Politica AML

Ultimo aggiornamento:

25 luglio 2026

Questa è una traduzione della versione originale in inglese, fornita a solo scopo informativo. In caso di discrepanza tra le due versioni, prevale la versione inglese.

1. TERMINI E DEFINIZIONI

AML

Anti-Money Laundering (antiriciclaggio).

Politica AML

La presente politica e le presenti procedure in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo.

Titolare Effettivo

I titolari effettivi sono le persone fisiche che, direttamente o indirettamente, possiedono o controllano il 25% o più di una società o di un ente diverso da una società. Nel caso di un trust, essi sono i trustee, i beneficiari noti e i disponenti (settlor) del trust. Se il trust è un trust ad azionariato diffuso o un trust quotato in borsa, essi sono i trustee e tutte le persone che possiedono o controllano, direttamente o indirettamente, il 25% o più delle quote del trust.

Contanti

Banconote, monete e assegni turistici in qualsiasi valuta.

CDD (Customer Due Diligence)

Identificazione e verifica dell’identità del Cliente e di qualsiasi titolare effettivo del Cliente, nonché acquisizione di informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto d’affari.

CFT

Combating the Financing of Terrorism (contrasto al finanziamento del terrorismo).

Compliance Officer o MLRO

Il Compliance Officer (noto anche come Money Laundering Reporting Officer) è il punto di riferimento all’interno della società per la supervisione di tutte le attività relative alle questioni di contrasto ai reati finanziari.

Società o KEYTOM

KEYTOM SERVICES LTD

Condotta Criminosa

Condotta che costituisce reato in qualsiasi parte del Canada, o che costituirebbe reato in qualsiasi parte del Canada se ivi commessa.

Clienti / Clientela

Una persona giuridica o privata che utilizza uno o più servizi forniti da KEYTOM SERVICES LTD sulla base del contratto di servizio.

EEA

Spazio Economico Europeo.

EDD (Enhanced Due Diligence)

Misura aggiuntiva di adeguata verifica della clientela che deve essere applicata: Qualora il Cliente non sia stato fisicamente presente ai fini dell’identificazione. Qualora il Cliente sia una PEP o in qualsiasi altra situazione che per sua natura possa presentare un rischio più elevato di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo.

FINTRAC

Financial Transactions and Reports Analysis Centre of Canada.

KYC

Know Your Customer/Client (conosci il tuo cliente).

MSB (Money Services Business)

Un ente che ha una sede di attività in Canada e che esercita l’attività di fornitura di almeno uno dei seguenti servizi:

(i) negoziazione di valuta estera,

(ii) rimessa di fondi o trasmissione di fondi con qualsiasi mezzo o tramite qualsiasi persona, ente o rete di trasferimento elettronico di fondi,

(iii) emissione o rimborso di vaglia, assegni turistici o altri strumenti negoziabili simili, ad eccezione degli assegni pagabili a una persona o a un ente nominativamente designati,

(iv) negoziazione di valute virtuali, oppure

(v) qualsiasi servizio previsto dalla normativa.

PCMLTFA

Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act (S.C. 2000, c. 17).

PEP (Persone politicamente esposte)

Indica una persona che, in un dato momento, ricopre — o ha ricoperto entro un periodo stabilito precedente a tale momento — una delle cariche o posizioni indicate nel seguente elenco:

Governatore generale, luogotenente governatore o capo del governo;
Membro del Senato o della Camera dei Comuni o membro dell’assemblea legislativa di una provincia;
Vice ministro o funzionario di rango equivalente;
Ambasciatore, o addetto o consigliere di un ambasciatore;
Ufficiale militare con grado di generale o superiore;
Presidente di una società interamente detenuta, direttamente, da Sua Maestà in diritto del Canada o di una provincia;
Capo di un’agenzia governativa;
Giudice di una corte d’appello di una provincia, della Federal Court of Appeal o della Supreme Court of Canada;
Leader o presidente di un partito politico rappresentato in un’assemblea legislativa;
Titolare di qualsiasi carica o posizione prevista dalla normativa; oppure
Sindaco, reeve o altro analogo funzionario capo di un governo municipale o locale.

Persona straniera politicamente esposta

Indica una persona che, in un dato momento, ricopre — o ha ricoperto entro un periodo stabilito precedente a tale momento — una delle cariche o posizioni indicate nel seguente elenco:

Capo di Stato o capo del governo;
Membro del consiglio esecutivo di governo o membro di un’assemblea legislativa;
Vice ministro o funzionario di rango equivalente;
Ambasciatore, o addetto o consigliere di un ambasciatore;
Ufficiale militare con grado di generale o superiore;
Presidente di una società a partecipazione statale o di un Istituto Finanziario a partecipazione statale;
Capo di un’agenzia governativa;
Giudice di una corte suprema, di una corte costituzionale o di altro organo giurisdizionale di ultima istanza;
Leader o presidente di un partito politico rappresentato in un’assemblea legislativa; oppure
Titolare di qualsiasi carica o posizione prevista dalla normativa.

Parenti stretti di PEP (familiari)

il coniuge, o la persona considerata equivalente al coniuge, di una PEP;
i figli e i loro coniugi, o le persone considerate equivalenti al coniuge, di una persona politicamente esposta;
i genitori di una PEP.

Soggetti strettamente associati a PEP

le persone fisiche che notoriamente detengono, congiuntamente con una PEP, la titolarità effettiva di entità giuridiche o di istituti giuridici, o che intrattengono con essa qualsiasi altra stretta relazione d’affari;
le persone fisiche che detengono in via esclusiva la titolarità effettiva di un’entità giuridica
o di un istituto giuridico che risulti notoriamente costituito di fatto a beneficio di una PEP.

RBA

Approccio basato sul rischio.

Istituto Finanziario di comodo (Shell Financial Institute)

Un Istituto Finanziario che:

i. non svolge attività presso un indirizzo fisso in una giurisdizione in cui l’Istituto Finanziario di comodo è autorizzato a esercitare attività bancaria

ii. non impiega una o più persone a tempo pieno presso alcun indirizzo fisso

iii. non conserva registrazioni operative presso alcun indirizzo

iv. non è soggetto a ispezione da parte dell’autorità bancaria che lo ha autorizzato a esercitare attività bancaria, e

v. non è affiliato a un gruppo finanziario regolamentato.

SDD (Simplified due diligence)

Un’eccezione all’obbligo di applicare le misure di adeguata verifica della clientela per determinati Clienti, ad esempio gli istituti finanziari soggetti alla Money Laundering Directive o a normativa e vigilanza equivalenti. È inoltre disponibile per alcune categorie di prodotti e di operazioni che possono essere forniti dagli istituti finanziari.

STR

Segnalazione di operazioni sospette (incl. attività).

2. INTRODUZIONE

La Società è una Money Services Business (MSB) che fornisce servizi di e-commerce e di pagamento:

Acquiring multivaluta MasterCard, moneta elettronica;
Pagamenti agli esercenti;
Pagamenti multivaluta;
Pagamenti SWIFT;
Pagamenti SEPA;
Negoziazione di valute virtuali;
Cambio valuta.

La Società è consapevole che in passato le MSB sono state bersaglio della criminalità organizzata intenzionata a riciclare i proventi di attività illecite.

La Società e il suo personale si impegnano a rispettare i più elevati standard di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo. Abbiamo adottato misure e controlli solidi ed efficaci di valutazione del rischio e di adeguata verifica per garantire la conformità alle normative, alle leggi e agli standard vigenti e per assicurare una pratica continua di monitoraggio e di formazione, nell’ambito di un approccio inclusivo.

Comprendiamo che le normative e la legislazione in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo attribuiscono ai dipendenti della Società la responsabilità di contrastare il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo su un ampio spettro di fattispecie, comprese le operazioni finanziarie, il possesso, il trattamento in qualsiasi forma o l’occultamento dei proventi di qualsiasi reato. Operiamo in un contesto trasparente, in cui la valutazione, il monitoraggio e la segnalazione sono al centro delle nostre funzioni aziendali. Siamo impegnati nella prevenzione dei reati finanziari e continuiamo a migliorare le misure esistenti attraverso processi dedicati di piani d’azione.

3. FINALITÀ

La finalità della presente politica è garantire che la Società adempia agli obblighi e ai requisiti stabiliti dalla legislazione, dai regolamenti e dalle norme canadesi in materia di identificazione, prevenzione e segnalazione del riciclaggio di denaro o del finanziamento del terrorismo.

Ciò comprende assicurare che siano in essere sistemi e controlli adeguati a mitigare i rischi cui sono esposti la Società e i suoi Clienti, inclusi i rigorosi controlli di verifica e di adeguata verifica su Clienti, operazioni e terze parti con cui intratteniamo rapporti d’affari.

La presente politica fornisce orientamenti e un approccio sistematico affinché i nostri dipendenti dispongano di una conoscenza e di una comprensione esemplari della normativa sui reati finanziari, e definisce le nostre aspettative e le loro responsabilità ai sensi della normativa e dei nostri stessi obiettivi. Offriamo un programma di formazione ampio ed efficace sulla normativa antiriciclaggio e sui relativi organismi di vigilanza ed effettuiamo verifiche e monitoraggi per valutare e documentare la comprensione e l’applicazione dei requisiti da parte dei dipendenti.

La Società fa tutto il possibile per proteggere il proprio personale e i propri Clienti dall’esposizione alle minacce di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo e garantirà sempre un approccio basato sul rischio esteso a tutta l’azienda per la prevenzione dei reati finanziari. Sosteniamo il costante rispetto degli orientamenti e delle norme stabiliti dalla seguente legislazione:

Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act;
Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations;
Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Suspicious Transaction Reporting Regulations;
Freezing Assets of Corrupt Foreign Officials Act;
Assessment of Inherent Risks of Money Laundering and Terrorist Financing in Canada;
Materiali di orientamento FINTRAC applicabili;
Requisiti in materia di Electronic Funds Transfer (EFT) per l’applicazione dell’Income Tax Act, dell’Excise Tax Act e dell’Excise Act, 2001;
Legislazione canadese in materia di sanzioni, composta da
○ United Nations Act
○ Special Economic Measures Act
○ Justice for Victims of Corrupt Foreign Officials Act
Altra legislazione applicabile.

Gli orientamenti e le istruzioni sono forniti dal FINTRAC. È importante notare che la legislazione canadese in materia di riciclaggio di denaro è una “legislazione applicabile a tutti i reati”. In quanto società che opera nella fornitura di servizi di money services business, sia la società stessa sia il personale devono essere consapevoli delle sanzioni previste in caso di violazione della legislazione. Le possibili sanzioni per le violazioni sono descritte nell’Allegato 8.

