een PEP;
de kinderen en hun echtgenoten, of personen die als gelijkwaardig aan een echtgenoot worden beschouwd, van een politiek prominent persoon;
de ouders van een PEP.

Naaste geassocieerden van een PEP

natuurlijke personen van wie bekend is dat zij met een PEP gezamenlijk uiteindelijk belanghebbende zijn van juridische entiteiten of juridische constructies, of daarmee andere nauwe zakelijke betrekkingen onderhouden;
natuurlijke personen die als enige uiteindelijk belanghebbende zijn van een juridische entiteit
of juridische constructie waarvan bekend is dat deze feitelijk ten behoeve van een PEP is opgezet.

RBA

Risicogebaseerde benadering.

Shell Financial Institute (lege financiële instelling)

Een financiële instelling die:

i. geen bedrijfsactiviteiten uitoefent op een vast adres in een rechtsgebied waarin de lege financiële instelling bevoegd is bankactiviteiten te verrichten

ii. niet een of meer personen voltijds in dienst heeft op enig vast adres

iii. op geen enkel adres een bedrijfsadministratie bijhoudt

iv. niet onderworpen is aan inspectie door de bankautoriteit die haar een vergunning heeft verleend om bankactiviteiten te verrichten, en

v. niet is verbonden aan een gereguleerde financiële groep.

SDD (Simplified Due Diligence, vereenvoudigd cliëntenonderzoek)

Een uitzondering op de verplichting om de maatregelen van cliëntenonderzoek toe te passen voor bepaalde Klanten, bijvoorbeeld financiële instellingen die onderworpen zijn aan de Money Laundering Directive of aan gelijkwaardige wetgeving en gelijkwaardig toezicht. Zij is ook beschikbaar voor bepaalde categorieën producten en transacties die door financiële instellingen kunnen worden aangeboden.

STR

Melding van verdachte transacties (met inbegrip van activiteiten).

2. INLEIDING

De Onderneming is een Money Services Business (MSB) die e-commerce- en betaaldiensten levert:

Multivaluta-acquiring van MasterCard, e-money;
Uitbetalingen aan verkooppunten;
Betalingen in meerdere valuta's;
SWIFT-betalingen;
SEPA-betalingen;
Handel in virtuele valuta;
Valutawissel.

De Onderneming is zich ervan bewust dat MSB's in het verleden doelwit zijn geweest van de georganiseerde misdaad die de opbrengsten van illegale activiteiten wilde witwassen.

De Onderneming en haar medewerkers streven naar de hoogste normen op het gebied van de voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering. Wij beschikken over robuuste en effectieve maatregelen en controles inzake risicobeoordeling en cliëntenonderzoek om naleving van de geldende regelgeving, wetgeving en normen te waarborgen en om een doorlopende praktijk van monitoring en training te verzekeren ten behoeve van een allesomvattende aanpak.

Wij begrijpen dat de regelgeving en wetgeving ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering een verantwoordelijkheid leggen bij de medewerkers van de Onderneming om witwassen en terrorismefinanciering over een breed spectrum te bestrijden, met inbegrip van financiële transacties, het bezitten van, het op enigerlei wijze omgaan met, of het verhullen van de opbrengsten van enig misdrijf. Wij opereren in een transparante omgeving waarin beoordeling, monitoring en rapportage centraal staan in onze bedrijfsvoering. Wij zetten ons in voor de voorkoming van financiële criminaliteit en blijven bestaande maatregelen verbeteren door middel van specifieke actieplanprocessen.

3. DOEL

Het doel van dit beleid is te waarborgen dat de Onderneming voldoet aan de verplichtingen en vereisten die zijn vastgelegd in de Canadese wetgeving, regelgeving en voorschriften met betrekking tot de identificatie, voorkoming en melding van witwassen of terrorismefinanciering.

Hiertoe behoort het waarborgen dat wij over adequate systemen en controles beschikken om de risico's voor de Onderneming en haar Cliënten te beperken, met inbegrip van strikte verificatie- en cliëntenonderzoekscontroles op Klanten, transacties en derden met wie wij zakendoen.

Dit beleid biedt onze medewerkers richtlijnen en een systematische aanpak om te waarborgen dat hun kennis en begrip van de regelgeving inzake financiële criminaliteit voorbeeldig is, en beschrijft onze verwachtingen en hun verantwoordelijkheden op grond van de regelgeving en van onze eigen doelstellingen. Wij bieden een breed en effectief opleidingsprogramma rond de antiwitwasregelgeving en de daarmee verbonden toezichthoudende instanties, en voeren tests en monitoring uit om het begrip en de toepassing van de vereisten door medewerkers te beoordelen en aan te tonen.

De Onderneming doet er alles aan om onze medewerkers en Cliënten te beschermen tegen blootstelling aan dreigingen van witwassen en terrorismefinanciering en zal steeds een bedrijfsbrede risicogebaseerde benadering van de voorkoming van financiële criminaliteit waarborgen. Wij pleiten voor voortdurende naleving van de richtsnoeren en regels die zijn vastgelegd in de volgende wetgeving:

Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act;
Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations;
Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Suspicious Transaction Reporting Regulations;
Freezing Assets of Corrupt Foreign Officials Act;
Assessment of Inherent Risks of Money Laundering and Terrorist Financing in Canada;
Toepasselijke richtsnoeren van FINTRAC;
Electronic Funds Transfer requirements (EFT) voor de uitvoering van de Income Tax Act, de Excise Tax Act en de Excise Act, 2001;
Canadese sanctiewetgeving, bestaande uit
○ United Nations Act
○ Special Economic Measures Act
○ Justice for Victims of Corrupt Foreign Officials Act
Overige toepasselijke wetgeving.

De richtsnoeren en instructies worden gegeven door FINTRAC. Het is belangrijk op te merken dat de Canadese wetgeving met betrekking tot witwassen “all crimes legislation” is. Als onderneming die betrokken is bij het verlenen van money services business-diensten, moeten zowel de onderneming zelf als de medewerkers zich bewust zijn van de sancties bij overtreding van de wetgeving. De mogelijke sancties bij overtreding worden beschreven in Bijlage 8.

4. TOEPASSINGSGEBIED

Het beleid heeft betrekking op alle medewerkers (dat wil zeggen vaste medewerkers, medewerkers met een contract voor bepaalde tijd en tijdelijke medewerkers, vertegenwoordigers van derden of onderaannemers, uitzendkrachten, vrijwilligers, stagiairs en agenten die voor de Onderneming werkzaam zijn in Canada of daarbuiten). Het beleid is opgesteld om te waarborgen dat de medewerkers omgaan met het gebied waarop dit beleid betrekking heeft in overeenstemming met wettelijke, regelgevende, contractuele en zakelijke verwachtingen en vereisten.

Het niet naleven door een medewerker van de in dit beleid vastgelegde richtsnoeren en doelstellingen kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

5. WAT IS WITWASSEN EN TERRORISMEFINANCIERING?

Witwassen wordt in het algemeen gedefinieerd als het verrichten van handelingen die erop gericht zijn de werkelijke herkomst van uit misdrijf verkregen opbrengsten te verhullen of te verbergen, zodat die opbrengsten afkomstig lijken uit legitieme bron of legitieme vermogensbestanddelen lijken te vormen.

Witwassen vindt in het algemeen plaats in drie fasen:

A) Plaatsing

Contant geld komt voor het eerst in het financiële stelsel terecht in de fase van "plaatsing", waarin het uit criminele activiteiten verkregen contante geld wordt omgezet in monetaire instrumenten. Dergelijke monetaire instrumenten kunnen zijn: postwissels of reischeques, gestort op rekeningen bij financiële instellingen, het opdelen van het contante geld in kleinere bedragen en het doen van diverse stortingen op één of meer rekeningen bij één of meer Financiële Instellingen; de Klant opent meerdere rekeningen op verschillende namen bij verschillende instellingen; anderen inzetten of overhalen om namens hen middelen te storten; het aankopen van goederen zoals juwelen, kunst en andere activa met het oog op wederverkoop op een later tijdstip; het doen van stortingen met behulp van medewerkers van de betreffende financiële instelling.

Contant geld dat uit misdrijven is verkregen, wordt in het financiële stelsel geplaatst. Dit is het moment waarop opbrengsten van misdrijven het meest zichtbaar zijn en het grootste risico op ontdekking lopen.

B) Versluiering

In de fase van "versluiering" worden de middelen overgeboekt of verplaatst naar andere rekeningen of andere financiële instellingen om het geld verder van zijn criminele herkomst te scheiden. Bijvoorbeeld: het verkopen van activa of het overstappen op andere beleggingsvormen; het overboeken van geld naar rekeningen bij andere financiële instellingen; het uitvoeren van overboekingen naar het buitenland (vaak via lege vennootschappen); het storten van contant geld in buitenlandse banksystemen.

Zodra opbrengsten van misdrijven zich in het financiële stelsel bevinden, verhult versluiering de herkomst ervan door het geld door complexe transacties te leiden. Hierbij zijn vaak verschillende entiteiten betrokken, zoals vennootschappen en trusts, en dit kan in meerdere rechtsgebieden plaatsvinden.

C) Integratie

Zodra de herkomst van de middelen is verhuld, is een crimineel in staat de middelen weer te laten verschijnen als legitieme middelen of activa.

In de fase van "integratie" worden de middelen opnieuw in de economie gebracht en gebruikt om legitieme activa aan te kopen of om andere criminele activiteiten of legitieme ondernemingen te financieren, bijvoorbeeld - een erfenis, aflossingen van leningen, verkoop van activa in het buitenland.

Terrorismefinanciering

Bij terrorismefinanciering gaat het mogelijk niet om opbrengsten van strafbaar gedrag, maar veeleer om een poging om ofwel de herkomst van de middelen ofwel het beoogde gebruik ervan, dat crimineel van aard kan zijn, te verhullen. Legitieme bronnen van middelen vormen een belangrijk verschil tussen terrorismefinanciers en traditionele criminele organisaties.

Naast liefdadigheidsdonaties omvatten legitieme bronnen buitenlandse overheidssponsors, bedrijfseigendom en persoonlijke arbeid. Hoewel de motivatie van traditionele witwassers en terrorismefinanciers verschilt, kunnen de daadwerkelijke methoden die worden gebruikt om terroristische operaties te financieren dezelfde of vergelijkbaar zijn met de methoden die andere criminelen gebruiken om middelen wit te wassen. Voor de financiering van terroristische aanslagen zijn niet altijd grote geldbedragen nodig en de bijbehorende transacties zijn mogelijk niet complex.

Alle personeelsleden lopen het risico een strafbaar feit te plegen indien zij aan een criminele transactie meewerken doordat zij de waarschuwingssignalen over het hoofd zien.

De Onderneming geeft geen prepaidkaarten uit en verleent op geen enkele wijze diensten aan anonieme Cliënten of aan Cliënten van wie de identiteit niet is vastgesteld en geverifieerd in strikte overeenstemming met onze interne regels en voorschriften. De Onderneming gaat geen zakelijke activiteiten aan met lege vennootschappen en lege Financiële Instellingen.