4. AMBITO DI APPLICAZIONE

La politica riguarda tutto il personale (intendendosi il personale a tempo indeterminato, a tempo determinato e temporaneo, qualsiasi rappresentante terzo o subappaltatore, i lavoratori somministrati, i volontari, i tirocinanti e gli agenti che collaborano con la Società in Canada o all’estero). La politica è stata redatta per garantire che il personale tratti l’ambito cui essa si riferisce nel rispetto delle aspettative e dei requisiti legali, regolamentari, contrattuali e aziendali.

Il mancato rispetto, da parte di un membro del personale, degli orientamenti e degli obiettivi definiti nella presente politica può comportare provvedimenti disciplinari.

5. CHE COSA SONO IL RICICLAGGIO DI DENARO E IL FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO?

Il riciclaggio di denaro è generalmente definito come il compimento di atti volti a occultare o dissimulare la vera origine di proventi di derivazione criminosa, affinché tali proventi appaiano derivare da origini legittime o costituire attività legittime.

In generale, il riciclaggio di denaro avviene in tre fasi:

A) Collocamento

Il contante entra per la prima volta nel sistema finanziario nella fase di "collocamento", in cui il contante generato da attività criminali viene convertito in strumenti monetari. Tali strumenti monetari possono essere: vaglia o assegni turistici, depositati su conti presso istituti finanziari; suddivisione del contante in importi minori ed esecuzione di vari depositi su uno o più conti presso uno o più Istituti Finanziari; il Cliente apre più conti a nomi diversi presso istituti diversi; incaricare o convincere altri a depositare fondi per proprio conto; acquistare beni quali gioielli, opere d'arte e altre attività al fine di rivenderli in un momento successivo; effettuare depositi con l'aiuto di dipendenti dell'istituto finanziario interessato.

Il contante generato dal crimine viene collocato nel sistema finanziario. Questo è il momento in cui i proventi di reato sono più evidenti e maggiormente esposti al rischio di essere individuati.

B) Stratificazione

Nella fase di "stratificazione", i fondi vengono trasferiti o spostati su altri conti o presso altri istituti finanziari, al fine di separare ulteriormente il denaro dalla sua origine criminale. Ad esempio: vendere attività o passare ad altre forme di investimento; trasferire denaro su conti presso altri istituti finanziari; disporre bonifici verso l'estero (spesso utilizzando società di comodo); depositare contante presso sistemi bancari esteri.

Una volta che i proventi di reato si trovano nel sistema finanziario, la stratificazione ne occulta l'origine facendo transitare il denaro attraverso operazioni complesse. Queste coinvolgono spesso soggetti diversi, quali società e trust, e possono svolgersi in più giurisdizioni.

C) Integrazione

Una volta occultata l'origine dei fondi, il criminale è in grado di far riapparire i fondi come fondi o attività legittimi.

Nella fase di "integrazione", i fondi vengono reimmessi nell'economia e utilizzati per acquistare attività legittime o per finanziare altre attività criminali o imprese legittime, ad esempio - un'eredità, pagamenti di prestiti, vendite di beni all'estero.

Finanziamento del terrorismo

Il finanziamento del terrorismo può non riguardare i proventi di condotte criminali, bensì costituire un tentativo di occultare l'origine dei fondi oppure il loro utilizzo previsto, che potrebbe avere finalità criminali. Le fonti legittime di fondi rappresentano una differenza fondamentale tra i finanziatori del terrorismo e le organizzazioni criminali tradizionali.

Oltre alle donazioni a fini benefici, le fonti legittime comprendono sponsor governativi esteri, la titolarità di attività d'impresa e il lavoro dipendente. Sebbene le motivazioni dei riciclatori di denaro tradizionali e dei finanziatori del terrorismo siano diverse, i metodi effettivamente utilizzati per finanziare operazioni terroristiche possono essere identici o simili a quelli utilizzati da altri criminali per riciclare fondi. Il finanziamento di attacchi terroristici non richiede sempre ingenti somme di denaro e le relative operazioni possono non essere complesse.

Tutti i membri del personale rischiano di commettere un reato qualora agevolino un'operazione criminale non cogliendone i segnali d'allarme.

La Società non emette carte prepagate né fornisce in alcun modo servizi a Clienti anonimi o a Clienti la cui identità non sia stata accertata e verificata nel rigoroso rispetto delle nostre norme e regole interne. La Società non intrattiene rapporti d'affari con società di comodo e Istituti Finanziari di comodo.

In linea con il PCMLTFA e con le migliori prassi di settore, la Società identifica i propri potenziali Clienti e i relativi titolari effettivi (UBO), ne verifica l'identità ed effettua una due diligence standard (CDD) o rafforzata (EDD) prima dell'avvio del rapporto d'affari.

6. OBIETTIVI

Al fine di prevenire il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo, la frode e altre forme di criminalità finanziaria, la Società si propone di conseguire i seguenti obiettivi:

L'individuazione e la segnalazione al FINTRAC dei casi di sospetto riciclaggio di denaro;
Tutto il personale è formato e deve mantenere la vigilanza sui segnali di riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e frode;
La Società non accetterà alcun pagamento in contanti;
Le procedure di due diligence e di identificazione del Cliente saranno seguite da tutto il personale;
Mantenere controlli e procedure rigorosi e solidi per individuare e segnalare qualsiasi attività sospetta;
Valutazione frequente dei rischi e audit periodici di tutti i controlli e i sistemi in materia di AML e di finanziamento del terrorismo;
Nominare un Compliance Officer dotato di conoscenze e di anzianità sufficienti a portare a termine i compiti e gli obiettivi indicati nel presente documento;
Mantenere le procedure di identificazione del Cliente in tutte le circostanze in cui tali misure sono richieste;
Attuare procedure che consentano la segnalazione dei sospetti di riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e frode;
Conservare le registrazioni pertinenti per almeno cinque anni o per un periodo superiore, come richiesto dal PCMLTFA;
Utilizzare un programma di screening dei dipendenti per garantire la due diligence;
Rispettare gli atti, la legislazione e i regolamenti in materia di prevenzione della criminalità finanziaria, del finanziamento del terrorismo e del riciclaggio di denaro.

7. RUOLI E RESPONSABILITÀ

Tutto il personale deve adottare misure atte a garantire il rispetto della presente policy e ad assicurare la piena comprensione del contenuto del presente documento.

7.1. Alta Direzione

Responsabile della compliance complessiva della Società e di assicurare che siano fornite risorse adeguate per un'idonea formazione del personale e per l'implementazione dei sistemi di gestione del rischio.

Ciò include il software informatico a supporto della supervisione. L'alta direzione riceverà dal Compliance Officer aggiornamenti sulle questioni di compliance della Società. Riceverà inoltre ed esaminerà la relazione annuale del Compliance Officer e attuerà le eventuali raccomandazioni in essa contenute.‍

7.2. Compliance Officer

La Società deve designare un Compliance Officer che sarà responsabile dell'organizzazione dell'attuazione del PCMLTFA e dei rapporti con il FINTRAC.

Il Compliance Officer conserva copia di tutti i materiali formativi. La formazione AML aggiornata è erogata almeno con cadenza annuale. Le registrazioni di tutte le attività formative, comprese le date di erogazione e i soggetti erogatori, sono conservate sia a livello centrale sia nei fascicoli personali dei dipendenti.

I compiti del Compliance Officer comprendono:

Monitorare la conformità della Società agli obblighi AML/CFT;
Essere designato per ricevere ed esaminare le segnalazioni di attività sospette provenienti dai dipendenti ed essere accessibile a tal fine;
Esaminare tali segnalazioni e determinare se l'attività sospetta segnalata dia luogo a conoscenza o sospetto che un Cliente sia o possa essere coinvolto in riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo;
Sovrintendere alla comunicazione e alla formazione dei dipendenti;
Assicura che l'impresa tenga e conservi tutte le registrazioni AML richieste e provvederà a garantire l'inoltro dei Suspicious Activity Reports. Al Compliance Officer sono attribuite piena responsabilità e autorità per l'applicazione del programma AML/CFT dell'impresa;
Decidere se le comunicazioni debbano essere trasmesse al FINTRAC;
Esaminare tutte le nuove leggi e valutarne l'impatto sul processo operativo della Società;
Predisporre procedure scritte in materia di Compliance e metterle a disposizione di tutto il personale addetto alla compliance e degli altri soggetti interessati;
Assicurarsi che sia svolta un'adeguata due diligence sui Clienti e sui partner commerciali;
Ricevere dal personale i Suspicious Transactions Reports interni (STR interni);
Conservare ed esaminare adeguatamente le registrazioni di tutte le decisioni relative alle STR;
Assicurare che il personale riceva una formazione adeguata al momento dell'assunzione e che riceva una formazione periodica di aggiornamento su base annuale o, se necessario, con maggiore frequenza;
Monitorare i rapporti d'affari e registrare le revisioni e le decisioni adottate;
Assumere una decisione sulla prosecuzione o sulla cessazione dell'attività commerciale con un determinato Cliente;
Assicurare che tutti i documenti aziendali, i documenti relativi ai dati transazionali e i dati comprovanti un'operazione o transazione monetaria, o altri documenti e dati legalmente validi relativi all'esecuzione di operazioni monetarie, siano conservati per cinque anni dalla data dell'ultima transazione del Cliente.

7.3. Personale

Responsabile del rispetto della presente Policy AML e della comprensione delle proprie responsabilità nell'ambito della compliance AML/CFT. Assicurare che le procedure della Società siano osservate e ottenere tutte le prove documentali indicate nella Policy AML. Assicurare che l'attività sospetta sia segnalata al Compliance Officer non appena possibile e comunque non oltre un'ora lavorativa dal momento in cui è stata rilevata.

8. APPROCCIO BASATO SUL RISCHIO

La normativa AML canadese impone l'adozione di un approccio basato sul rischio per le Money Service Business che effettuano Electronic Funds Transfers. L'approccio basato sul rischio contribuisce a orientare l'allocazione delle risorse di compliance della Società, la strategia dei controlli interni e la struttura dei sistemi, e consente alla Società di concentrarsi sulle aree a rischio più elevato. La Società considera l'approccio basato sul rischio come un concetto articolato su due livelli. In primo luogo, ogni MSB dovrebbe stimare tutti i possibili rischi di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo applicabili al proprio modello di business. In secondo luogo, ogni MSB dovrebbe attuare un proprio insieme di misure di mitigazione volte a ridurre i rischi di ML/TF, di frode e di altre forme applicabili di criminalità finanziaria.

La presente sezione della Policy AML è redatta utilizzando il “Risk-based approach workbook” e la “Risk assessment guidance” emanati dal FINTRAC, cui la Società deve attenersi al fine di contrastare efficacemente il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

La Società tiene inoltre conto delle migliori prassi di settore illustrate nei documenti di orientamento della European Banking Authority, del FATF, del JMLSG e del Basel Committee.

Il Risk-based approach workbook e la Risk assessment guidance supportano la Società nello sviluppo di:

Una comprensione condivisa di ciò che l'approccio basato sul rischio comporta;
L'illustrazione dei principi di alto livello connessi all'applicazione di un approccio basato sul rischio;
La promozione della Società agli occhi dei suoi partner, in quanto il nostro approccio basato sul rischio è indice di una buona prassi del settore pubblico e privato.

Il nostro approccio basato sul rischio comprende:

Individuare i rischi rilevanti per la nostra attività;
Svolgere valutazioni dettagliate del rischio sulle aree di rischio di seguito indicate;
Sviluppare controlli e procedure per gestire direttamente e ridurre l'impatto dei rischi individuati;
Monitorare i controlli e migliorarne l'efficienza;
Conservare le registrazioni di tutte le valutazioni del rischio, delle revisioni e dei piani d'azione di miglioramento.

Ai fini di una più efficiente valutazione del rischio, il processo di valutazione del rischio della Società è suddiviso in due parti

Valutazione del rischio basata sull'attività d'impresa e valutazione del rischio basata sul rapporto.

La Società riesamina il proprio RBA su base annuale, in caso di modifica del modello di business nonché quando prevede di offrire nuovi prodotti o servizi.‍

8.1. Valutazione del rischio basata sull'attività d'impresa

La Società ha sviluppato e documentato la valutazione del rischio basata sull'attività d'impresa nel documento “Internal Business Risk Assessment”. Tale documento descrive il processo di valutazione del rischio d'impresa della Società, i rischi individuati e le misure di mitigazione proposte, e include un profilo di rischio d'impresa. La valutazione del rischio d'impresa consente alla Società di individuare dove i rischi si manifestano tra le linee di business, i clienti o determinati prodotti o servizi. La Società documenta i controlli di mitigazione per le aree che individua come ad alto rischio. Il numero di rischi individuabili varia in funzione del tipo di attività che la Società svolgerà e dei prodotti e/o servizi offerti ai Clienti.

Per condurre una valutazione del rischio basata sull'attività d'impresa, la Società deve individuare i rischi intrinseci della propria attività valutando le vulnerabilità al ML/TF. La valutazione complessiva del rischio basata sull'attività d'impresa comprende il rischio derivante dai seguenti fattori:

La combinazione di prodotti, servizi e canali di distribuzione;
Le aree geografiche in cui l'attività è svolta;
Clienti e rapporti d'affari;
L'impatto di nuovi sviluppi e tecnologie che incidono sull'operatività; e
Altri fattori rilevanti.

Una volta che la Società ha individuato e documentato tutti i rischi intrinseci dell'attività, a ciascun rischio può essere assegnato un livello o un punteggio, utilizzando una scala o una metodologia di scoring calibrata sulla dimensione e sulla tipologia dell'attività.

Per legge, la nostra Società deve applicare e documentare misure speciali per gli elementi ad alto rischio dell'attività. Con l'“Internal Business Risk Assessment” la Società è in grado di dimostrare al FINTRAC di aver predisposto controlli e misure per affrontare tali elementi ad alto rischio e che gli stessi sono efficaci (l'efficacia dei controlli e delle misure indicati nell'“Internal Business Risk Assessment” sarà dimostrata mediante revisioni interne o indipendenti (ove applicabile) della Società).

Tra l'altro, la Società utilizza un foglio di lavoro per la valutazione del rischio basata sull'attività d'impresa, che aiuta a documentare, archiviare e aggiornare i rischi intrinseci connessi all'attività aziendale. Il foglio di lavoro contiene i fattori di rischio che sono o potrebbero essere connessi all'attività della Società, il rating di rischio assegnato al fattore e le misure di mitigazione che la Società prevede per ciascun rischio.‍

8.2. Valutazione del rischio basata sul rapporto

La Società utilizza un sistema basato sul rischio, integralmente documentato nella “AML/CFT Client Risk Management Procedure”, che assicura il continuo ri-scoring del Cliente e il monitoraggio delle transazioni alla ricerca di indizi di ML e TF. La Procedura è parte della valutazione del rischio a livello aziendale.

Nella valutazione dei rischi di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo sono considerati i seguenti fattori:

Le tipologie di Clienti della Società;
Il luogo in cui tali Clienti sono stabiliti (ad es. paesi ad alto rischio FATF e UE);
Tipologie e volumi delle transazioni;
Prodotti e servizi offerti;
Canali attraverso i quali privati/società diventano Clienti;
I nuovi sviluppi e le nuove tecnologie che la Società mette a disposizione dei propri Clienti;
Il ricorso a terze parti e/o il loro utilizzo;
Il monitoraggio del comportamento dei Clienti;
I canali di distribuzione dei prodotti/servizi;
L'elaborazione dei pagamenti (ad es. trasferimenti - elettronici o bonifici, ecc.);
Le modalità di allocazione, accettazione e detenzione dei fondi;
I rischi interni ed esterni (ad es. Clienti, outsourcing, mercati, sistemi, ecc.)

La Società suddivide i propri Clienti in quattro gruppi di rischio:

Vietato (deve essere considerato al di fuori del risk appetite della Società)
Alto (applicazione della due diligence rafforzata, inclusa l'approvazione dell'alta direzione);
Medio (applicazione della due diligence standard);
Basso (applicazione della due diligence standard).

8.3. Tipologie di Clienti vietate

La Società nega l'accesso ai propri servizi a qualsiasi persona o soggetto che sia attualmente:

sottoposto a sanzioni finanziarie mirate imposte dalle Nazioni Unite, dagli Stati Uniti (OFAC), dall'UE o dal Canada;
costituito, residente o che effettua transazioni con un paese incluso dal FATF negli elenchi “High-risk and other monitored jurisdictions” o “Jurisdictions under Increased Monitoring”.
o qualsiasi settore vietato dalla Società ed elencato nell'Allegato 6.

9. DUE DILIGENCE DELLA CLIENTELA

La Società applica la due diligence all'avvio del rapporto con il Cliente, identificando e verificando l'identità del Cliente sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente.

La due diligence della clientela (CDD), la due diligence rafforzata (EDD) e il monitoraggio continuo sono misure volte a ridurre il rischio che la Società possa essere utilizzata da soggetti che intendono riciclare i proventi di reato o finanziare il terrorismo.

Sono applicate almeno le seguenti misure di CDD:

identificare il Cliente e verificarne l'identità sulla base di documenti o di altri dati ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;
identificare le persone fisiche che sono titolari effettivi e rappresentanti (per i clienti Corporate) del Cliente e adottare misure adeguate, in funzione del rischio, per verificare l'identità di tale titolare effettivo o rappresentante presso una fonte affidabile e indipendente dal Cliente;
ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto del Cliente con la Società;
Sono condotti audit annuali sulla procedura di due diligence. La Società verifica le proprie procedure di identificazione del Cliente per assicurare che il personale svolga i processi di due diligence e AML in conformità alla presente Policy e ai pertinenti requisiti di legge.

Qualora la Società abbia valutato che il rapporto d'affari con il Cliente presenta un rischio più elevato di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo, essa effettua la EDD.

Qualora la Società non sia in grado di applicare le misure di due diligence, essa non accetta il Cliente né esegue alcuna transazione con tale Cliente. Qualora la Società non sia in grado di applicare le misure di due diligence a un Cliente esistente, essa pone fine al rapporto esistente con tale Cliente.

La Società effettua altresì un monitoraggio continuo di tutti i rapporti d'affari in conformità alla valutazione del rischio dei propri Clienti. Per monitoraggio continuo si intende: l'esame delle transazioni del Cliente effettuate nel corso del rapporto (compresa, ove necessario, l'origine dei fondi), al fine di assicurare che le transazioni siano coerenti con la conoscenza dei Clienti, della loro attività e del profilo di rischio.

La Società mantiene aggiornati i documenti, i dati o le informazioni ottenuti ai fini dell'applicazione della CDD mediante una revisione periodica del fascicolo CDD, oppure li riesamina su base ad hoc in risposta a eventi scatenanti.

La Società identifica il Titolare Effettivo del Cliente (sia nel caso di persone giuridiche sia di persone fisiche) e adotta misure adeguate, in funzione del rischio, per verificarne l'identità (comprese, nel caso di una persona giuridica, di un trust o di un istituto giuridico analogo, le misure volte a comprendere la struttura di proprietà e di controllo).

In conformità alla legislazione applicabile, la Società utilizza 3 livelli di controlli di adeguata verifica, in funzione del profilo di rischio e del comportamento transazionale del Cliente. La Società si impegna a mantenersi un passo avanti rispetto ai requisiti. Di seguito sono indicati i 3 livelli di controlli di adeguata verifica utilizzati dalla Società:

CDD - Customer Due Diligence è la procedura standard di adeguata verifica utilizzata nella maggior parte dei casi ai fini della verifica e dell'identificazione.
EDD – Enhanced Due Diligence è utilizzata per i Clienti ad alto rischio, per le operazioni di importo elevato o per categorie particolari di Clienti quali i PEP.
Controlli aggiuntivi – per determinati rapporti d'affari, in aggiunta alle misure standard di EDD.

9.1. Processo di CDD

9.1.1. Prima di instaurare un rapporto d'affari con il Cliente, i dipendenti della Società devono applicare le seguenti misure di adeguata verifica:

Ottenere dal potenziale Cliente informazioni sullo scopo e sulla natura prevista dei suoi rapporti d'affari;
Stabilire se il potenziale Cliente agisca per proprio conto o sia soggetto a controllo; e identificare il titolare effettivo e, qualora il potenziale Cliente agisca tramite un rappresentante, accertare altresì l'identità di tale soggetto;
Richiedere al potenziale Cliente (in quanto persona giuridica) di fornire documenti e altri dati sulla cui base i dipendenti della Società siano in grado di comprendere la struttura gestionale e la natura delle attività del potenziale Cliente;
Verificare l'identità del potenziale Cliente e del titolare effettivo sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente.