In lijn met de PCMLTFA en sectorbrede best practices identificeert de Onderneming haar potentiële Cliënten en hun uiteindelijk begunstigden (UBO's), verifieert zij hun identiteit en voert zij vóór de aanvang van een zakelijke relatie een standaard (CDD) of verscherpt (EDD) cliëntenonderzoek uit.

6. DOELSTELLINGEN

Om witwassen, terrorismefinanciering, fraude en andere vormen van financiële criminaliteit te voorkomen, streeft de Onderneming naar het behalen van de onderstaande doelstellingen:

Het detecteren en melden van vermoedelijk witwassen aan de FINTRAC;
Alle personeelsleden worden opgeleid en moeten alert blijven op de signalen van witwassen, terrorismefinanciering en fraude;
De Onderneming aanvaardt geen betalingen in contant geld;
Alle personeelsleden volgen de procedures voor cliëntenonderzoek en identificatie van Cliënten;
Het handhaven van strikte en robuuste controles en procedures om verdachte activiteiten te detecteren en te melden;
Frequente risicobeoordeling en regelmatige audits van alle controles en systemen op het gebied van AML en terrorismefinanciering;
Het aanstellen van een Compliance Officer met voldoende kennis en senioriteit om de in dit document uiteengezette taken en doelstellingen te vervullen;
Het handhaven van identificatieprocedures voor Cliënten in alle omstandigheden waarin dergelijke maatregelen vereist zijn;
Het implementeren van procedures die het melden van vermoedens van witwassen, terrorismefinanciering en fraude mogelijk maken;
Het bewaren van relevante gegevens gedurende ten minste vijf jaar of langer indien de PCMLTFA dit vereist;
Het gebruiken van een screeningprogramma voor werknemers om de vereiste zorgvuldigheid te waarborgen;
Het naleven van de wetten, wetgeving en regelgeving ter voorkoming van financiële criminaliteit, terrorismefinanciering en witwassen.

7. ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Alle personeelsleden moeten maatregelen nemen om de naleving van dit beleid te waarborgen en om ervoor te zorgen dat zij de inhoud van dit document volledig begrijpen.

7.1. Hoger management

Verantwoordelijk voor de algehele naleving door de Onderneming en voor het waarborgen dat er voldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor de juiste opleiding van personeel en de implementatie van risicosystemen.

Dit omvat computersoftware ter ondersteuning van het toezicht. Het hoger management ontvangt van de Compliance Officer updates over compliancekwesties van de Onderneming. Zij ontvangen en beoordelen tevens het jaarlijkse rapport van de Compliance Officer en implementeren de daarin gedane aanbevelingen.‍

7.2. Compliance Officer

De Onderneming moet een Compliance Officer aanwijzen die verantwoordelijk is voor het organiseren van de implementatie van de PCMLTFA en voor het onderhouden van de contacten met FINTRAC.

De Compliance Officer bewaart kopieën van al het opleidingsmateriaal. Geactualiseerde AML-training wordt ten minste jaarlijks gegeven. Van alle trainingen worden gegevens bijgehouden, waaronder de data waarop en door wie deze zijn gegeven, zowel centraal als in de personeelsdossiers.

Tot de taken van de Compliance Officer behoren:

Het monitoren van de naleving door de Onderneming van de AML/CFT-verplichtingen;
Het aangewezen en bereikbaar zijn voor het ontvangen en beoordelen van meldingen van verdachte activiteiten van werknemers;
Het beoordelen van dergelijke meldingen en het vaststellen of gemelde verdachte activiteiten aanleiding geven tot wetenschap of vermoeden dat een Klant betrokken is of kan zijn bij witwassen of terrorismefinanciering;
Het toezien op de communicatie en opleiding voor werknemers;
Waarborgt dat de onderneming alle vereiste AML-gegevens bijhoudt en bewaart en ziet erop toe dat Suspicious Activity Reports worden ingediend. De Compliance Officer is bekleed met de volledige verantwoordelijkheid en bevoegdheid om het AML/CFT-programma van de onderneming te handhaven;
Het beslissen of meldingen aan de FINTRAC moeten worden doorgegeven;
Het beoordelen van alle nieuwe wetgeving en het bepalen van de gevolgen daarvan voor het operationele proces van de Onderneming;
Het opstellen van schriftelijke procedures op het gebied van Compliance en het beschikbaar stellen daarvan aan alle compliancemedewerkers en andere belanghebbenden;
Het waarborgen dat passend cliëntenonderzoek wordt uitgevoerd bij Klanten en zakenpartners;
Het ontvangen van interne meldingen van verdachte transacties (interne STR's) van personeelsleden;
Het op passende wijze bijhouden en beoordelen van gegevens over alle besluiten met betrekking tot STR's;
Het waarborgen dat personeelsleden bij indiensttreding passende training ontvangen en dat zij op jaarbasis of indien nodig regelmatig opfristraining ontvangen;
Het monitoren van zakelijke relaties en het vastleggen van beoordelingen en genomen besluiten;
Het nemen van een besluit over het voortzetten of beëindigen van de handelsactiviteiten met een bepaalde Klant;
Het waarborgen dat alle bedrijfsgegevens, documenten met transactiegegevens en gegevens ter bevestiging van een geldelijke handeling of transactie of andere juridisch geldige documenten en gegevens met betrekking tot de uitvoering van geldelijke transacties gedurende vijf jaar vanaf de datum van de laatste transactie van de Klant worden bewaard.

7.3. Personeel

Verantwoordelijk voor de naleving van dit AML-beleid en voor het begrijpen van hun verantwoordelijkheden binnen het kader van de AML/CFT-naleving. Zorgen ervoor dat de procedures van de Onderneming worden nageleefd en verkrijgen alle documentaire bewijzen zoals uiteengezet in het AML-beleid. Zorgen ervoor dat verdachte activiteiten zo spoedig als praktisch mogelijk aan de Compliance Officer worden gemeld, doch uiterlijk binnen één werkuur na het moment waarop deze zijn opgemerkt.

8. RISICOGEBASEERDE BENADERING

De Canadese AML-wetgeving vereist dat een risicogebaseerde benadering wordt geïmplementeerd voor de Money Service Business die zich bezighoudt met elektronische geldoverboekingen. De risicogebaseerde benadering helpt bij het sturen van de toewijzing van compliancemiddelen, de strategie voor interne controles en de systeemstructuren van de Onderneming, en stelt de Onderneming in staat zich te richten op gebieden met een hoger risico. De Onderneming beschouwt de risicogebaseerde benadering als een tweeledig concept. Ten eerste dient elke MSB alle mogelijke risico's op witwassen en terrorismefinanciering die op haar bedrijfsmodel van toepassing zijn, in te schatten. Ten tweede dient elke MSB haar eigen reeks mitigerende maatregelen te implementeren die gericht zijn op het verminderen van de risico's op ML/TF, fraude en andere toepasselijke vormen van financiële criminaliteit.

Dit onderdeel van het AML-beleid is opgesteld aan de hand van het "Risk-based approach workbook" en de "Risk assessment guidance" die door FINTRAC zijn uitgegeven en die de Onderneming dient na te leven om witwassen en terrorismefinanciering doeltreffend te bestrijden.

De Onderneming neemt tevens nota van de best practices in de sector die zijn uiteengezet in de richtsnoeren van de European Banking Authority, FATF, JMLSG en het Basel Committee.

Het Risk-based approach workbook en de Risk assessment guidance ondersteunen de Onderneming bij de ontwikkeling van:

Een gemeenschappelijk begrip van wat de risicogebaseerde benadering inhoudt;
Het uiteenzetten van de overkoepelende beginselen die gepaard gaan met het toepassen van een risicogebaseerde benadering;
Het bevorderen van de positie van de Onderneming in de ogen van haar partners, aangezien onze risicogebaseerde benadering duidt op goede praktijken in de publieke en private sector.

Onze risicogebaseerde benadering omvat:

Het identificeren van risico's die relevant zijn voor onze onderneming;
Het uitvoeren van gedetailleerde risicobeoordelingen op de hieronder beschreven risicogebieden;
Het ontwikkelen van controles en procedures om de impact van de geïdentificeerde risico's rechtstreeks te beheersen en te verminderen;
Het monitoren van controles en het verbeteren van de doeltreffendheid daarvan;
Het bijhouden van gegevens over alle risicobeoordelingen, evaluaties en actieplannen ter verbetering.

Ten behoeve van een doeltreffendere risicobeoordeling wordt het risicobeoordelingsproces van de Onderneming in twee delen opgesplitst

Bedrijfsgebaseerde risicobeoordeling en relatiegebaseerde risicobeoordeling.

De Onderneming evalueert haar RBA op jaarbasis en wanneer het bedrijfsmodel verandert, alsmede wanneer de Onderneming voornemens is nieuwe producten of diensten aan te bieden.‍

8.1. Bedrijfsgebaseerde risicobeoordeling

De Onderneming heeft de bedrijfsgebaseerde risicobeoordeling ontwikkeld en gedocumenteerd in het document "Internal Business Risk Assessment". Dit document beschrijft het proces van de bedrijfsrisicobeoordeling van de Onderneming, de geïdentificeerde risico's en de aangeboden mitigerende maatregelen, en bevat een bedrijfsrisicoprofiel. De bedrijfsrisicobeoordeling stelt de Onderneming in staat vast te stellen waar zich risico's voordoen binnen bedrijfsonderdelen, cliënten of bepaalde producten of diensten. De Onderneming documenteert mitigerende controles voor de gebieden die zij als hoog risico aanmerkt. Het aantal risico's dat kan worden geïdentificeerd, varieert naargelang het type bedrijfsactiviteiten dat de Onderneming uitvoert en de producten en/of diensten die aan de Cliënten worden aangeboden.

Om een bedrijfsgebaseerde risicobeoordeling uit te voeren, dient de Onderneming de inherente risico's van haar onderneming te identificeren door de kwetsbaarheden voor ML/TF te beoordelen. De algehele bedrijfsgebaseerde risicobeoordeling omvat het risico dat door de volgende factoren wordt gevormd:

De combinatie van producten, diensten en distributiekanalen;
De geografische locaties waar de onderneming actief is;
Cliënten en zakelijke relaties;
De impact van nieuwe ontwikkelingen en technologieën die van invloed zijn op de bedrijfsvoering; en
Overige relevante factoren.

Zodra de Onderneming alle inherente risico's van de onderneming heeft geïdentificeerd en gedocumenteerd, kan aan elk risico een niveau of score worden toegekend aan de hand van een schaal- of scoremethodiek die is afgestemd op de omvang en het type van de onderneming.

Wettelijk gezien moet onze Onderneming bijzondere maatregelen toepassen en documenteren voor de elementen van de onderneming met een hoog risico. Met de "Internal Business Risk Assessment" kan de Onderneming aan FINTRAC aantonen dat de Onderneming controles en maatregelen heeft ingevoerd om deze elementen met een hoog risico aan te pakken en dat deze doeltreffend zijn (de doeltreffendheid van de in de "Internal Business Risk Assessment" vermelde controles en maatregelen wordt aangetoond door middel van interne of onafhankelijke (indien van toepassing) beoordelingen van de Onderneming).

De Onderneming maakt onder meer gebruik van een werkblad voor de bedrijfsgebaseerde risicobeoordeling, dat helpt bij het documenteren, opslaan en actualiseren van de inherente risico's die verband houden met uw onderneming. Het werkblad bevat risicofactoren die verband houden of kunnen houden met de bedrijfsactiviteiten van de Onderneming, de aan de factor toegekende risicoclassificatie en de mitigerende maatregelen die de Onderneming voor elk risico biedt.‍

8.2. Relatiegebaseerde risicobeoordeling

De Onderneming maakt gebruik van een risicogebaseerd systeem, dat volledig is gedocumenteerd in de "AML/CFT Client Risk Management Procedure" en dat zorgt voor doorlopende herbeoordeling van de score van Klanten en voor transactiemonitoring op signalen van ML en TF. De Procedure maakt deel uit van de ondernemingsbrede risicobeoordeling.

Bij het beoordelen van de risico's op witwassen en terrorismefinanciering worden de volgende factoren in aanmerking genomen:

De typen Klanten die de Onderneming heeft;
Waar die Klanten gevestigd zijn (d.w.z. landen met een hoog risico volgens de FATF en de EU);
Transactietypen en -volumes;
Aangeboden producten en diensten;
Kanalen waarlangs particulieren/vennootschappen Klant kunnen worden;
De nieuwe ontwikkelingen en technologieën die de Onderneming aan haar Cliënten beschikbaar stelt;
Het vertrouwen op en/of het gebruik van derden;
Monitoring van het gedrag van Klanten;
Distributiekanalen van producten/diensten;
Betalingsverwerking (d.w.z. overboekingen - elektronisch of telegrafisch, enz.);
Hoe middelen worden toegewezen, aanvaard en aangehouden;
Interne en externe risico's (d.w.z. Klanten, uitbesteding, markten, systemen enz.)

De Onderneming verdeelt haar Klanten in vier risicogroepen:

Verboden (moet worden beschouwd als vallend buiten de risicobereidheid van de Onderneming)
Hoog (toepassing van verscherpt cliëntenonderzoek, met inbegrip van goedkeuring door het hoger management);
Middel (toepassing van standaard cliëntenonderzoek);
Laag (toepassing van standaard cliëntenonderzoek).

8.3. Verboden typen Klanten

De Onderneming weigert toegang tot haar diensten aan alle personen of entiteiten die op dat moment:

onderworpen zijn aan gerichte financiële sancties opgelegd door de Verenigde Naties, de VS (OFAC), de EU of Canada;
opgericht zijn in, gevestigd zijn in of transacties verrichten met een land dat door de FATF is opgenomen onder "High-risk and other monitored jurisdictions" of "Jurisdictions under Increased Monitoring".
of behoren tot bedrijfstakken die door de Onderneming zijn verboden en zijn opgenomen in Bijlage 6.

9. CLIËNTENONDERZOEK

De Onderneming past cliëntenonderzoek toe bij de aanvang van de relatie met de Klant door de identiteit van de Klant vast te stellen en te verifiëren op basis van documenten, gegevens of informatie verkregen uit een betrouwbare en onafhankelijke bron.

Cliëntenonderzoek (CDD), verscherpt cliëntenonderzoek (EDD) en doorlopende monitoring zijn maatregelen die zijn bedoeld om het risico te verkleinen dat de Onderneming wordt gebruikt door personen die opbrengsten van misdrijven willen witwassen of terrorisme willen financieren.

Ten minste de volgende CDD-maatregelen worden toegepast:

het identificeren van de Klant en het verifiëren van de identiteit van de Klant op basis van documenten of andere gegevens verkregen uit een betrouwbare en onafhankelijke bron;
het identificeren van natuurlijke personen die de uiteindelijk begunstigde(n) en vertegenwoordigers (voor zakelijke cliënten) van de Klant zijn, en het nemen van adequate, risicogevoelige maatregelen om de identiteit van die uiteindelijk begunstigde of vertegenwoordiger te verifiëren aan de hand van een betrouwbare bron die onafhankelijk is van de Klant;
het verkrijgen van informatie over het doel en de beoogde aard van de relatie van de Klant met de Onderneming;
Jaarlijks worden audits uitgevoerd op de procedure voor cliëntenonderzoek. De Onderneming controleert haar identificatieprocedures voor Klanten om te waarborgen dat het personeel het cliëntenonderzoek en de AML-processen uitvoert in overeenstemming met dit Beleid en de relevante wettelijke vereisten.

Indien de Onderneming heeft vastgesteld dat de zakelijke relatie met de Klant een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering met zich meebrengt, voert zij EDD uit.

Indien de Onderneming de maatregelen voor cliëntenonderzoek niet kan toepassen, aanvaardt zij de Klant niet en verricht zij geen transacties met die Klant. Indien de Onderneming de maatregelen voor cliëntenonderzoek niet kan toepassen op een bestaande Klant, beëindigt zij de bestaande relatie met die Klant.

De Onderneming voert tevens doorlopende monitoring uit van alle zakelijke relaties in overeenstemming met de risicobeoordeling van haar Klanten. Doorlopende monitoring wordt gedefinieerd als: het nauwgezet onderzoeken van transacties van Klanten die gedurende de looptijd van de relatie worden verricht (met inbegrip van, waar nodig, de herkomst van middelen), om te waarborgen dat de transacties in overeenstemming zijn met de kennis over de Cliënten, hun bedrijf en het risicoprofiel.

De Onderneming houdt de documenten, gegevens of informatie die zijn verkregen ten behoeve van de toepassing van CDD actueel door middel van periodieke beoordeling van het CDD-dossier, of beoordeelt deze op ad-hocbasis naar aanleiding van triggergebeurtenissen.

De Onderneming identificeert de Uiteindelijk Belanghebbende van de Klant (zowel in het geval van rechtspersonen als van natuurlijke personen) en neemt passende maatregelen, op risicogevoelige basis, om zijn/haar identiteit te verifiëren (met inbegrip van, in het geval van een rechtspersoon, trust of soortgelijke juridische constructie, maatregelen om de eigendoms- en zeggenschapsstructuur te doorgronden).

Conform de toepasselijke wetgeving hanteert de Onderneming 3 niveaus van due-diligencecontroles, afhankelijk van het risicoprofiel en het transactiegedrag van de Klant. De Onderneming streeft ernaar de vereisten één stap voor te zijn. Hieronder volgen de 3 niveaus van due-diligencecontroles die de Onderneming hanteert:

CDD - Customer Due Diligence is de standaard due-diligenceprocedure die in de meeste gevallen wordt gebruikt voor verificatie en identificatie.
EDD – Enhanced Due Diligence wordt gebruikt voor Klanten met een hoog risico, grote transacties of bijzondere categorieën Cliënten zoals PEP’s.
Aanvullende controles – voor bepaalde zakelijke relaties, bovenop de standaard EDD-maatregelen.

9.1. CDD-proces

9.1.1. Voordat een zakelijke relatie met de Klant wordt aangegaan, moeten de medewerkers van de Onderneming de volgende due-diligencemaatregelen toepassen:

Bij de aspirant-Klant informatie inwinnen over het doel en de beoogde aard van diens zakelijke relaties;
Vaststellen of de aspirant-Klant voor eigen rekening handelt dan wel onder zeggenschap staat; en de uiteindelijk belanghebbende identificeren en, wanneer de aspirant-Klant via een vertegenwoordiger handelt, ook de identiteit van die persoon vaststellen;
Van de aspirant-Klant (zijnde een rechtspersoon) verlangen dat deze documenten en andere gegevens verstrekt op basis waarvan medewerkers van de Onderneming de bestuursstructuur en de aard van de activiteiten van de aspirant-Klant kunnen doorgronden;
De identiteit van de aspirant-Klant en van de uiteindelijk belanghebbende verifiëren op basis van de documenten, gegevens of informatie die zijn verkregen uit een betrouwbare en onafhankelijke bron.

9.1.2. Het is medewerkers van de Onderneming verboden Klanttransacties uit te voeren via geopende rekeningen, zakelijke relaties aan te gaan of voort te zetten en transacties uit te voeren wanneer het niet mogelijk is te voldoen aan de in deze procedure vastgestelde due-diligencevereisten:

Wanneer de Klant, in de door deze procedure vastgestelde gevallen, de gegevens ter bevestiging van zijn/haar identiteit niet verstrekt, of wanneer hij/zij onvolledige gegevens verstrekt;
Wanneer de gegevens onjuist zijn, wanneer de Klant of zijn vertegenwoordiger het verstrekken van de voor de vaststelling van zijn identiteit vereiste informatie ontwijkt, de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende verhult of het verstrekken van de voor de vaststelling van de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende vereiste informatie ontwijkt, dan wel de verstrekte gegevens daartoe ontoereikend zijn;
Wanneer de medewerkers van de Onderneming niet kunnen waarborgen dat aan de due-diligencevereisten is voldaan. In dergelijke gevallen beslist de Compliance Officer, na beoordeling van de dreiging die uitgaat van witwassen en/of terrorismefinanciering, over de gepastheid van het doorsturen van een melding van een verdachte activiteit of transactie naar de FINTRAC;
Wanneer de bedrijfsactiviteit van een zakelijke Klant niet strookt met de risicobereidheid van de Onderneming;
Wanneer de bedrijfsactiviteit van de Klant leidt tot het vermoeden dat enige vorm van illegale activiteit wordt gepleegd.

9.1.3. Het is de Onderneming verboden anonieme rekeningen of rekeningen op kennelijk fictieve namen te openen, alsmede rekeningen te openen of anderszins zakelijke relaties aan te gaan zonder de Klant te verzoeken gegevens ter bevestiging van zijn identiteit te verstrekken, of wanneer er een gegrond vermoeden bestaat dat de in deze documenten vastgelegde gegevens vervalst zijn.

9.1.4. De Onderneming moet due-diligencemaatregelen niet alleen toepassen ten aanzien van nieuwe Klanten, maar ook ten aanzien van bestaande Klanten, rekening houdend met het risiconiveau, in geval van nieuwe omstandigheden of nieuwe informatie met betrekking tot de bepaling van het risiconiveau dat van de Klant en van de uiteindelijk belanghebbende uitgaat, hun identificatiegegevens, activiteiten en andere relevante omstandigheden.