9.1.2. Ai dipendenti della Società è vietato eseguire operazioni del Cliente tramite conti aperti, instaurare o proseguire rapporti d'affari ed eseguire operazioni qualora non sia possibile soddisfare i requisiti di adeguata verifica stabiliti nella presente procedura:

Qualora, nei casi previsti dalla presente procedura, il Cliente non fornisca i dati comprovanti la propria identità ovvero fornisca dati incompleti;
Qualora i dati siano errati, qualora il Cliente o il suo rappresentante eviti di fornire le informazioni necessarie per l'accertamento della sua identità, occulti l'identità del titolare effettivo o eviti di fornire le informazioni necessarie per l'accertamento dell'identità del titolare effettivo, ovvero i dati forniti siano a tal fine insufficienti;
Qualora i dipendenti della Società non possano garantire il rispetto dei requisiti di adeguata verifica. In tali casi, il Compliance Officer, previa valutazione della minaccia posta dal riciclaggio di denaro e/o dal finanziamento del terrorismo, decide in merito all'opportunità di trasmettere al FINTRAC una segnalazione di attività od operazione sospetta;
Qualora l'attività commerciale di un Cliente societario non sia in linea con la propensione al rischio della Società;
Qualora l'attività del Cliente induca il sospetto della commissione di una qualsiasi forma di attività illecita.

9.1.3. Alla Società è vietato aprire conti anonimi o conti intestati a nomi manifestamente fittizi, nonché aprire conti o instaurare in altro modo rapporti d'affari senza richiedere al Cliente di fornire i dati comprovanti la sua identità, ovvero qualora sussista un sospetto fondato che i dati riportati in tali documenti siano falsificati.

9.1.4. La Società deve applicare le misure di adeguata verifica non soltanto nei confronti dei nuovi Clienti, ma anche nei confronti di quelli esistenti, tenuto conto del livello di rischio, in presenza di nuove circostanze o di nuove informazioni relative alla determinazione del livello di rischio posto dal Cliente e dal titolare effettivo, ai loro dati identificativi, alle loro attività e ad altre circostanze rilevanti.

9.1.5. Nel periodo di durata del rapporto d'affari con il Cliente la Società deve in ogni caso:

Svolgere il monitoraggio continuo dei rapporti d'affari del Cliente, compreso l'esame delle operazioni effettuate nel corso di tali rapporti, al fine di garantire che le operazioni eseguite siano coerenti con la conoscenza che la Società ha del Cliente, della sua attività e del suo profilo di rischio, nonché dell'origine dei fondi;
Garantire che i documenti, i dati o le informazioni forniti dal Cliente e dal titolare effettivo nel corso dell'adeguata verifica siano appropriati, pertinenti, regolarmente riesaminati e mantenuti aggiornati.

9.1.6. La Società deve prestare attenzione a qualsiasi attività che ritenga, per sua natura, potenzialmente connessa al riciclaggio di denaro, al finanziamento del terrorismo e/o ad altre forme di criminalità finanziaria, e in particolare alle operazioni complesse o di importo insolitamente elevato e a tutti gli schemi di operazioni insoliti privi di un evidente scopo economico o di un apparente scopo lecito, nonché ai rapporti d'affari o alle operazioni monetarie con Clienti provenienti da paesi terzi nei quali, in base alle informazioni ufficialmente pubblicate da organizzazioni internazionali intergovernative, le misure di prevenzione del riciclaggio di denaro e/o del finanziamento del terrorismo sono insufficienti o non conformi agli standard internazionali. La Società deve esaminare il fondamento e lo scopo dell'esecuzione di tali operazioni o transazioni e i risultati dell'indagine devono essere messi per iscritto. Una copia di tale relazione deve essere conservata dalla società per almeno 5 anni dalla cessazione del rapporto d'affari con il Cliente. Deve essere effettuata un'analisi periodica di tutti i Clienti esistenti; la frequenza dipende dal gruppo di rischio assegnato al Cliente. Per i Clienti appartenenti al gruppo «alto rischio», l'analisi deve essere effettuata almeno una volta ogni sei mesi, per i Clienti appartenenti al gruppo «rischio medio» almeno una volta all'anno, mentre quelli appartenenti al gruppo «basso rischio» devono essere sottoposti ad analisi almeno una volta ogni due anni.

9.1.7. La Società può, in conformità alle politiche interne e alle procedure di controllo interno, rifiutare di eseguire operazioni e porre fine alle operazioni o al rapporto d'affari con il Cliente, qualora il Cliente eviti di fornire, o rifiuti di fornire, informazioni aggiuntive alla Società su richiesta della stessa ed entro i termini specificati. Si rimanda all'Allegato 5.‍

10. ADEGUATA VERIFICA RAFFORZATA (EDD)

Il processo di Enhanced Due Diligence (EDD) della Società è concepito per ottenere quante più informazioni possibile al fine di garantire la validità dell'operazione e la conformità della Società al PCMLTFA e alle normative applicabili. In termini pratici, l'EDD comprende:

Adottare misure ragionevoli per accertare l'origine del patrimonio del Cliente – l'origine del patrimonio è distinta dall'origine dei fondi e descrive le attività che hanno generato il patrimonio netto complessivo di una persona, ossia quelle attività che hanno generato il reddito e i beni del Cliente;
Valutare se sia opportuno adottare misure per verificare l'origine dei fondi e del patrimonio presso i Clienti o presso fonti indipendenti (quali Internet, banche dati pubbliche o disponibili in commercio);
Ottenere ulteriori informazioni di CDD (informazioni identificative e informazioni sul rapporto);
Adottare misure aggiuntive per verificare le informazioni di CDD ottenute;
Richiedere riesami più frequenti dei rapporti d'affari (due volte l'anno);
Effettuare un monitoraggio rafforzato delle operazioni e fissare soglie transazionali più basse per le operazioni connesse al rapporto d'affari; e
Fissare soglie di allerta più basse per il monitoraggio automatizzato dei PEP;
Effettuare ricerche su fonti mediatiche avverse (adverse media).

10.1. Qualora le operazioni o i rapporti d'affari siano intrattenuti con persone fisiche politicamente esposte, il dipendente della Società deve effettuare l'EDD e ottenere l'approvazione di un dirigente senior per instaurare o proseguire i rapporti d'affari con tali Clienti, ovvero per proseguire i rapporti d'affari con i Clienti che divengano persone fisiche politicamente esposte;

10.2. Qualora a una persona politicamente esposta nazionale non siano più affidate funzioni pubbliche importanti, la Società deve, per almeno 12 mesi, tenere conto del rischio che tale persona continua a presentare e applicare misure appropriate e commisurate al rischio fino a quando si ritenga che tale persona non presenti più alcun rischio specifico delle persone fisiche politicamente esposte.

10.3. Alla Società è vietato instaurare e proseguire rapporti con un Istituto Finanziario di comodo (shell) o con un Istituto Finanziario che risulti consentire l'utilizzo dei propri conti da parte di un Istituto Finanziario di comodo.

10.4. Qualora, nel corso dell'adeguata verifica della clientela, la Società sospetti che sia in atto un'operazione di riciclaggio di denaro e/o di finanziamento del terrorismo e un'ulteriore adeguata verifica della clientela possa indurre nel Cliente il sospetto che informazioni sul suo conto possano essere trasmesse al FINTRAC, la Società può interrompere il processo di adeguata verifica della clientela e non instaurare un rapporto d'affari con il Cliente. In tali casi, le informazioni sono trasmesse al FINTRAC secondo la procedura stabilita all'Articolo 16.2 della presente procedura. Si rimanda all'Allegato 4.

10.5. La Società ha applicato l'EDD prima dell'instaurazione di un rapporto d'affari con l'istituto finanziario rispondente o con un prestatore di servizi relativi ad asset virtuali (VASP).

11. PERSONE POLITICAMENTE ESPOSTE

Una Persona Politicamente Esposta (PEP) è una persona fisica alla quale sono o sono state affidate funzioni importanti e che, in quanto tale, potrebbe abusare di tale posizione o funzione a fini di riciclaggio o di altri reati presupposto, quali la corruzione o la concussione³. A causa degli elevati rischi associati ai PEP, il Financial Action Task Force (FATF) raccomanda l'adozione di controlli AML e di adeguata verifica aggiuntivi al momento dell'instaurazione di un rapporto d'affari con un PEP.

La Società utilizza risorse commerciali esistenti e altre banche dati per l'identificazione dei PEP e garantisce sempre che i controlli KYC iniziali di adeguata verifica comprendano il riscontro dei nominativi delle persone fisiche rispetto a tali risorse e banche dati, al fine di identificare immediatamente i PEP.

La Società applica misure di adeguata verifica aggiuntive per tutti i PEP identificati e, laddove sussista una proposta di instaurazione di un rapporto d'affari, la Società svolge sempre l'EDD e garantisce che l'approvazione dell'alta direzione per l'instaurazione del rapporto d'affari sia ottenuta e documentata.

12. IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE

Ai fini di quanto segue, la Società deve identificare il proprio Cliente, salvo che l'identità di tale Cliente sia già nota alla Società e sia stata dalla stessa verificata. Dopo che il Cliente è stato identificato, la Società deve verificarne l'identità. La quantità di informazioni da ricevere da un Cliente dipende dal fatto che il Cliente sia una persona giuridica o una persona fisica, e in particolare:

Se un Cliente è una persona giuridica, devono essere ricevute almeno le seguenti informazioni ai fini dell'identificazione: denominazione sociale; numero di registrazione; indirizzo della sede legale (e, se diverso, della sede principale di attività); la legge cui la persona giuridica è soggetta; il suo atto costitutivo (contenuto nello statuto o in altri documenti costitutivi); nome e cognome completi dei membri del consiglio di amministrazione (o, in mancanza di un consiglio, dei membri dell'organo di gestione equivalente) e dei soggetti apicali responsabili delle operazioni della persona giuridica, informazioni sul titolare effettivo.
Se un Cliente è una persona fisica, devono essere ricevute almeno le seguenti informazioni ai fini dell'identificazione: nome e cognome; numero di identificazione personale (ove esistente); data di nascita; fotografia su un documento ufficiale che ne comprovi l'identità; indirizzo di residenza; numero e data di rilascio del documento di identità personale, Stato e autorità che ha rilasciato il documento; periodo di validità del documento di identità e codice di identificazione fiscale (TIN).