9.1.5. Gedurende de periode van de zakelijke relatie met de Klant moet de Onderneming in alle gevallen:

Doorlopende monitoring van de zakelijke relaties van de Klant uitvoeren, met inbegrip van onderzoek naar de transacties die in de loop van die relaties worden verricht, om te waarborgen dat de uitgevoerde transacties in overeenstemming zijn met de kennis van de Onderneming over de Klant, diens bedrijf en risicoprofiel alsmede de herkomst van middelen;
Waarborgen dat de door de Klant en de uiteindelijk belanghebbende tijdens de due diligence verstrekte documenten, gegevens of informatie passend en relevant zijn, regelmatig worden getoetst en actueel worden gehouden.

9.1.6. De Onderneming moet aandacht besteden aan elke activiteit die zij naar haar aard waarschijnlijk verband acht te houden met witwassen, terrorismefinanciering en/of andere vormen van financiële criminaliteit, en in het bijzonder aan complexe of ongebruikelijk grote transacties en alle ongebruikelijke transactiepatronen die geen kennelijk economisch of zichtbaar rechtmatig doel hebben, alsmede aan zakelijke relaties of geldtransacties met Klanten uit derde landen waar, op basis van de door internationale intergouvernementele organisaties officieel gepubliceerde informatie, de maatregelen ter voorkoming van witwassen en/of terrorismefinanciering ontoereikend zijn of niet in overeenstemming zijn met internationale normen. De Onderneming moet de grondslag voor en het doel van de uitvoering van dergelijke verrichtingen of transacties onderzoeken en de resultaten van het onderzoek moeten schriftelijk worden vastgelegd. Een kopie van dit verslag moet door de onderneming ten minste 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie met de Cliënt worden bewaard. Alle bestaande Klanten moeten regelmatig worden geanalyseerd; de frequentie hangt af van de aan de Klant toegekende risicogroep. Voor Klanten in de groep ’hoog risico’ moet de analyse ten minste eens per zes maanden plaatsvinden, voor Klanten in de groep 'gemiddeld risico' ten minste eens per jaar, terwijl Klanten in de groep ’laag risico’ ten minste eens per twee jaar aan een analyse moeten worden onderworpen.

9.1.7. De Onderneming mag, in overeenstemming met interne beleidsregels en interne controleprocedures, weigeren transacties uit te voeren en de transacties of de zakelijke relatie met de Klant beëindigen wanneer de Klant het verstrekken van aanvullende informatie aan de Onderneming op haar verzoek en binnen de gestelde termijnen ontwijkt of weigert. Zie Bijlage 5.‍

10. ENHANCED DUE DILIGENCE (EDD)

Het Enhanced Due Diligence (EDD)-proces van de Onderneming is erop gericht zo veel mogelijk informatie te verkrijgen om de geldigheid van de transactie te waarborgen en om te waarborgen dat de Onderneming voldoet aan de PCMLTFA en de toepasselijke regelgeving. In de praktijk omvat EDD:

Redelijke maatregelen nemen om de herkomst van het vermogen van een Klant vast te stellen – herkomst van vermogen verschilt van herkomst van middelen en beschrijft de activiteiten die het totale nettovermogen van een persoon hebben gegenereerd, d.w.z. de activiteiten die het inkomen en het bezit van een Klant hebben gegenereerd;
Overwegen of het passend is maatregelen te nemen om de herkomst van middelen en vermogen te verifiëren, hetzij bij de Klanten, hetzij bij onafhankelijke bronnen (zoals internet, openbare of commercieel beschikbare databanken);
Nadere CDD-informatie verkrijgen (identificatiegegevens en relatiegegevens);
Aanvullende stappen nemen om de verkregen CDD-informatie te verifiëren;
Frequentere toetsingen van zakelijke relaties verlangen (twee keer per jaar);
Verscherpte monitoring van transacties uitvoeren en lagere transactiedrempels instellen voor transacties die verband houden met de zakelijke relatie, en;
Voor PEP's lagere alarmdrempels instellen voor geautomatiseerde monitoring;
Onderzoek naar negatieve berichtgeving uitvoeren.

10.1. Wanneer transacties of zakelijke relaties worden uitgevoerd met politiek prominente natuurlijke personen, moet de medewerker van de Onderneming EDD uitvoeren en goedkeuring verkrijgen van een hoger leidinggevende voor het aangaan of voortzetten van zakelijke relaties met dergelijke Klanten, dan wel voor het voortzetten van zakelijke relaties met Klanten wanneer zij politiek prominente natuurlijke personen worden;

10.2. Wanneer een binnenlandse politiek prominente persoon niet langer een prominente publieke functie bekleedt, moet de Onderneming gedurende ten minste 12 maanden rekening houden met het voortdurende risico dat van die persoon uitgaat en passende, risicogevoelige maatregelen toepassen totdat die persoon wordt geacht geen verder risico meer te vormen dat specifiek is voor politiek prominente natuurlijke personen.

10.3. Het is de Onderneming verboden relaties aan te gaan en voort te zetten met een shell-financiële instelling of een financiële instelling waarvan bekend is dat zij toestaat dat haar rekeningen door een shell-financiële instelling worden gebruikt.

10.4. Wanneer de Onderneming tijdens het cliëntenonderzoek vermoedens heeft dat een handeling van witwassen en/of terrorismefinanciering wordt verricht en verder cliëntenonderzoek bij de Klant het vermoeden zou kunnen wekken dat informatie over hem aan de FINTRAC kan worden doorgegeven, mag de Onderneming het proces van cliëntenonderzoek stopzetten en geen zakelijke relatie met de Klant aangaan. In dergelijke gevallen wordt de informatie doorgestuurd naar de FINTRAC overeenkomstig de vastgestelde procedure zoals neergelegd in Artikel 16.2 van deze procedure. Zie Bijlage 4.

10.5. De Onderneming heeft EDD toegepast voorafgaand aan het aangaan van een zakelijke relatie met de respondent-financiële instelling of een virtual asset service provider (VASP).

11. POLITIEK PROMINENTE PERSONEN

Een Politically Exposed Person (PEP) is een persoon aan wie een prominente functie is of was toevertrouwd en die als zodanig een dergelijke positie of functie zou kunnen misbruiken met het oog op witwassen of andere gronddelicten, zoals corruptie of omkoping³. Vanwege de hoge risico's die aan PEP's verbonden zijn, beveelt The Financial Action Task Force (FATF) aan dat aanvullende AML- en due-diligencecontroles worden ingevoerd bij het aangaan van een zakelijke relatie met een PEP.

De Onderneming maakt gebruik van bestaande commerciële bronnen en andere databanken voor de identificatie van PEP's en waarborgt te allen tijde dat de initiële due-diligence-KYC-controles een toetsing van individuele namen aan deze bronnen en databanken omvatten om PEP's onmiddellijk te identificeren.

De Onderneming past aanvullende due-diligencemaatregelen toe op alle geïdentificeerde PEP's en, wanneer een dergelijk voorstel tot het aangaan van een zakelijke relatie bestaat, voert de Onderneming steeds EDD uit en waarborgt zij dat de goedkeuring van het hoger management voor het aangaan van de zakelijke relatie wordt verkregen en vastgelegd.

12. IDENTIFICATIE VAN DE KLANT

Ten behoeve van het vervolg moet de Onderneming haar Klant identificeren, tenzij de identiteit van die Klant reeds bij de Onderneming bekend is en door de Onderneming is geverifieerd. Nadat de Klant is geïdentificeerd, moet de Onderneming de identiteit van de Klant verifiëren. De hoeveelheid informatie die van een Klant moet worden ontvangen, hangt ervan af of de Klant een rechtspersoon dan wel een natuurlijke persoon is, namelijk:

Indien een Klant een rechtspersoon is, moet ten minste de volgende informatie worden ontvangen voor identificatiedoeleinden: bedrijfsnaam; registratienummer; adres van de statutaire zetel (en, indien afwijkend, de hoofdvestiging); het recht waaraan de rechtspersoon is onderworpen; de statuten (zoals vastgelegd in de oprichtingsakte of andere bestuursdocumenten); volledige namen van de raad van bestuur (of, indien er geen bestuur is, de leden van het gelijkwaardige leidinggevende orgaan) en de hoger leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoering van de rechtspersoon, informatie over de uiteindelijk belanghebbende.
Indien een Klant een natuurlijke persoon is, moet ten minste de volgende informatie worden ontvangen voor identificatiedoeleinden: naam en achternaam; persoonlijk identificatienummer (indien dit bestaat); geboortedatum; foto op een officieel document dat zijn/haar identiteit bevestigt; woonadres; nummer en datum van afgifte van het persoonlijke identiteitsdocument, staat en autoriteit die het document heeft afgegeven; geldigheidsduur van het identiteitsdocument en het fiscaal identificatienummer (Taxpayer Identification Number, TIN).

De Onderneming hanteert de “government-issued photo identification method” voor de identificatie van Klanten. De “dual-process method” mag uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van bedrijfscontinuïteit, als terugvalmechanisme indien de primaire methode om welke reden dan ook niet beschikbaar is.

Controles van het document en het gezichtsbeeld vinden plaats binnen één ononderbroken identificatiesessie door middel van opname. Het uploaden van het document of het gezichtsbeeld is niet toegestaan.

³ In geval van afwijking van de in het beleid gegeven definitie prevaleert deze laatste.

Bij identificatie op afstand wordt de ontvangen informatie gecontroleerd met behulp van een gespecialiseerde KYC-leverancier die IT-hulpmiddelen voor identificatie op afstand inzet, voor het volgende:

Validatie⁴ van het identiteitsdocument:
○ Controle in databanken van verloren en gestolen documenten;
○ Controle van beveiligingskenmerken zoals QR, watermerk en barcodes;
○ Kleurgolf;
○ Manipulatie van lettertypen.
Vergelijking van de selfie met een liveness-test;
Controles van de uit het gevalideerde document geëxtraheerde gegevens tegen lijsten:
○ Sancties
○ PEP
○ Negatieve berichtgeving
○ Strafrechtelijke bronnen.
Controles tegen interne en internationale “blocklists” van niet alleen de gegevens uit het gevalideerde identiteitsdocument, maar ook de gezichtsbiometrie van de persoon.

12.1. Aanvaarde identiteitsdocumenten

De Onderneming aanvaardt de volgende soorten identiteitsdocumenten:

Paspoorten die geldig zijn voor reizen, uitsluitend met MRZ-zone;
Identiteitskaarten afgegeven door EU-lidstaten;
Rijbewijs met foto afgegeven in Canada.

12.2. Identificatie in fysieke aanwezigheid

Vereisten voor identificatie in fysieke aanwezigheid van de Klant en van de uiteindelijk belanghebbende:

12.2.1. Bij de identificatie van Klanten die natuurlijke personen zijn en in fysieke aanwezigheid van de Klant verlangt de Onderneming het in punt 12.1. genoemde identiteitsdocument van Canada of van een buitenlandse staat, dan wel een geldige en actuele verblijfsvergunning afgegeven door Canada, die de volgende gegevens ter bevestiging van de identiteit van de Klant bevat:

voornaam/voornamen;
achternaam/achternamen;
persoonlijk nummer (indien geen persoonlijk nummer beschikbaar is – een andere unieke reeks tekens of de geboortedatum), het nummer en de geldigheidsduur van de verblijfsvergunning in Canada en de plaats en datum van afgifte daarvan;
foto;
handtekening (behalve in gevallen waarin deze in het identiteitsdocument optioneel is);
nationaliteit (NB: in het geval van een staatloze – de staat die het identiteitsdocument heeft afgegeven);
beroep.

⁴ De controle wordt uitgevoerd door het systeem van een gespecialiseerde KYC-leverancier, met een dubbele controle van alle mogelijke overeenkomsten of afwijkingen door de menselijke medewerkers van de leverancier. De resultaten worden beoordeeld door de Compliance Officer en de eindbeslissing wordt eveneens door deze laatste genomen.

12.2.2. Bij de identificatie van een Klant die een rechtspersoon is, verlangt de Onderneming van die Klant dat deze de identiteitsdocumenten verstrekt (of kopieën daarvan met een notariële verklaring die de echtheid van de kopie van het document bevestigt, dan wel zonder een dergelijke verklaring indien die identiteitsdocumenten kunnen worden geverifieerd via een betrouwbare bron, d.w.z. een openbaar handelsregister) die de volgende gegevens bevatten:

Naam;
Rechtsvorm, statutaire zetel/adres, adres van de feitelijke bedrijfsvoering;
Registratienummer (indien een dergelijk nummer is afgegeven);
Bevoegdheid om de onderneming te vertegenwoordigen (indien nodig);
een uittreksel uit het register (of een certificate of incumbency of gelijkwaardig document) en de datum van afgifte daarvan.

12.2.3. Wanneer de Klant een rechtspersoon is die door een natuurlijke persoon wordt vertegenwoordigd, of wanneer een Klant die een natuurlijke persoon is door een andere natuurlijke persoon wordt vertegenwoordigd, wordt de identiteit van deze vertegenwoordigers op dezelfde wijze vastgesteld als de identiteit van een Klant die een natuurlijke persoon is. De Klant moet ook de volgende informatie over de bestuurder van de rechtspersoon verstrekken: zijn voornaam, achternaam, persoonlijk nummer (in het geval van een vreemdeling, indien beschikbaar – persoonlijk nummer of een andere unieke reeks tekens of de geboortedatum), zijn nationaliteit (in het geval van een staatloze – de staat die het identiteitsdocument heeft afgegeven).

12.2.4. Wanneer de Klant een rechtspersoon is die door een natuurlijke persoon wordt vertegenwoordigd, of een Klant die een natuurlijke persoon is door een andere natuurlijke persoon wordt vertegenwoordigd, moet de Onderneming van hem verlangen dat hij een volmacht verstrekt, en moet zij het volgende verifiëren:

de geldigheid (d.w.z. het recht van de persoon die de volmacht heeft verleend om een dergelijke volmacht te verlenen);
de geldigheidsduur;
de in de volmacht omschreven te verrichten handelingen (de volmacht moet voldoen aan de vereisten van de Canadese wetgeving);

Elke in een buitenlandse staat verleende volmacht moet worden gelegaliseerd of gecertificeerd door middel van een Apostille.

Vertegenwoordigingsinformatie zoals een machtiging (PoA, procura) in gevallen waarin de vertegenwoordiger van de rechtspersoon niet op grond van statutaire rechten bevoegd is te vertegenwoordigen. Het vertegenwoordigingsdocument moet binnen de laatste 5 jaar notarieel zijn bekrachtigd.

De geldigheid van het document wordt vastgesteld op 5 jaar vanaf de datum van opening van de zakelijke rekening indien de feitelijke termijn langer of onbepaald is.

12.2.5. Bij de aanvang van de identificatie van een aspirant-Klant in fysieke aanwezigheid van de Klant (zijnde een natuurlijke persoon of een vertegenwoordiger van een Klant die een rechtspersoon is) moet de verantwoordelijke medewerker van de Onderneming:

Beoordelen of de aspirant-Klant/zijn vertegenwoordiger (zijnde een natuurlijke persoon) geldige, in dit beleid bedoelde documenten heeft overgelegd, en vaststellen of het door hem overgelegde document een foto van de betreffende Klant bevat;
De staat van het overgelegde document beoordelen (met bijzondere aandacht voor eventuele wijzigingen, correcties enz. van de foto, de pagina's of de vermeldingen);
Nagaan of de aspirant-Klant (zijnde een natuurlijke of rechtspersoon) de diensten van de Onderneming zelf zal gebruiken dan wel namens een andere persoon zal handelen;
Vaststellen of de natuurlijke of rechtspersoon over de nodige bevoegdheden beschikt om namens de aspirant-Klant te handelen;
Een kopie maken van de pagina's van het door de natuurlijke persoon overgelegde document die de foto en andere voor de identificatie van die natuurlijke persoon noodzakelijke gegevens bevatten, of het document scannen;
Verifiëren of er omstandigheden zijn die de toepassing van verscherpt cliëntenonderzoek rechtvaardigen.

12.2.6. Bij het maken van een kopie van een document moet de verantwoordelijke medewerker of gemachtigde persoon van de Onderneming op de kopie van elk identiteitsdocument van de Klant een echtheidskenmerk aanbrengen (wanneer een papieren kopie van het document wordt gemaakt).

12.2.7. Het identiteitsdocument dat wordt gebruikt om de identiteit vast te stellen, moet authentiek, geldig en actueel zijn.

12.2.8. Wanneer de aspirant-Klant fysiek aanwezig is, mag de Onderneming de dual-process method gebruiken om de identiteit van een persoon te verifiëren. Bij deze methode wordt informatie uit twee betrouwbare bronnen geraadpleegd.

Om de identiteit van een persoon te verifiëren met behulp van de dual-process method raadpleegt de Onderneming twee van de volgende gegevens:

Informatie uit een betrouwbare bron die de naam en het adres van de persoon bevat;
Informatie uit een betrouwbare bron die de naam en de geboortedatum van de persoon bevat;
Informatie die de naam van de persoon bevat en bevestigt dat hij een depositorekening, creditcard of andere leningrekening bij een financiële entiteit heeft.

12.3. Identificatie op afstand

Vereisten voor identificatie op afstand van de Klant en van de uiteindelijk belanghebbende.

12.3.1. De identiteit van een Klant (zijnde een natuurlijke persoon of een vertegenwoordiger van de Klant die een rechtspersoon is, en van de uiteindelijk belanghebbende) mag uitsluitend in de volgende gevallen zonder fysieke aanwezigheid van de Klant worden vastgesteld:

bij gebruik van elektronische identificatiemiddelen die functioneren onder elektronische identificatiestelsels met het betrouwbaarheidsniveau hoog of substantieel.
de echtheid van een door de overheid afgegeven identiteitsbewijs met foto moet worden vastgesteld met behulp van technologie die in staat is de echtheid van het document te beoordelen:
○ aan de Klant kan worden gevraagd zijn door de overheid afgegeven identiteitsbewijs met foto te scannen met de camera van zijn mobiele telefoon of elektronische apparaat; en
○ aan de Klant kan worden gevraagd een "selfie"-foto te maken met de camera van zijn mobiele telefoon of elektronische apparaat, waarna een door de Onderneming gebruikte applicatie gezichtsherkenningstechnologie toepast om de kenmerken van die "selfie" te vergelijken met de foto op het authentieke, door de overheid afgegeven identiteitsbewijs met foto. Er zou ook een proces moeten bestaan om de naam op het door de overheid afgegeven identiteitsbewijs met foto te vergelijken met de naam die de Klant aan de Onderneming heeft verstrekt;
○ vervolgens zou de Onderneming technologie gebruiken om de kenmerken van het door de overheid afgegeven identiteitsbewijs met foto te vergelijken met bekende eigenschappen (bijvoorbeeld formaat, textuur, tekenafstand, reliëfletters, opmaak, ontwerp), beveiligingskenmerken (bijvoorbeeld hologrammen, barcodes, magneetstrips, watermerken, ingebouwde elektronische chips) of markeringen (bijvoorbeeld logo's, symbolen) om er zeker van te zijn dat het een authentiek document is zoals afgegeven door de bevoegde autoriteit (federale, provinciale of territoriale overheid).
bij gebruik van elektronische middelen die directe videostreaming mogelijk maken, op de volgende wijze:
○ het gezichtsbeeld van een Klant en het origineel van het identiteitsdocument of een geldig en actueel gelijkwaardig document dat door de Klant wordt getoond, worden opgenomen op het moment van de directe videostreaming;

Deze methode wordt toegepast met gebruikmaking van moderne technologie die door de externe leverancier wordt geleverd.

12.3.2. De identificatie van de Klant en van de uiteindelijk belanghebbende in de in punt 12.3.1 van dit Artikel genoemde gevallen is uitsluitend mogelijk indien aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

voordat de Klant en de uiteindelijk belanghebbende worden geïdentificeerd in de in punt 12.3.1 van dit Artikel genoemde gevallen, is de identiteit van de Klant vastgesteld met behulp van elektronische middelen die directe online- of videostreaming mogelijk maken, dan wel is de identiteit van de Klant vastgesteld in fysieke aanwezigheid van de Klant op het moment van afgifte van een elektronisch identificatiemiddel dat functioneert onder het elektronische identificatiestelsel met het betrouwbaarheidsniveau hoog of substantieel, of voordat aan hem een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen werd afgegeven;
de identiteit van de Klant en van de uiteindelijk belanghebbende (zijnde een natuurlijke persoon) en van de vertegenwoordiger van een rechtspersoon is vastgesteld op basis van de in lid 12.1 van dit Artikel genoemde documenten of informatie.

12.3.3. Het identiteitsdocument dat wordt gebruikt om de identiteit vast te stellen, moet authentiek, geldig en actueel zijn.

12.3.4. Wanneer de aspirant-Klant niet fysiek aanwezig is, mag de Onderneming de dual-process method gebruiken om de identiteit van een persoon te verifiëren. Bij deze methode wordt informatie uit twee betrouwbare bronnen geraadpleegd.

Om de identiteit van een persoon te verifiëren met behulp van de dual-process method raadpleegt de Onderneming twee van de volgende gegevens:

informatie uit een betrouwbare bron die de naam en het adres van de persoon bevat;
informatie uit een betrouwbare bron die de naam en de geboortedatum van de persoon bevat;
informatie die de naam van de persoon bevat en bevestigt dat hij een depositorekening, creditcard of andere leningrekening bij een financiële entiteit heeft.

Documenten mogen worden verkregen in het oorspronkelijke formaat van de informatie, zoals een fax, fotokopie, scan of elektronische afbeelding. De informatie die u verkrijgt, moet afkomstig zijn uit twee verschillende bronnen en mag niet afkomstig zijn van de persoon wiens identiteit wordt geverifieerd, noch van de persoon of entiteit die de verificatie uitvoert.