La Società utilizza il «government-issued photo identification method» (metodo di identificazione mediante documento con fotografia rilasciato da un'autorità pubblica) ai fini dell'identificazione del Cliente. Il «dual-process method» può essere utilizzato esclusivamente ai fini della continuità operativa, quale meccanismo di ripiego qualora il metodo primario non sia disponibile per qualsiasi motivo.

I controlli del documento e dell'immagine facciale avvengono nell'ambito di un'unica sessione di identificazione ininterrotta mediante acquisizione diretta. Il caricamento del documento o dell'immagine facciale non è consentito.

³ In caso di discrepanza con la definizione fornita nella policy, prevale quest'ultima.

Nell'identificazione non in presenza, le informazioni ricevute sono verificate mediante un fornitore KYC specializzato che utilizza strumenti informatici di identificazione a distanza per quanto segue:

Validazione⁴ del documento di identità:
○ Verifica nelle banche dati dei documenti smarriti e rubati;
○ Verifica degli elementi di sicurezza quali QR, filigrana e codici a barre;
○ Onda di colore;
○ Manomissione dei caratteri.
Confronto del selfie con test di liveness;
Verifiche dei dati estratti dal documento validato rispetto agli elenchi:
○ Sanzioni
○ PEP
○ Fonti mediatiche avverse
○ Fonti penali.
Verifiche rispetto a «blocklist» interne e internazionali, non soltanto dei dati del documento di identità validato, ma anche della biometria facciale della persona.

12.1. Documenti di identità accettati

La Società accetta i seguenti tipi di documenti di identità:

Passaporti validi per l'espatrio, unicamente con zona MRZ;
Carte d'identità rilasciate dagli Stati membri dell'UE;
Patenti di guida con fotografia rilasciate in Canada.

12.2. Identificazione in presenza

Requisiti per l'identificazione in presenza del Cliente e del titolare effettivo:

12.2.1. Nell'identificazione di Clienti che sono persone fisiche e in presenza fisica del Cliente, la Società richiede il documento di identità elencato al punto 12.1. del Canada o di uno Stato estero, ovvero un permesso di soggiorno valido e in corso di validità rilasciato dal Canada, contenente i seguenti dati comprovanti l'identità del Cliente:

nome/nomi;
cognome/cognomi;
numero personale (ove il numero personale non sia disponibile – qualsiasi altra sequenza univoca di simboli o la data di nascita), il numero e il periodo di validità del permesso di soggiorno in Canada e il luogo e la data del suo rilascio;
fotografia;
firma (salvo i casi in cui essa sia facoltativa nel documento di identità);
cittadinanza (NB: nel caso di un apolide – lo Stato che ha rilasciato il documento di identità);
professione.

⁴ La verifica è effettuata dal sistema di un fornitore KYC specializzato, con doppio controllo di tutte le potenziali corrispondenze o discrepanze da parte del personale umano del fornitore. I risultati sono esaminati dal Compliance Officer, il quale assume altresì la decisione finale.

12.2.2. Nell'identificazione di un Cliente che è una persona giuridica, la Società richiede a detto Cliente di fornire i documenti di identità (o loro copie con attestazione notarile che ne confermi l'autenticità, ovvero prive di tale attestazione qualora tali documenti di identità possano essere verificati da una fonte attendibile, ad esempio un registro pubblico delle imprese) contenenti i seguenti dati:

Denominazione;
Forma giuridica, sede legale/indirizzo, indirizzo di effettivo esercizio dell'attività;
Numero di registrazione (se tale numero è stato rilasciato);
Autorizzazione a rappresentare la società (se necessaria);
un estratto di registrazione (o certificate of incumbency o documento equivalente) e la relativa data di rilascio.

12.2.3. Qualora il Cliente sia una persona giuridica rappresentata da una persona fisica, ovvero qualora un Cliente che è una persona fisica sia rappresentato da un'altra persona fisica, l'identità di tali rappresentanti è accertata con le stesse modalità previste per l'identità di un Cliente che è una persona fisica. Il Cliente deve inoltre fornire le seguenti informazioni relative all'amministratore della persona giuridica: nome, cognome, numero personale (nel caso di uno straniero, ove disponibile – il numero personale o qualsiasi altra sequenza univoca di simboli o la data di nascita), la sua cittadinanza (nel caso di un apolide – lo Stato che ha rilasciato il documento di identità).

12.2.4. Qualora il Cliente sia una persona giuridica rappresentata da una persona fisica, ovvero un Cliente che è una persona fisica sia rappresentato da un'altra persona fisica, la Società deve richiedergli di fornire una procura e di verificarne:

la validità (ossia il diritto del soggetto che l'ha rilasciata di rilasciare tale procura);
il periodo di validità;
le azioni da compiere come specificate nella procura (la procura deve essere conforme ai requisiti della legislazione canadese);

Qualsiasi procura rilasciata in uno Stato estero deve essere legalizzata o certificata mediante Apostille.

Informazioni sulla rappresentanza, quali l'autorizzazione (PoA, procura), nei casi in cui il rappresentante dell'ente societario non sia legittimato a rappresentarlo sulla base di poteri statutari. Il Documento di Rappresentanza deve essere stato autenticato da un notaio negli ultimi 5 anni.

La validità del documento è fissata in 5 anni dalla data di apertura del conto societario, qualora il termine effettivo sia più lungo o perpetuo.

12.2.5. All'avvio dell'identificazione di un potenziale Cliente in presenza fisica del Cliente (persona fisica o rappresentante di un Cliente che è una persona giuridica), il membro del personale responsabile della Società deve:

Valutare se il potenziale Cliente/il suo rappresentante (persona fisica) abbia presentato documenti validi tra quelli indicati nella presente policy e accertare se il documento da lui presentato contenga una fotografia del rispettivo Cliente;
Valutare lo stato del documento presentato (prestando particolare attenzione a eventuali modifiche, correzioni, ecc. della fotografia, delle pagine o delle annotazioni);
Accertare se il potenziale Cliente (persona fisica o giuridica) utilizzerà i servizi della Società in proprio ovvero se agirà per conto di un'altra persona;
Accertare se la persona fisica o giuridica disponga dei poteri necessari per agire per conto del potenziale Cliente;
Effettuare una copia delle pagine del documento presentato dalla persona fisica contenenti la fotografia e gli altri dati necessari all'identificazione di tale persona fisica, ovvero scansionare il documento;
Verificare se sussistano circostanze che giustifichino l'applicazione dell'adeguata verifica rafforzata della clientela.

12.2.6. Effettuata la copia di un documento, il membro del personale responsabile o la persona autorizzata della Società deve apporre un contrassegno di autenticità sulla copia del documento di identità di ciascun Cliente (qualora sia realizzata una copia cartacea del documento).

12.2.7. Il documento di identità utilizzato per accertare l'identità deve essere autentico, valido e in corso di validità.

12.2.8. Quando il potenziale Cliente è fisicamente presente, la Società può utilizzare il dual process method per verificare l'identità di una persona fisica. Tale metodo consiste nel fare riferimento a informazioni provenienti da due fonti attendibili.

Per verificare l'identità di una persona fisica mediante il dual-process method, la Società fa riferimento a due qualsiasi dei seguenti elementi:

Informazioni provenienti da una fonte attendibile che includano il nome e l'indirizzo della persona fisica;
Informazioni provenienti da una fonte attendibile che includano il nome e la data di nascita della persona fisica;
Informazioni che includano il nome della persona fisica e confermino che la stessa è titolare di un conto di deposito, di una carta di credito o di altro conto di finanziamento presso un ente finanziario.

12.3. Identificazione non in presenza

Requisiti per l'identificazione non in presenza del Cliente e del titolare effettivo.

12.3.1. L'identità di un Cliente (persona fisica o rappresentante del Cliente che è una persona giuridica, nonché del titolare effettivo) può essere accertata senza la presenza fisica del Cliente esclusivamente nei seguenti casi:

quando si utilizzano mezzi di identificazione elettronica operanti nell'ambito di regimi di identificazione elettronica con livello di garanzia elevato o significativo.
l'autenticità di un documento di identità con fotografia rilasciato da un'autorità pubblica deve essere determinata mediante una tecnologia in grado di valutare l'autenticità del documento:
○ al Cliente può essere chiesto di scansionare il proprio documento di identità con fotografia rilasciato da un'autorità pubblica utilizzando la fotocamera del proprio telefono cellulare o dispositivo elettronico; e
○ al Cliente può essere chiesto di scattare un "selfie" utilizzando la fotocamera del proprio telefono cellulare o dispositivo elettronico, e un'applicazione utilizzata dalla Società applicherebbe una tecnologia di riconoscimento facciale per confrontare i tratti di tale "selfie" con la fotografia presente sul documento di identità autentico con fotografia rilasciato da un'autorità pubblica. Dovrebbe altresì esistere un processo per confrontare il nome riportato sul documento di identità con fotografia rilasciato da un'autorità pubblica con il nome fornito alla Società dal Cliente;
○ la Società utilizzerebbe quindi una tecnologia per confrontare le caratteristiche del documento di identità con fotografia rilasciato da un'autorità pubblica con caratteristiche note (ad esempio, dimensioni, texture, spaziatura dei caratteri, lettere in rilievo, formato, design), elementi di sicurezza (ad esempio, ologrammi, codici a barre, bande magnetiche, filigrane, chip elettronici incorporati) o segni distintivi (ad esempio, loghi, simboli), al fine di accertare che si tratti di un documento autentico rilasciato dall'autorità competente (governo federale, provinciale, territoriale).
quando si utilizzano mezzi elettronici che consentono lo streaming video diretto, con le seguenti modalità:
○ l'immagine facciale del Cliente e l'originale del documento di identità o di un equivalente valido e in corso di validità esibito dal Cliente sono registrati al momento dello streaming video diretto;

Tale metodo è utilizzato mediante la tecnologia moderna fornita dal fornitore terzo.

12.3.2. L'identificazione del Cliente e del titolare effettivo nei casi specificati al punto 12.3.1 del presente Articolo è possibile soltanto se sono soddisfatte tutte le seguenti condizioni:

prima dell'identificazione del Cliente e del titolare effettivo nei casi specificati al punto 12.3.1 del presente Articolo, l'identità del Cliente è stata accertata mediante mezzi elettronici che consentono lo streaming diretto online o video, ovvero l'identità del Cliente è stata accertata in presenza fisica del Cliente al momento del rilascio di un mezzo di identificazione elettronica operante nell'ambito di un regime di identificazione elettronica con livello di garanzia elevato o significativo, ovvero prima del rilascio allo stesso di un certificato qualificato di firma elettronica;
l'identità del Cliente e del titolare effettivo (persona fisica) e del rappresentante di una persona giuridica è stata accertata sulla base dei documenti o delle informazioni specificati al paragrafo 12.1 del presente Articolo.