De onderneming verleent geen diensten aan aspirant-Cliënten die natuurlijke personen zijn en aan vertegenwoordigers van aspirant-zakelijke Cliënten die jonger zijn dan 18 jaar.

13. VEREISTEN VOOR DE IDENTIFICATIE VAN DE UITEINDELIJK BELANGHEBBENDE

De Begunstigde is in de zin van de AML/CFT-regelgeving een natuurlijke persoon die een Klant (rechtspersoon of buitenlandse staatsonderneming) bezit of daarover zeggenschap heeft, en/of een natuurlijke persoon namens wie een transactie of activiteit wordt uitgevoerd.

De begunstigde is:

in een rechtspersoon:
a) natuurlijke persoon die, direct of indirect, een rechtspersoon bezit of controleert die een toereikend percentage van de aandelen of stemrechten van die rechtspersoon houdt, mede via toonderaandelen, met uitzondering van naamloze vennootschappen waarvan de effecten worden verhandeld op gereglementeerde markten die worden beheerst door Canadees recht, door regelgevende openbaarmakingsvereisten of door gelijkwaardige internationale normen, of die anderszins wordt gecontroleerd. Een natuurlijke persoon die 25 procent en één aandeel of meer dan 25 procent van het vermogen van de Cliënt bezit, wordt beschouwd als directe eigenaar. De natuurlijke persoon of personen die de onderneming of ondernemingen controleren.
b) in het geval van een geïdentificeerde rechtspersoon, een natuurlijke persoon met een hogere leidinggevende functie, indien de in punt a) van deze paragraaf bedoelde persoon niet is geïdentificeerd of indien er twijfel bestaat dat de geïdentificeerde persoon de uiteindelijk begunstigde is.
in trustfondsen – alle volgende personen:
a) de trustgever(s);
b) de trustee(s);
c) de oprichter van de trust;
d) de bewaarder(s), indien aanwezig;
e) natuurlijke personen die voordeel genieten van een rechtspersoon of een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid of, voor zover dergelijke personen nog niet zijn geïdentificeerd, personen wier belangen worden behartigd of worden vertegenwoordigd door die rechtspersoon of entiteit zonder rechtspersoonlijkheid;
f) elke andere natuurlijke persoon die de trust daadwerkelijk controleert, hetzij direct, hetzij indirect via eigendom of andere middelen.

De Onderneming maakt gebruik van het register en van haar eigen verificatiecontroles om uiteindelijk begunstigden te identificeren en vast te leggen. Zoals vereist door de vereisten inzake uiteindelijk begunstigden op grond van de PCMLTFA en de bijbehorende Regulations, de EU Fifth Money Laundering Directive (5AMLD of "de Richtlijn") 2018/843/EU en de Funds Transfer Regulation (FTR) 2015/847/EU.

De identificatie van de uiteindelijk begunstigde bij het vaststellen van de identiteit van de Klant is in alle gevallen verplicht. Onder de identificatie van de uiteindelijk begunstigden wordt in alle gevallen verstaan de identificatie van een natuurlijke persoon of van een groep natuurlijke personen.

13.1. Bij het vaststellen van de identiteit van de uiteindelijk begunstigde, wanneer de identiteit van de Klant en van de uiteindelijk begunstigde wordt vastgesteld in de fysieke aanwezigheid van de Klant, moet de Onderneming van de Klant en van de uiteindelijk begunstigde verlangen dat zij de volgende identificatiegegevens verstrekken:

voornaam/voornamen;
achternaam/achternamen;
persoonsnummer (indien geen persoonsnummer beschikbaar is – enige andere unieke reeks van symbolen of de geboortedatum), het nummer en de geldigheidsduur van de verblijfsvergunning in Canada en de plaats en datum van afgifte daarvan;
nationaliteit (NB: in het geval van een staatloze persoon – de staat die het identiteitsdocument heeft afgegeven).

13.2. Wanneer de identiteit van de Klant met of zonder fysieke aanwezigheid wordt vastgesteld, moet de Onderneming de door de Klant ingediende documenten en informatie betreffende de uiteindelijk begunstigde verifiëren op basis van documenten, gegevens of informatie die zijn verkregen uit een betrouwbare en onafhankelijke bron. Dergelijke handelingen van de Onderneming omvatten een verzoek aan de Klant zelf om openbare bronnen aan te wijzen die de informatie over de uiteindelijk begunstigde kunnen bevestigen.

De Onderneming kan onder meer, maar niet uitsluitend, de volgende stukken raadplegen:

notulenboek;
effectenregister;
aandeelhoudersregister;
statuten;
jaarlijkse opgaven;
certificaat van vennootschappelijke status;
aandeelhoudersovereenkomsten;
maatschapsovereenkomsten; of
notulen van besluiten van vergaderingen van de raad van bestuur.

13.3. De juistheid van de door de Klant ingediende gegevens wordt door hem gewaarmerkt met zijn handtekening en stempel (voor zover hij op grond van de rechtshandelingen die zijn activiteiten regelen verplicht is een stempel te voeren).

14. MONITORING VAN KLANTACTIVITEIT

De Onderneming is verplicht zakelijke relaties te monitoren en ongebruikelijke, complexe of risicovolle transacties of activiteiten aan verscherpt onderzoek te onderwerpen, zodat witwassen van geld of terrorismefinanciering kan worden vastgesteld of voorkomen.

In overeenstemming met de PCMLTFA monitort de Onderneming transacties en stelt zij bestedingspatronen van Klanten vast teneinde het volgende te identificeren:

Complexe en/of ongebruikelijk grote transacties;
Ongebruikelijke transactiepatronen zonder kennelijk economisch of zichtbaar rechtmatig doel;
Elke andere activiteit die de Onderneming naar haar aard bijzonder waarschijnlijk acht verband te houden met witwassen van geld of terrorismefinanciering.

Een ongebruikelijke transactie of activiteit kan een vorm hebben die niet strookt met het verwachte activiteitenpatroon binnen een bepaalde zakelijke relatie, of met de normale bedrijfsactiviteiten voor het type product of dienst dat wordt aangeboden. Dit kan wijzen op witwassen van geld, terrorismefinanciering of frauduleuze activiteit, wanneer de transactie of activiteit geen kennelijk economisch of zichtbaar rechtmatig doel heeft.

De Onderneming maakt gebruik van een monitoringsysteem dat het volgende bewerkstelligt:

Verwerking van Cliëntinformatie door geautomatiseerde controle te bieden op de identificatie van de Cliënt, de uiteindelijk begunstigde, de gemachtigde vertegenwoordiger en overige Klanten, alsmede op de verplichte informatievelden die noodzakelijk zijn voor het beheer van de economische en persoonlijke activiteiten;
Risicoclassificatie van Klanten en het onderhouden en gebruiken van het scoringsysteem door beoordeling van de risicofactoren van de Cliënt, bepaling van het risicotype en toekenning van een passende numerieke beoordeling;
Klantenonderzoek en transactievolging, waarbij de elektronische due-diligencedocumentatie, de opslag en de beschikbaarheid van genomen besluiten worden gewaarborgd, op basis van onderzoek, business intelligence alsmede op basis van het bevoegdheidsniveau van de gebruikers van het monitoringsysteem (bijvoorbeeld alleen-lezen-/bewerkingsmodus);
Monitoring van "slapende" rekeningen door geautomatiseerde identificatie en aanvullende verificatie van een transactie die vanaf of naar een slapende rekening wordt uitgevoerd;
Gebruik van sanctielijsten door het onderhouden, bijwerken en gebruiken van intelligente sanctielijsten (lijsten van de Europese Unie, OFAC, UN, OFSI en de Canadese lijst);
Identificatie van Cliënten die politiek prominente personen zijn, van hun familieleden of van personen die nauw verbonden zijn met een politiek prominente persoon (gezamenlijk "PEP's"), waarbij de opstelling van geautomatiseerde waarschuwingsberichten wordt gewaarborgd indien de informatie van de Cliënt, diens uiteindelijk begunstigde of vertegenwoordigers wijst op een mogelijke PEP;
Beoordeling van de AML/CFT-risicoblootstelling, waarbij geaggregeerde indicatoren van AML/CFT-risicoblootstelling worden vergeleken met de resultaten van eerdere evaluatieperioden en de dynamische trends daarvan worden bepaald.

Mogelijke te monitoren kenmerken zijn wijzigingen in:

de aard en het type van een transactie;
de frequentie en de aard van een reeks of patroon van transacties;
het bedrag van transacties, waarbij bijzondere aandacht wordt besteed aan bijzonder grote transacties;
de geografische herkomst/bestemming van een betaling of ontvangst;
de betrokken partijen, teneinde te waarborgen dat er geen betalingen worden verricht aan of ontvangen van een persoon op een sanctielijst;
de normale activiteit of omzet van de Klant.

De monitoring van transacties en activiteiten van Cliënten wordt uitgevoerd volgens een risicogebaseerde methode, waarbij Cliënten met een hoog risico worden onderworpen aan aanvullende en frequentere screening en observatie. Transactie- en activiteitenmonitoring moet gedurende de gehele looptijd van de relatie met de Cliënt worden uitgevoerd om te waarborgen dat de uitgevoerde transacties en activiteiten in overeenstemming zijn met de KYC van de Cliënt, diens bedrijfsactiviteiten, de herkomst van middelen en de herkomst van vermogen, waar deze moeten worden vastgesteld.

De monitoring van complexe, ongebruikelijke en grote transacties of van ongebruikelijke transactiepatronen moet worden onderzocht en schriftelijk vastgelegd.

De monitoring van transacties in virtuele activa vindt plaats door controle van de historie van de virtuele activa met behulp van een gespecialiseerd IT-hulpmiddel.

Wanneer de grondslag van de relatie ingrijpend verandert, moet de Onderneming aanvullende procedures voor de monitoring van Klantactiviteit uitvoeren om te waarborgen dat het herziene risico en de herziene grondslag van de relatie volledig worden begrepen. Voor een beter begrip moet op alle "red flags" actie worden ondernomen.

De Onderneming moet waarborgen dat alle bijgewerkte informatie die is verkregen via bijeenkomsten, gesprekken of andere communicatiemethoden met de Klant wordt vastgelegd en bewaard bij het dossier van de Klant. Die informatie moet beschikbaar zijn voor de Compliance Officer van de Onderneming.

Doorlopende monitoring van de activiteiten van een Klant stelt de Onderneming in staat het profiel van de Klant verder op te bouwen en houdt de doorlopende verzameling van CDD-informatie in.

15. INTERNATIONALE SANCTIES

15.1. Het is de Onderneming verboden handelingen te verrichten die verboden zijn op grond van de internationale sancties en die door Canada zijn geïmplementeerd krachtens de United Nations Act (UNA), de Special Economic Measures Act (SEMA) of de Justice for Victims of Corrupt Foreign Officials Act (JVCFOA).

15.2. Het is de Onderneming verboden transacties te sluiten waarvan de uitvoering in strijd zou zijn met de in punt 14.1 genoemde wetgevingshandelingen.