12.3.3. Il documento di identità utilizzato per accertare l'identità deve essere autentico, valido e in corso di validità.

12.3.4. Quando il potenziale Cliente non è fisicamente presente, la Società può utilizzare il dual process method per verificare l'identità di una persona fisica. Tale metodo consiste nel fare riferimento a informazioni provenienti da due fonti attendibili.

Per verificare l'identità di una persona fisica mediante il dual-process method, la Società fa riferimento a due qualsiasi dei seguenti elementi:

informazioni provenienti da una fonte attendibile che includano il nome e l'indirizzo della persona fisica;
informazioni provenienti da una fonte attendibile che includano il nome e la data di nascita della persona fisica;
informazioni che includano il nome della persona fisica e confermino che la stessa è titolare di un conto di deposito, di una carta di credito o di altro conto di finanziamento presso un ente finanziario.

I documenti possono essere ottenuti nel formato originale dell'informazione, quale un fax, una fotocopia, una scansione o un'immagine elettronica. Le informazioni ottenute devono provenire da due fonti diverse e non possono provenire né dalla persona fisica la cui identità è oggetto di verifica né dal soggetto o dall'ente che effettua la verifica.

La società non fornisce servizi ai potenziali Clienti persone fisiche e ai rappresentanti di potenziali Clienti societari di età inferiore a 18 anni.

13. REQUISITI PER L'IDENTIFICAZIONE DEL TITOLARE EFFETTIVO

Il Beneficiario, ai sensi della normativa AML/CFT, è la persona fisica che possiede o controlla un Cliente (persona giuridica o impresa di uno Stato estero) e/o la persona fisica per conto della quale è effettuata un'operazione o un'attività.

Il beneficiario è:

in una persona giuridica:
a) la persona fisica che possiede o controlla, direttamente o indirettamente, una persona giuridica detenendo una percentuale sufficiente delle azioni o dei diritti di voto di tale persona giuridica, anche tramite azioni al portatore, ad eccezione delle società per azioni i cui titoli sono negoziati su mercati regolamentati disciplinati dal diritto canadese, da obblighi di informativa regolamentare o da standard internazionali equivalenti, oppure controllata in altro modo. È considerata proprietario diretto la persona fisica che possiede il 25 per cento più una azione o più del 25 per cento del patrimonio del Cliente. La persona o le persone fisiche che controllano l'impresa o le imprese.
b) nel caso di una persona giuridica identificata, la persona fisica che occupa una posizione dirigenziale di alto livello, qualora la persona di cui alla lettera a) del presente paragrafo non sia stata identificata o qualora sussistano dubbi sul fatto che la persona identificata sia il beneficiario.
nei fondi fiduciari (trust) – tutte le persone seguenti:
a) il o i disponenti (trustor);
b) il o i fiduciari (trustee);
c) il costituente (settlor) del trust;
d) il o i depositari (custodian), ove presenti;
e) le persone fisiche che beneficiano di una persona giuridica o di un ente privo di personalità giuridica oppure, nella misura in cui tali persone non siano ancora state individuate, le persone i cui interessi sono rappresentati da tale persona giuridica o ente privo di personalità giuridica;
f) qualsiasi altra persona fisica che esercita il controllo effettivo sul trust, direttamente o indirettamente, tramite la proprietà o altri mezzi.

La Società utilizza il registro e i propri controlli di verifica per identificare e registrare i titolari effettivi, come richiesto dagli obblighi in materia di titolarità effettiva previsti dal PCMLTFA e dai relativi Regolamenti, dalla EU Fifth Money Laundering Directive (5AMLD o “la Direttiva”) 2018/843/EU e dal Funds Transfer Regulation (FTR) 2015/847/EU.

L'identificazione del titolare effettivo in sede di accertamento dell'identità del Cliente è obbligatoria in tutti i casi. L'identificazione dei titolari effettivi in tutti i casi si intende come l'identificazione di una persona fisica o di un gruppo di persone fisiche.

13.1. In sede di accertamento dell'identità del titolare effettivo, qualora l'identità del Cliente e del titolare effettivo sia accertata alla presenza fisica del Cliente, la Società deve richiedere al Cliente e al titolare effettivo di fornire i seguenti dati identificativi:

nome/nomi;
cognome/cognomi;
numero identificativo personale (qualora il numero identificativo personale non sia disponibile – qualsiasi altra sequenza univoca di simboli o la data di nascita), il numero e il periodo di validità del permesso di soggiorno in Canada nonché il luogo e la data del suo rilascio;
cittadinanza (N.B.: nel caso di un apolide – lo Stato che ha rilasciato il documento di identità).

13.2. Qualora l'identità del Cliente sia accertata con o senza la presenza fisica, la Società deve verificare i documenti e le informazioni relativi al titolare effettivo presentati dal Cliente sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente. Tali azioni della Società comprendono la richiesta al Cliente stesso di indicare fonti pubbliche che possano convalidare le informazioni sul titolare effettivo.

La Società può fare riferimento a documenti quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

il libro dei verbali;
il registro dei titoli;
il libro dei soci;
l'atto costitutivo;
le dichiarazioni annuali;
il certificato di stato societario;
i patti parasociali;
i contratti di società di persone; oppure
i verbali delle decisioni delle riunioni del consiglio di amministrazione.

13.3. L'esattezza dei dati presentati dal Cliente deve essere attestata con la sua firma e il suo timbro (qualora egli sia tenuto ad avere un timbro ai sensi degli atti normativi che regolano la sua attività).

14. MONITORAGGIO DELL'ATTIVITÀ DEL CLIENTE

La Società è tenuta a monitorare i rapporti d'affari e ad applicare un esame accurato alle operazioni o alle attività insolite, complesse o ad alto rischio, affinché il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo possano essere individuati o prevenuti.

In conformità al PCMLTFA, la Società monitora le operazioni e definisce i modelli di comportamento di spesa del Cliente al fine di individuare:

operazioni complesse e/o di importo insolitamente elevato;
schemi operativi insoliti privi di una giustificazione economica apparente o di uno scopo lecito evidente;
qualsiasi altra attività che la Società ritenga, per la sua natura, particolarmente suscettibile di essere connessa al riciclaggio di denaro o al finanziamento del terrorismo.

Un'operazione o un'attività insolita può presentarsi in una forma non coerente con il modello di attività atteso all'interno di un determinato rapporto d'affari, oppure con la normale attività commerciale relativa al tipo di prodotto o servizio offerto. Ciò può indicare riciclaggio di denaro, attività di finanziamento del terrorismo o attività fraudolenta, qualora l'operazione o l'attività sia priva di una giustificazione economica apparente o di uno scopo lecito evidente.

La Società utilizza un sistema di monitoraggio che opera al fine di conseguire quanto segue:

il trattamento delle informazioni del Cliente mediante un controllo automatizzato sull'identificazione del Cliente, del titolare effettivo, del rappresentante autorizzato e di altri Clienti, nonché sui campi informativi obbligatori necessari alla gestione delle attività economiche e personali;
la classificazione del rischio del Cliente e la manutenzione e l'utilizzo del sistema di scoring, mediante la valutazione dei fattori di rischio del Cliente, la determinazione del tipo di rischio e l'attribuzione di un'adeguata valutazione numerica;
l'analisi del Cliente e il tracciamento delle operazioni, garantendo la documentazione elettronica di adeguata verifica, la conservazione e la disponibilità delle decisioni assunte, sulla base dell'analisi, della business intelligence nonché del livello di autorizzazione degli utenti del sistema di monitoraggio (ad esempio, modalità di sola lettura/modifica);
il monitoraggio dei conti "dormienti" mediante l'identificazione automatizzata e la verifica supplementare di un'operazione effettuata da o verso un conto dormiente;
l'utilizzo delle liste sanzionatorie, garantendo la manutenzione, l'aggiornamento e l'impiego di liste sanzionatorie intelligenti (liste dell'Unione europea, OFAC, UN, OFSI ed elenco canadese);
l'individuazione dei Clienti che sono persone politicamente esposte, dei loro familiari o dei soggetti strettamente legati a una persona politicamente esposta (collettivamente, "PEP"), garantendo la predisposizione di messaggi di allerta automatizzati qualora le informazioni relative al Cliente, al suo titolare effettivo o ai suoi rappresentanti individuino una possibile PEP;
la valutazione dell'esposizione al rischio AML/CFT, fornendo il confronto degli indicatori aggregati di esposizione al rischio AML/CFT con i risultati dei periodi di valutazione precedenti e la determinazione delle loro tendenze dinamiche.

Le possibili caratteristiche da monitorare potrebbero essere le variazioni relative a:

la natura e il tipo di un'operazione;
la frequenza e la natura di una serie o di uno schema di operazioni;
l'importo delle operazioni, prestando particolare attenzione alle operazioni di importo particolarmente elevato;
l'origine/destinazione geografica di un pagamento o di un incasso;
le parti coinvolte, al fine di garantire che non vi siano pagamenti verso o da un soggetto incluso in una lista sanzionatoria;
la normale attività o il normale volume d'affari del Cliente.

Il monitoraggio delle operazioni e dell'attività dei Clienti è svolto secondo un approccio basato sul rischio, con i Clienti ad alto rischio sottoposti a controlli e osservazioni supplementari e più frequenti. Il monitoraggio delle operazioni e dell'attività deve essere effettuato per tutta la durata del rapporto instaurato con il Cliente, al fine di garantire che le operazioni e le attività svolte siano coerenti con il KYC del Cliente, con la sua attività, con l'origine dei fondi e con l'origine del patrimonio, ove sia necessario determinarli.

Il monitoraggio delle operazioni complesse, insolite e di importo elevato o degli schemi operativi insoliti deve essere oggetto di esame e di registrazione per iscritto.

Il monitoraggio delle operazioni in attività virtuali avviene mediante la verifica della cronologia delle attività virtuali con l'utilizzo di uno strumento informatico specializzato.

Qualora i presupposti del rapporto mutino in modo significativo, la Società deve svolgere ulteriori procedure di monitoraggio dell'attività del Cliente, al fine di garantire la piena comprensione del rischio rivisto e dei nuovi presupposti del rapporto. Per una maggiore comprensione, occorre dare seguito a tutti i "red flag".

La Società deve garantire che ogni informazione aggiornata ottenuta tramite incontri, colloqui o altre modalità di comunicazione con il Cliente sia registrata e conservata insieme alla documentazione del Cliente. Tali informazioni devono essere a disposizione del Compliance Officer della Società.