15.3. De nakoming van de verplichtingen die zijn ontstaan vóór de vaststelling van de implementatie van internationale sancties moet onmiddellijk worden beëindigd of worden opgeschort voor de duur van de implementatie van de internationale sancties. Het is verboden nieuwe verplichtingen aan te gaan waarvan de uitvoering in strijd zou zijn met de in Canada geïmplementeerde internationale sancties.

15.4. Bij de beperking van de beschikbaarheid van rekeningen voor de entiteiten ten aanzien waarvan internationale sancties zijn geïmplementeerd, mogen kosten die verband houden met het reguliere aanhouden van dergelijke rekeningen daarvan worden afgeschreven, en mogen betalingen die verschuldigd zijn uit hoofde van transacties die zijn gesloten vóór de aanvang van de implementatie van internationale sancties, uitsluitend worden bijgeschreven indien eventuele afschrijvingen of bijschrijvingen niet ter beschikking worden gesteld van de entiteit ten aanzien waarvan financiële sancties zijn geïmplementeerd.

15.5. De Onderneming beschikt over een screeningoplossing die is geïntegreerd om te waarborgen dat de Onderneming voldoet aan het regime van internationale sancties zoals geïmplementeerd in de in Artikel 14 genoemde wetgevingshandelingen.

15.6. De Onderneming voert realtime transactiescreening uit op alle transacties ten aanzien van de relevante lijsten van aangewezen personen, groepen en entiteiten waarop financiële sancties van toepassing zijn.

15.7. De screeningoplossing voor Klanten waarborgt dat alle Klanten die in de IT-systemen van de Onderneming zijn geregistreerd, en hun uiteindelijk begunstigden, tijdens de onboarding en de doorlopende samenwerking worden gescreend tegen de relevante sanctielijsten van aangewezen personen, groepen en entiteiten.

16. OVERIGE BEPALINGEN

16.1. Bewaren van gegevens

De Onderneming voldoet aan de bepalingen van de Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations. Daarbij:

Houden wij een volledig audittraject bij van de KYC, CDD en EDD die zijn uitgevoerd ten aanzien van onze potentiële (in gevallen waarin de persoon of rechtspersoon niet is onboarded) en feitelijke Cliënten, met inbegrip van informatie over UBO's en informatie die geldovermakingen vergezelt;
Houden wij gedurende vijf jaar vanaf de datum van beëindiging van transacties of zakelijke relaties met de Klant een register bij van de Klanten met wie transacties of zakelijke relaties zijn beëindigd wegens de weigering om binnen de gestelde termijnen aanvullende informatie te verstrekken;
Bewaren wij gedurende vijf jaar vanaf de datum van beëindiging van transacties of zakelijke relaties met de Klant kopieën van de identiteitsdocumenten van de Klant, de identiteitsgegevens van de uiteindelijk begunstigde, de identiteitsgegevens van de begunstigde, selfiefoto's, opnamen van rechtstreekse videostreaming/rechtstreekse video-uitzending en/of foto's, en overige gegevens die op het moment van de onboarding zijn ontvangen;
Bewaren wij gedurende vijf jaar vanaf de datum van beëindiging van transacties of zakelijke relaties met de Klant de zakelijke correspondentie met de Klant in elektronische en papieren vorm;
Bewaren wij gedurende vijf jaar vanaf de datum van uitvoering van de geldtransactie of van het sluiten van de transactie de transactiegegevens en de gegevens betreffende de uitvoering van die transacties;
Bewaren wij gedurende vijf jaar vanaf de datum van beëindiging van transacties of zakelijke relaties met de Klant de dossiers van financiële onderzoeken naar verdachte activiteiten of transacties van Cliënten.

Elk gegeven dat op grond van de Regulations moet worden bewaard, wordt zodanig bewaard dat het binnen 30 dagen na een verzoek tot inzage aan een bevoegde persoon kan worden verstrekt.

De Onderneming houdt de volgende AML/CFT-gerelateerde registers bij:

Klantenregister (met de belangrijkste informatie over de cliënten van de Onderneming, waaronder: registratiegegevens, bestuurders, uiteindelijk begunstigden, samenwerkingsstatus enz.);
Register van Suspicious Transaction Reports.

De toegang tot het register wordt beheerst door middel van logging en de toekenning van toegangsrechten. Sommige registers worden in het CRM-systeem bijgehouden vanwege het gebruiksgemak alsmede ten behoeve van doorlopende gegevensback-up.

16.2. Rapportage

Zodra een transactie door het interne monitoringsysteem is gemarkeerd, beoordeelt de Compliance Officer de markering en legt hij het resultaat vast in het daarvoor bestemde onderzoeksdossier ten behoeve van het audittraject.

Als MSB is de Onderneming verplicht een STR in te dienen bij FINTRAC met betrekking tot alle verdachte of inconsistente handelingen/informatie die de Onderneming in het kader van haar gebruikelijke bedrijfsvoering ter kennis komen of bekend worden. Dit omvat gevallen waarin de Onderneming vermoedt of redelijke gronden heeft om aan te nemen of te vermoeden dat een persoon betrokken is bij witwassen van geld of terrorismefinanciering, dan wel daartoe een poging doet.

De Compliance Officer is verantwoordelijk voor het melden van STR's aan FINTRAC zodra een incident of vermoeden zich voordoet, doch uiterlijk vóór het einde van de eerstvolgende werkdag vanaf het moment waarop dergelijke informatie ter kennis van de Compliance Officer is gekomen.

Alle documenten met betrekking tot meldingen inzake witwassen van geld, zakelijke transacties, identificatie van Cliënten en Customer Due Diligence worden gedurende minimaal vijf jaar bewaard.

Op basis van alle op dat moment beschikbare informatie neemt de Compliance Officer met gezond oordeelsvermogen een weloverwogen besluit over de vraag of er redelijke gronden zijn voor wetenschap of vermoeden van witwassen van geld, en teneinde hem/haar in staat te stellen waar passend het rapport voor FINTRAC op te stellen.

Klantenonderzoek

Customer Due Diligence (CDD) is het proces waarmee de identiteit van een Klant wordt geverifieerd. CDD omvat tevens het proces om vast te stellen of een dergelijke persoon namens een andere persoon handelt, het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie, de herkomst van vermogen en van middelen en de doorlopende monitoring van de activiteiten van de Klant. Het begrip CDD heeft niet uitsluitend betrekking op Klanten, maar strekt zich uit tot alle personen met wie de Onderneming een zakelijke relatie is aangegaan, met inbegrip van werknemers, hetgeen verderop in deze procedures wordt behandeld.

De Compliance Officer is verantwoordelijk voor het CDD-proces en dient dit cliëntenonderzoek in overeenstemming met deze vereisten uit te voeren.

Bij de onboarding van Klanten worden alle namen van de Klanten (waaronder namen van aandeelhouders, UBO's, bestuurders, vennootschapsnamen en namen van agenten) onmiddellijk gecontroleerd door middel van screening op Sancties, Adverse Media en PEP. De Compliance Officer beoordeelt alle ontvangen waarschuwingen of meldingen en vergelijkt deze met de gegevens van de Klant teneinde vast te stellen of de melding een positieve overeenkomst betreft. Het bewijs betreffende de bovenstaande door de Compliance Officer uitgevoerde beoordeling wordt vastgelegd in het betreffende dossier van de Klant.

De Compliance Officer dient waar nodig STR's in en/of doet rechtstreeks melding bij FINTRAC.

Identificatie- en verificatieproces

Identificatie is het proces van het verkrijgen van persoonsgegevens en andere relevante informatie over de Klant. De informatie die wordt verkregen over natuurlijke personen (individuen) en rechtspersonen (zoals in het geval van vennootschappen, maatschappen enz.) verschilt dienovereenkomstig.

Verificatie vindt plaats aan de hand van documenten, gegevens of informatie die zijn verkregen van de aanvrager van de zakelijke relatie. Om de verificatie in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving te voltooien, moeten de van Klanten verkregen documenten aan de volgende criteria voldoen:

Zij moeten betrouwbaar zijn; en
Afgegeven zijn door een onafhankelijke bron, zoals een overheidsinstantie, -dienst of -agentschap, een gereguleerd nutsbedrijf zoals telefoniebedrijven, water- en elektriciteitsleveranciers, of een onderworpen persoon die relevante financiële activiteiten uitoefent in Canada of in een gelijkwaardige jurisdictie.
Het identiteitsdocument dat wordt gebruikt om de identiteit vast te stellen, moet authentiek, geldig en actueel zijn.

Onder relevante financiële activiteiten vallen financiële instellingen/kredietinstellingen, beleggingsondernemingen, verzekeringsmaatschappijen, verzekeringsmakelaars, financiële instellingen en administratieve dienstverleners, en instellingen voor collectieve belegging die zijn vergund en gereguleerd in Canada, de VS, de EER of andere gelijkwaardige jurisdicties.‍

Identificatie en verificatie van documentatie en proces

Individu/natuurlijke persoon:

A. Aanvraagformulier

B. Naamcontrole

C. Identificatie:

1. Officiële volledige naam;

2. Geboorteplaats en -datum;

3. Vast woonadres;

4. Identiteitsnummer, indien beschikbaar; en

5. Nationaliteit;

6. Beroep.

D. Verificatie:

1. Identiteitsbewijs met een fotografische afbeelding van de betrokkene. Aanvaardbaar identiteitsbewijs kan een van de volgende documenten zijn: een geldig, niet-verlopen paspoort of een nationaal of ander door de overheid afgegeven identiteitsdocument met foto

2. Adresbewijs (het een of het ander), bestaande uit:

i. Een afschrift of referentiebrief afgegeven door een erkende kredietinstelling, niet ouder dan 3 maanden;

ii. Een recente nutsrekening, niet ouder dan 3 maanden. Nutsrekeningen betreffen diensten die met betrekking tot de woonruimte worden geleverd en omvatten geen rekeningen voor mobiele telefonie;

iii. Correspondentie van een centrale of lokale overheidsinstantie, -dienst of -agentschap, niet ouder dan 3 maanden;

iv. Enig identiteitsbewijs (zoals hierboven) waarop het woonadres duidelijk is vermeld (niet verlopen);

v. Een officiële verklaring omtrent het gedrag, niet ouder dan 3 maanden; of

vi. Enig ander door de overheid afgegeven document met daarin het opgegeven adres, niet ouder dan 3 maanden;

NB: De Klant kan een nutsrekening, een afschrift van een financiële instelling of enig ander document verstrekken dat langs elektronische weg is ontvangen of elektronisch is gedownload, mits hij/zij kan aantonen dat het document elektronisch is ontvangen. Zo wordt bij gedownloade rekeningen of afschriften van financiële instellingen de URL doorgaans onder aan de pagina weergegeven. QR- en streepjescodes moeten, indien beschikbaar, worden gebruikt om de rekening te verifiëren.