Il monitoraggio continuo delle attività del Cliente consentirà alla Società di continuare a costruire un profilo del Cliente e comporterà la raccolta continuativa di informazioni di CDD.

15. SANZIONI INTERNAZIONALI

15.1. Alla Società è vietato compiere qualsiasi azione vietata dalle sanzioni internazionali e attuata dal Canada ai sensi dello United Nations Act (UNA), dello Special Economic Measures Act (SEMA) o del Justice for Victims of Corrupt Foreign Officials Act (JVCFOA).

15.2. Alla Società è vietato concludere operazioni la cui esecuzione sarebbe in contrasto con gli atti normativi menzionati al punto 14.1.

15.3. L'adempimento delle obbligazioni sorte anteriormente all'avvio dell'attuazione delle sanzioni internazionali deve essere immediatamente cessato o sospeso per tutta la durata dell'attuazione delle sanzioni internazionali. È vietato assumere nuove obbligazioni la cui esecuzione sarebbe in contrasto con le sanzioni internazionali attuate in Canada.

15.4. In caso di limitazione della disponibilità dei conti nei confronti dei soggetti verso i quali sono attuate sanzioni internazionali, da tali conti possono essere dedotte le spese connesse alla ordinaria tenuta degli stessi, e possono esservi accreditati i pagamenti dovuti in forza di operazioni concluse anteriormente all'inizio dell'attuazione delle sanzioni internazionali, solo a condizione che eventuali addebiti o accrediti non siano resi disponibili al soggetto nei cui confronti sono attuate sanzioni finanziarie.

15.5. La Società dispone di una soluzione di screening, integrata per garantire che la Società sia conforme al regime delle sanzioni internazionali e attuata negli atti normativi menzionati all'Articolo 14.

15.6. La Società effettua lo screening in tempo reale di tutte le operazioni rispetto alle pertinenti liste di persone, gruppi ed entità designati sottoposti a sanzioni finanziarie.

15.7. La soluzione di screening dei Clienti garantisce che tutti i Clienti registrati nei sistemi informatici della Società e i loro titolari effettivi siano sottoposti a screening rispetto alle pertinenti liste sanzionatorie di persone, gruppi ed entità designati durante l'onboarding e nel corso della collaborazione continuativa.

16. ALTRE DISPOSIZIONI

16.1. Conservazione dei documenti

La Società rispetta le disposizioni dei Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Regulations. In tal senso:

manteniamo una pista di controllo completa per le attività di KYC, CDD ed EDD svolte sui nostri Clienti potenziali (nei casi in cui la persona fisica o l'entità societaria non sia stata sottoposta a onboarding) ed effettivi, comprese le informazioni sugli UBO e le informazioni che accompagnano i trasferimenti di fondi;
per cinque anni dalla data di cessazione delle operazioni o dei rapporti d'affari con il Cliente, conserviamo un registro dei Clienti con i quali le operazioni o i rapporti d'affari sono stati cessati a causa del rifiuto di presentare informazioni supplementari entro i termini stabiliti;
per cinque anni dalla data di cessazione delle operazioni o dei rapporti d'affari con il Cliente, conserviamo copie dei documenti di identità del Cliente, i dati identificativi del titolare effettivo, i dati identificativi del beneficiario, le fotografie selfie, le registrazioni di streaming video diretto/trasmissione video diretta e/o le fotografie, nonché gli altri dati ricevuti al momento dell'onboarding;
per cinque anni dalla data di cessazione delle operazioni o dei rapporti d'affari con il Cliente, conserviamo in formato elettronico e cartaceo la corrispondenza commerciale con il Cliente;
per cinque anni dalla data di esecuzione dell'operazione monetaria o di conclusione della transazione, conserviamo i dati delle operazioni e i dati relativi all'esecuzione delle stesse;
per cinque anni dalla data di cessazione delle operazioni o dei rapporti d'affari con il Cliente, conserviamo la documentazione delle indagini finanziarie su attività o operazioni sospette del Cliente.

Ogni documento la cui conservazione è richiesta ai sensi dei Regolamenti deve essere conservato in modo tale da poter essere fornito a una persona autorizzata entro 30 giorni dalla richiesta di esaminarlo.

La Società mantiene i seguenti registri connessi ad AML/CFT:

registro dei Clienti (contenente le principali informazioni relative ai clienti della Società, tra cui: informazioni di registrazione, amministratori, titolari effettivi, stato della collaborazione, ecc.);
registro delle Segnalazioni di Operazioni Sospette (Suspicious Transaction Report).

L'accesso al registro è controllato mediante la registrazione dei log e l'attribuzione di diritti di accesso. Alcuni registri saranno conservati nel sistema CRM per facilità d'uso e per il backup continuo dei dati.

16.2. Segnalazioni

Non appena un'operazione viene segnalata dal sistema di monitoraggio interno, il Compliance Officer esamina la segnalazione e archivia l'esito nell'apposito fascicolo di indagine ai fini della pista di controllo.

In qualità di MSB, la Società è tenuta a trasmettere una STR al FINTRAC in relazione a qualsiasi azione o informazione sospetta o incoerente di cui la Società venga a disporre o a conoscenza nell'ambito della propria ordinaria attività. Ciò include i casi in cui la Società sospetti o abbia motivi ragionevoli per ritenere o sospettare che una persona sia coinvolta, o stia tentando di coinvolgersi, in attività di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo.

Il Compliance Officer è responsabile della segnalazione delle STR al FINTRAC non appena si verifichi un incidente o sorga un sospetto e comunque non oltre la fine del giorno lavorativo successivo al momento in cui tali informazioni sono giunte a conoscenza del Compliance Officer.

Tutti i documenti relativi alle segnalazioni in materia di riciclaggio di denaro, alle operazioni commerciali, all'identificazione del Cliente e all'adeguata verifica della clientela sono conservati per un minimo di cinque anni.

Utilizzando tutte le informazioni disponibili in quel momento, il Compliance Officer assume una decisione informata, avvalendosi di un giudizio ponderato, in merito alla sussistenza di motivi ragionevoli di conoscenza o sospetto di riciclaggio di denaro, così da consentirgli di predisporre la segnalazione al FINTRAC, ove opportuno.

Adeguata verifica della clientela

L'adeguata verifica della clientela (Customer Due Diligence, CDD) è il processo attraverso il quale viene verificata l'identità di un Cliente. La CDD comprende inoltre il processo volto a determinare se tale persona agisca per conto di un'altra persona, lo scopo e la natura prevista del rapporto d'affari, l'origine del patrimonio e dei fondi e il monitoraggio continuo delle attività del Cliente. Il concetto di CDD non riguarda soltanto i Clienti, ma si estende a tutte le persone con le quali la Società ha instaurato un rapporto d'affari, compresi i dipendenti, come trattato più avanti nelle presenti procedure.

Il Compliance Officer è responsabile del processo di CDD ed è tenuto a svolgere tale adeguata verifica in linea con i presenti requisiti.

In fase di onboarding del Cliente, tutti i nominativi dei Clienti (compresi i nominativi dei soci, degli UBO, degli amministratori, le denominazioni societarie e i nominativi degli agenti) devono essere immediatamente sottoposti a screening su Sanzioni, Adverse Media e PEP. Il Compliance Officer deve esaminare eventuali alert o notifiche ricevuti e confrontarli con i dati del Cliente al fine di stabilire se la notifica costituisca una corrispondenza positiva. Le evidenze relative all'esame di cui sopra svolto dal Compliance Officer sono archiviate nel relativo fascicolo del Cliente.

Il Compliance Officer trasmetterà eventuali STR e/o effettuerà eventuali segnalazioni direttamente al FINTRAC, ove necessario.

Processo di identificazione e verifica

L'identificazione è il processo di acquisizione dei dati personali e di altre informazioni rilevanti relative al Cliente. Le informazioni acquisite sulle persone fisiche (individui) e sulle persone giuridiche (come nel caso di società, società di persone, ecc.) variano di conseguenza.

La verifica avviene facendo riferimento a documenti, dati o informazioni ottenuti dal richiedente del rapporto d'affari. Affinché la verifica sia completata in linea con la normativa applicabile, i documenti ottenuti dai Clienti devono soddisfare i seguenti criteri:

devono essere affidabili; e
devono essere rilasciati da una fonte indipendente, quale un'autorità, un dipartimento o un'agenzia governativa, una società di servizi di pubblica utilità regolamentata come le società di telefonia e i fornitori di acqua ed elettricità, oppure un soggetto obbligato che svolge attività finanziaria rilevante in Canada o in una giurisdizione equivalente.
Il documento di identità utilizzato per accertare l'identità deve essere autentico, valido e in corso di validità.

Le attività finanziarie rilevanti comprendono Istituti Finanziari/enti creditizi, imprese di servizi di investimento, imprese di assicurazione, società di intermediazione assicurativa, istituzioni finanziarie e società di servizi amministrativi, organismi di investimento collettivo autorizzati e regolamentati in Canada, negli Stati Uniti, nel SEE o in altre giurisdizioni equivalenti.‍

Identificazione e verifica della documentazione e del processo

Persona fisica/individuo:

A. Modulo di richiesta

B. Verifica del nominativo

C. Identificazione:

1. Nome completo ufficiale;

2. Luogo e data di nascita;

3. Indirizzo di residenza permanente;

4. Numero identificativo di identità, ove disponibile; e

5. Nazionalità;

6. Professione.

D. Verifica:

1. Prova di identità che includa un'immagine fotografica della persona. Una prova di identità accettabile può consistere in uno dei seguenti documenti: un passaporto valido e non scaduto, un documento di identità con fotografia nazionale o altrimenti rilasciato da un'autorità governativa

2. Prova di indirizzo (l'una o l'altra), che consista in uno dei seguenti documenti:

i. un estratto conto o una lettera di referenze rilasciata da un ente creditizio riconosciuto, non anteriore a 3 mesi;

ii. una recente bolletta di utenza non anteriore a 3 mesi. Le bollette di utenza riguardano servizi forniti in relazione all'immobile di residenza ed escludono le bollette di telefonia mobile;

iii. corrispondenza proveniente da un'autorità, un dipartimento o un'agenzia governativa centrale o locale, non anteriore a 3 mesi;

iv. qualsiasi prova di identità (come sopra indicato) che riporti una chiara indicazione dell'indirizzo di residenza (non scaduta);

v. un certificato ufficiale di buona condotta non anteriore a 3 mesi; oppure

vi. qualsiasi altro documento rilasciato da un'autorità governativa contenente l'indirizzo dichiarato, non anteriore a 3 mesi;

N.B.: il Cliente può fornire una bolletta di utenza, un estratto conto di un Istituto Finanziario o qualsiasi altro documento ricevuto per via elettronica o scaricato elettronicamente, purché sia in grado di dimostrare che il documento è stato ricevuto per via elettronica. Ad esempio, l'URL è solitamente visualizzato in fondo alla pagina nel caso di bollette o estratti conto di Istituti Finanziari scaricati. I codici QR e i codici a barre, ove disponibili, devono essere utilizzati per verificare la bolletta.

Possono essere utilizzati altri documenti qualora siano elencati nell'Allegato 5 della Guidance del FINTRAC sui metodi per verificare l'identità di una persona fisica e confermare l'esistenza di una società o di un'entità diversa da una società.

Società private/pubbliche o società di persone:

A. Modulo di richiesta (ove applicabile)

B. Verifica dei nominativi di tutte le denominazioni societarie e/o commerciali; delle persone indicate nell'organigramma societario, degli amministratori, degli agenti, dei rappresentanti legali e giudiziali e dei titolari effettivi ultimi

C. Identificazione

1. Denominazione ufficiale completa della persona giuridica;

2. Numero di registrazione; e

3. Data di costituzione o di registrazione; e

4. Sede legale o sede principale di attività.

D. Verifica

1. Copia conforme certificata del certificato di costituzione;

2. Copia autenticata conforme dell'atto costitutivo e dello statuto o del contratto di società di persone;

3. Visura societaria che confermi che la Società non è sciolta, cancellata, liquidata o cessata. Qualora ciò non sia possibile, devono essere ottenuti il certificate of good standing e il certificate of incumbency;

4. Identificazione degli amministratori: nome e cognome completi, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza, numero del documento d'identità/passaporto, nazionalità;

5. Prova di identità e prova di indirizzo (v. sopra) delle persone investite della rappresentanza legale e giudiziale;

6. Prova di identità e prova di indirizzo (v. sopra) dei procuratori e copia autenticata conforme della delibera del consiglio di amministrazione o dei soci;

7. Prova di identità e prova di indirizzo (v. sopra) dei titolari effettivi finali che detengono il 25% o più;

8. Organigramma societario che illustri l'assetto proprietario. Le informazioni contenute nell'organigramma devono essere verificate tramite fonti indipendenti attendibili o registri delle imprese, oppure mediante conferme scritte fornite da avvocati, commercialisti o notai stabiliti in giurisdizioni equivalenti;

9. Descrizione della natura dell'attività e dell'origine del patrimonio (andamento economico-finanziario);

10. Ultimo bilancio certificato (non più vecchio di 2 anni e qualora la società sia tenuta a sottoporsi a revisione contabile). In caso di bilanci certificati più vecchi di 2 anni è richiesta la prova dell'origine dei fondi. I bilanci certificati più vecchi di 3 anni non sono accettabili;

11. Libro dei soci.

NB. Nei casi in cui il Cliente fornisca una bolletta di utenza, un estratto conto di un Istituto Finanziario o qualsiasi altro documento ricevuto o acquisito con mezzi elettronici (quali M&A, elenco dei soci, ecc.). La versione scaricata o elettronica di tale documento sarà considerata equivalente a un documento originale, purché la Società ottenga la prova che il documento è stato ricevuto o acquisito elettronicamente dal richiedente il rapporto d'affari presso il fornitore di servizi o l'emittente del documento. Qualora i documenti siano ottenuti con mezzi elettronici dal funzionario della società, i relativi documenti devono essere conservati e deve essere inclusa una nota del funzionario che indichi la data e la fonte da cui tale documentazione è stata acquisita. Referenza rilasciata dall'Istituto Finanziario dell'associazione o della fondazione. L'Istituto Finanziario deve essere situato in una giurisdizione equivalente;

La Società può inoltre valutare una visita presso la sede del Cliente, fisica o digitale. Tale visita dovrebbe fornire una percezione diretta dell'attività del Cliente.
Referenza rilasciata da un Istituto Finanziario situato in una giurisdizione equivalente; oppure
Prova dell'origine dei fondi e/o del patrimonio. In quest'ultimo caso il Cliente può fornire una dichiarazione patrimoniale confermata dal proprio avvocato in Canada.
Bilanci certificati (non più vecchi di 2 anni e qualora la società sia tenuta a sottoporsi a revisione contabile) oppure estratti conto autenticati dell'Istituto Finanziario relativi a un periodo di 3-6 mesi.

Allegato 1 – Settori vietati

La Società non intrattiene rapporti d'affari con soggetti giuridici coinvolti nelle seguenti attività:

Istituti Finanziari di comodo e società di comodo, nonché altri soggetti che prestano servizi a Istituti Finanziari di comodo e società di comodo

Istituti finanziari o altri soggetti giuridici:

‍privi di presenza fisica in qualsiasi paese/giurisdizione
privi di collegamento con un'attività economica reale
privi di un indirizzo aziendale effettivo
società registrata in una giurisdizione priva di obblighi di rendicontazione

Società che emettono azioni al portatore

N/a

Servizi di raccolta di contanti

N/a

Servizi di recupero crediti

N/a

Servizi investigativi

N/a

Servizi Forex e/o di investimento privi di licenza

‍Servizi di investimento e servizi accessori di investimento, qualora il prestatore di servizi non sia debitamente autorizzato in Canada o in un altro paese in cui i requisiti normativi in materia di antiriciclaggio e di finanziamento del terrorismo siano equivalenti alla legislazione canadese;
servizi di intermediazione nel cambio di valuta estera privi di licenza (quali dealer forex, opzioni binarie).

Gioco d'azzardo privo di licenza e lotterie non regolamentate

‍Servizi di puntata‍
‍Pronostici sportivi o determinazione delle quote;‍
‍Slot machine online;‍
‍Giochi online;‍
‍Fantasy league con premi in denaro;‍
‍Giochi di carte online;‍
‍Casinò;

Armi da fuoco

Settori di attività che prendono parte, a qualsiasi titolo, alla produzione o alla vendita di armi da fuoco, delle loro componenti, di esplosivi, polvere da sparo o munizioni.

Intrattenimento per adulti e articoli connessi

Pornografia e qualsiasi altro mezzo di comunicazione che offra servizi a sfondo sessuale quali prostituzione, chat o webcam per adulti, escort e articoli connessi.

Sostanze legali e illegali (compresa la marijuana a uso medico) e articoli connessi

Dispensari di marijuana, steroidi e altre sostanze medicinali (compresi i relativi articoli) che la società individua come vietati.

Cyberlocker, IPTV

Fornitori di servizi anonimi di archiviazione di file, siti di download, siti di streaming di canali TV via IP.

Marketing multilivello

‍Schemi piramidali - ad es. lo schema Ponzi. Uno schema piramidale è una truffa d'investimento illegale basata su un'impostazione gerarchica di network marketing.‍
‍Network marketing. Il network marketing è un modello di business che si basa sulle vendite da persona a persona effettuate da rappresentanti indipendenti, spesso operanti da casa. Un'attività di network marketing può richiedere la creazione di una rete di partner commerciali o venditori che contribuiscano alla generazione di contatti e alla chiusura delle vendite.‍
‍Programmi di referral marketing.

Servizi di banco dei pegni

N/a

Servizi senza valore aggiunto

Rivendita di servizi priva di alcun beneficio aggiuntivo, quali offerte governative o siti ingannevoli o predatori nei confronti dei Clienti.

Concessionarie di auto usate

Vendita di veicoli di seconda mano.

Aste non regolamentate

N/a

Distribuzione di prodotti del tabacco e alcolici

N/a

Allegato 2 – Giurisdizioni vietate

Abcasia

Afghanistan

Albania

Samoa Americane

Bahamas

Barbados

Bielorussia

Botswana

Cambogia

Repubblica Centrafricana

Crimea

Repubblica Democratica del Congo

Cuba

Repubblica Nazionale di Donetsk (DNR)

Etiopia

Ghana

Haiti

Iran

Giamaica

Kashmir

Libano

Libia

Repubblica Nazionale di Luhansk (LNR)

Mauritius

Mali

Mongolia

Myanmar

Nagorno Karabakh

Nicaragua

Corea del Nord (Repubblica Popolare Democratica di Corea)

Nigeria

Pakistan

Panama

Palestina

Porto Rico

Russia

Samoa

Senegal

Somalia

Ossezia del Sud

Sud Sudan

Siria

Trinidad e Tobago

Ucraina Crimea e Sebastopoli (Crimea)

Uganda

Vanuatu

Yemen

Zimbabwe

Allegato 3 – Reati a carico delle MSB in caso di violazione della normativa ML/TF

La normativa in materia di ML/TF istituisce una serie di reati connessi al riciclaggio di denaro.

In quanto società che presta servizi di trasferimento di denaro, sia la società stessa sia i nostri dipendenti devono essere a conoscenza di tali reati, poiché essi possono comportare pesanti sanzioni per il MLRO, l'alta direzione e/o il dipendente.

L'inosservanza delle Parti 1 e 1.1 del Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act può comportare sanzioni penali o amministrative. Le sanzioni penali e le sanzioni amministrative pecuniarie (AMPs) non possono essere irrogate in relazione alle medesime fattispecie di inosservanza.

Allegato 4 – Ulteriori informazioni utili (link)

I seguenti siti web contengono i dettagli delle diverse questioni trattate nel presente documento:

Normativa

FINTRAC https://www.fintrac-canafe.gc.ca/intro-eng che contiene informazioni dettagliate sulla normativa antiriciclaggio

Royal Canadian Mounted Police https://www.rcmp-grc.gc.ca/en/economic-financial-crime WOLFSBERGGROUP PRINCIPLES https://www.wolfsberg-principles.com/wolfsberg-group-standards

Circuiti internazionali di carte di pagamento:

MasterCard -http://www.mastercard.com/

Strumenti di screening e monitoraggio

Elenco dei ricercati Interpol https://www.interpol.int/en/How-we-work/Notices/View-Red-Notices

Consolidated Canadian Autonomous Sanctions List https://www.international.gc.ca/world-monde/international_relations-relations_internationales/sanctions/consolidated- consolide.aspx?lang=eng

Office of Foreign Assets Control (OFAC) www.treasury.gov/ofac

Misure restrittive (sanzioni) dell'UE https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and-finance/international-relations/restrictive-measures-sanctions_en