Andere documenten mogen worden gebruikt indien deze zijn opgenomen in Bijlage 5 bij de FINTRAC Guidance on the methods to verify the identity of an individual and confirm the existence of a corporation or an entity other than a corporation.

Besloten/naamloze vennootschappen of maatschappen:

A. Aanvraagformulier (voor zover van toepassing)

B. Naamcontroles van alle vennootschaps- en/of handelsnamen; van de personen die zijn vermeld in het organogram van de vennootschapsstructuur, bestuurders, agenten, wettelijke en gerechtelijke vertegenwoordigers en uiteindelijk begunstigden

C. Identificatie

1. Officiële volledige naam van de rechtspersoon;

2. Registratienummer; en

3. Datum van oprichting of registratie; en

4. Statutair adres of hoofdvestiging.

D. Verificatie

1. Gewaarmerkt afschrift van de oprichtingsakte;

2. Voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de oprichtingsakte en de statuten of van de vennootschapsovereenkomst;

3. Uittreksel uit het handelsregister waaruit blijkt dat de Onderneming niet is ontbonden, doorgehaald, geliquideerd of beëindigd. Waar dit niet mogelijk is, dienen het certificate of good standing en het certificate of incumbency te worden verkregen;

4. Identificatie van bestuurders: volledige naam, geboorteplaats en -datum, woonadres, identiteitsbewijsnummer/paspoort, nationaliteit;

5. Bewijs van identiteit en adresbewijs (zie hierboven) van personen die met de wettelijke en gerechtelijke vertegenwoordiging zijn belast;

6. Bewijs van identiteit en adresbewijs (zie hierboven) van gevolmachtigden en een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het besluit van het bestuur of van de vennoten;

7. Bewijs van identiteit en adresbewijs (zie hierboven) van uiteindelijk belanghebbenden met een belang van 25% of meer;

8. Organigram van de vennootschapsstructuur waarin de eigendomsverhoudingen zijn weergegeven. De informatie in het organigram dient te worden geverifieerd aan de hand van betrouwbare onafhankelijke bronnen of handelsregisters, dan wel door middel van schriftelijke bevestigingen van advocaten, accountants of notarissen die in gelijkwaardige jurisdicties zijn gevestigd;

9. Beschrijving van de aard van de bedrijfsactiviteiten en van de herkomst van het vermogen (financiële resultaten);

10. Meest recente gecontroleerde jaarrekening (niet ouder dan 2 jaar en indien de onderneming verplicht is een accountantscontrole te ondergaan). Indien de gecontroleerde jaarrekening ouder is dan 2 jaar, is bewijs van de herkomst van middelen vereist. Een gecontroleerde jaarrekening ouder dan 3 jaar is niet aanvaardbaar;

11. Aandeelhoudersregister.

NB. In gevallen waarin de Klant een energierekening, een afschrift van een Financiële Instelling of enig ander document verstrekt dat langs elektronische weg is ontvangen of opgehaald (zoals M&A's, aandeelhouderslijsten enz.). De gedownloade of elektronische versie van een dergelijk document wordt gelijkgesteld aan een origineel document, mits de Onderneming bewijs verkrijgt dat het document door de aanvrager van de zakelijke relatie elektronisch is ontvangen of opgehaald bij de dienstverlener of de uitgever van het document. Wanneer de documenten door de functionaris van de onderneming langs elektronische weg worden verkregen, dienen de betreffende documenten te worden bewaard en dient daarbij een aantekening van de functionaris te worden opgenomen waarin de datum en de bron worden vermeld waaruit deze documentatie is opgehaald. Referentie van een Financiële Instelling, afgegeven door de Financiële Instelling van de vereniging of stichting. De Financiële Instelling dient zich in een gelijkwaardige jurisdictie te bevinden;

De Onderneming kan tevens overwegen de vestiging van de Klant fysiek of digitaal te bezoeken. Een dergelijk bezoek dient een ‘see and feel’ van de bedrijfsactiviteiten van de Klant te verschaffen.
Referentie van een Financiële Instelling, afgegeven door een Financiële Instelling in een gelijkwaardige jurisdictie; of
Bewijs van de herkomst van middelen en/of van het vermogen. In het laatste geval kan de Klant een vermogensopstelling verstrekken die is bevestigd door de advocaat van de Klant in Canada.
Gecontroleerde jaarrekening (niet ouder dan 2 jaar en indien de onderneming verplicht is een accountantscontrole te ondergaan) of gewaarmerkte rekeningafschriften van een Financiële Instelling over een periode van 3-6 maanden.

Bijlage 1 – Verboden bedrijfstakken

De Onderneming gaat geen zakelijke betrekkingen aan met rechtspersonen die betrokken zijn bij de volgende activiteiten:

Lege Financiële Instellingen (shell) en lege vennootschappen (shell corporations), alsmede andere entiteiten die diensten verlenen aan lege Financiële Instellingen en lege vennootschappen

Financiële instellingen of andere rechtspersonen:

‍zonder fysieke aanwezigheid in enig land/enige jurisdictie
zonder verband met werkelijke bedrijfsactiviteiten
zonder feitelijk bedrijfsadres
de vennootschap is geregistreerd in een jurisdictie zonder rapportageverplichtingen

Vennootschappen die aandelen aan toonder aanbieden

N.v.t.

Diensten voor het ophalen van contant geld

N.v.t.

Incassodiensten

N.v.t.

Detectivediensten

N.v.t.

Forex- en/of beleggingsdiensten zonder vergunning

‍Beleggingsdiensten en nevendiensten op beleggingsgebied, wanneer de dienstverlener niet naar behoren over een vergunning beschikt in Canada of in een ander land waar de wettelijke vereisten inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering gelijkwaardig zijn aan de Canadese wetgeving.;
bemiddelingsdiensten in vreemde valuta zonder vergunning (zoals forexhandelaren, binaire opties).

Kansspelen zonder vergunning en ongereguleerde loterijen

‍Biedingsdiensten‍
‍Sportvoorspellingen of het vaststellen van quoteringen;‍
‍Online gokkasten;‍
‍Online gaming;‍
‍Fantasy leagues met geldprijzen;‍
‍Online kaartspellen;‍
‍Casino's;

Vuurwapens

Bedrijfstakken die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de productie of verkoop van vuurwapens, onderdelen daarvan, explosieven, buskruit of munitie.

Amusement voor volwassenen en bijbehorende artikelen

Pornografie en alle andere media die seksueel getinte diensten aanbieden, zoals prostitutie, adult live chat of webcam, escortdiensten en bijbehorende artikelen.

Legale en illegale middelen (waaronder medicinale cannabis) en bijbehorende gebruiksvoorwerpen

Cannabisverkooppunten, steroïden en andere medische middelen (met inbegrip van bijbehorende gebruiksvoorwerpen) die de Onderneming als verboden aanmerkt.

Cyberlockers, IPTV

Aanbieders van anonieme bestandsopslagdiensten, downloadwebsites, websites die televisiekanalen via IP streamen.

Multi-level marketing

‍Piramidespelen – bijvoorbeeld een Ponzi-fraude. Een piramidespel is een illegale beleggingszwendel die is gebaseerd op een hiërarchische opzet van netwerkmarketing.‍
‍Netwerkmarketing. Netwerkmarketing is een bedrijfsmodel dat afhankelijk is van persoonlijke verkoop door onafhankelijke vertegenwoordigers, die vaak vanuit huis werken. Een netwerkmarketingbedrijf kan van u verlangen dat u een netwerk van zakenpartners of verkopers opbouwt om te helpen bij het genereren van leads en het sluiten van verkopen.‍
‍Referral-marketingprogramma's.

Pandhuisdiensten

N.v.t.

Diensten zonder toegevoegde waarde

Wederverkoop van diensten zonder toegevoegd voordeel, zoals overheidsaanbod of websites die misleidend of uitbuitend zijn jegens Klanten.

Handelaren in tweedehands auto's

Verkoop van tweedehands voertuigen.

Ongereguleerde veilingen

N.v.t.

Distributie van tabaks- en alcoholproducten

N.v.t.

Bijlage 2 – Verboden jurisdicties

Abchazië

Afghanistan

Albanië

Amerikaans-Samoa

Bahama's

Barbados

Belarus

Botswana

Cambodja

Centraal-Afrikaanse Republiek

De Krim

Democratische Republiek Congo

Cuba

Volksrepubliek Donetsk (DNR)

Ethiopië

Ghana

Haïti

Iran

Jamaica

Kasjmir

Libanon

Libië

Volksrepubliek Loegansk (LNR)

Mauritius

Mali

Mongolië

Myanmar

Nagorno-Karabach

Nicaragua

Noord-Korea (Democratische Volksrepubliek Korea)

Nigeria

Pakistan

Panama

Palestina

Puerto Rico

Rusland

Samoa

Senegal

Somalië

Zuid-Ossetië

Zuid-Soedan

Syrië

Trinidad en Tobago

Oekraïne Krim en Sebastopol (Krim)

Oeganda

Vanuatu

Jemen

Zimbabwe

Bijlage 3 – Strafbare feiten voor MSB's bij overtreding van de ML/TF-regelgeving

De ML/TF-wetgeving stelt een aantal strafbare feiten vast die verband houden met het witwassen van geld.

Als onderneming die betrokken is bij het verlenen van geldtransactiediensten dienen zowel de onderneming zelf als onze medewerkers zich bewust te zijn van deze strafbare feiten, aangezien deze kunnen leiden tot zware sancties voor de MLRO, het hoger management en/of de medewerker.

Niet-naleving van de Delen 1 en 1.1 van de Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act kan leiden tot strafrechtelijke of bestuursrechtelijke sancties. Strafrechtelijke sancties en bestuurlijke geldboetes (AMPs) kunnen niet beide worden opgelegd voor dezelfde gevallen van niet-naleving.

Bijlage 4 – Aanvullende nuttige informatie (links)

De volgende websites bevatten nadere gegevens over de verschillende onderwerpen die in dit document worden besproken:

Regelgeving

FINTRAC https://www.fintrac-canafe.gc.ca/intro-eng met uitgebreide informatie over de regelgeving ter bestrijding van witwassen

Royal Canadian Mounted Police https://www.rcmp-grc.gc.ca/en/economic-financial-crime WOLFSBERGGROUP PRINCIPLES https://www.wolfsberg-principles.com/wolfsberg-group-standards

Internationale kaartorganisaties:

MasterCard -http://www.mastercard.com/

Screening- en monitoringtools

Interpol-lijst van meest gezochte personen https://www.interpol.int/en/How-we-work/Notices/View-Red-Notices

Consolidated Canadian Autonomous Sanctions List https://www.international.gc.ca/world-monde/international_relations-relations_internationales/sanctions/consolidated- consolide.aspx?lang=eng

Office of Foreign Assets Control (OFAC) www.treasury.gov/ofac

EU-beperkende maatregelen (sancties) https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and-finance/international-relations/restrictive-measures-sanctions_en